Essentiële Tips voor (startende) ZZP'ers: Dit moet u weten

ZZP’ers maken een steeds groter deel uit van de Nederlandse economie: in de periode tussen 2007 en 2017 groeide het aantal eenpersoons bedrijven namelijk met 83%. Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor het werken als zelfstandige zonder personeel: de instapdrempel is zeer laag en men kan het werk uitvoeren waar en wanneer men dat wilt. Het zelfstandig ondernemerschap wordt steeds populairder en mede door nieuwe technologische ontwikkelingen is het makkelijker dan ooit om te beginnen.

Vind hier je nieuwe accountant

Als u zelf zelfstandig ondernemer bent of graag zelfstandig zou willen worden, dan kunt u vragen hebben als:

• Hoe vind ik klanten?
• Hoe formuleer ik bedrijfsideeën?
• Hoe bouw ik mijn merk op?
• Hoe zit het met financiën, boekhouding en belastingen?

In deze korte gids zullen wij antwoorden geven op al deze vragen.

Deel 1: Wat is “ZZP’en”?

Een ZZP’er is een individu dat werkzaamheden verricht voor eigen rekening of risico in een eigen onderneming; of als DGA (directeur-grootaandeelhouder); of als overige zelfstandige, én iemand die geen personeel in dienst heeft. Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek biedt ongeveer 75% van de ZZP’ers in Nederland diensten aan, terwijl 25% producten verkoopt. In Nederland zijn de vaakst voorkomende vormen van ZZP-ondernemingen organisatieadviesbureaus, financiële holdings, algemene bouwbedrijven en webwinkels.

Naast een inschrijving bij de Kamer van Koophandel zijn er geen verdere vereisten om een ZZP’er te worden en de titel is niet beschermd. Wel moet u als zelfstandig ondernemer ruime kennis of ervaring hebben van het vakgebied waarin u wilt beginnen, om te verzekeren dat uw onderneming een succes wordt. Ook ondernemersgeest, durf, en doorzettingsvermogen zijn karaktereigenschappen die positief zijn als u ZZP’er wilt worden.

Aan het zelfstandig ondernemerschap zitten een aantal voordelen en nadelen verbonden:

Deel 2: Hoe vind ik klanten?

Wat voor soort ZZP’er u ook bent, er is een factor die constant blijft: de nood aan klanten. Dit is centraal in het ondernemerschap, aangezien er een goede cashflow moet zijn in de onderneming om van uw ZZP-werkzaamheden te kunnen leven. Een goede manier om potentiële klanten over te halen om voor u te kiezen is voorbeelden geven van eerder behaalde resultaten en tevreden klanten.

Andere ideeën zijn:

1. Gebruik uw netwerk

Vaak wordt deze optie over het hoofd gezien, terwijl uw netwerk één van de beste bronnen is voor het verwerven van nieuwe klanten. Zodra u namelijk de eerste klanten uit uw netwerk heeft geholpen, kunnen zij met mond-tot-mondreclame gratis veel marketing voor u doen. Daarnaast is ook in verschillende studies bewezen dat mond-tot-mondreclame de beste manier is om aan nieuwe klanten te komen.

Ook al heeft niemand in uw netwerk meteen uw hulp nodig, u zit nu wel in hun gedachten mochten ze u nodig hebben of iemand kennen die uw hulp kan gebruiken.

2. Zoek projecten op marktplaatsen voor ZZP’ers

Er zijn verschillende Nederlandse websites die dienen als ontmoetingsplaats voor ZZP’ers en potentiële klanten. Deze variëren van een breed scala aan opdrachten tot zeer specifieke niches. De kosten voor deze websites zijn over het algemeen vrij laag, dus er zit weinig risico verbonden aan het aanmelden voor deze platformen.

Het is zeer bevorderlijk als u pagina’s gebruikt die passen binnen uw niche. Zo dient Ageras als ontmoetingsplaats voor boekhouders of accountants en potentiële klanten. Onze partners hebben al veel succes gehad via ons platform.

Deel 3: Branding voor ZZP’ers

Een belangrijk onderdeel voor het verwerven van klanten is uw merk. Als u een sterke merknaam opbouwt, dan kunt u klanten overtuigen u in te schakelen voor de werkzaamheden zonder daar veel energie in te steken. Branding betreft dus hoe u uzelf en uw kennis en ervaring presenteert. Er zijn drie manieren waarop u uw naamsbekendheid kunt verbeteren en uw branding kunt optimaliseren.

1. Portfolio en CV

Als u werkt als ZZP’er in de creatieve sector, dan kan een (online) portfolio voordelig voor u uitpakken. Vooral ZZP’ers met een ander beroep kunnen een CV opstellen om te verwijzen naar hun eerdere prestaties.

Een portfolio of CV bevat meestal:

• Relevante kwalificaties;
• Beoordelingen van eerdere klanten;
• Lijst met eerder uitgevoerde opdrachten;
• Lijst met eerdere prominente klanten.

2. Website

Een website kan een nuttige locatie zijn om te verwijzen naar werk uit het verleden en kan dienen om uw dienstverlening te promoten, nieuwe klanten te werven of om uw geloofwaardigheid te vergroten door diverse artikelen te publiceren.

Een website bevat meestal:

• Een beschrijving van wat u kunt aanbieden;
• Wat u onderscheidt van uw concurrentie;
• CV en/of portfolio;
• Lijst met prominente klanten;
• Beoordelingen van klanten;
• Prijsinformatie of de mogelijkheid om een offerte aan te vragen;
• Contactgegevens;
• Een blog met nieuwsberichten en informatieve artikels (optioneel).

3. Sociale media

Een andere manier om uw naamsbekendheid te verhogen is door aanwezig te zijn op verschillende sociale media. Zo kunt u via verschillende platformen in contact komen met potentiële klanten. Typische sociale mediaplatformen die u hiervoor kunt gebruiken zijn:

• Facebook: gebruik Facebook om originele content te delen. Ook kunt u deelnemen in discussies in groepen waar potentiële klanten lid van zijn. Het voordeel van Facebook is ook dat het een laagdrempelig platform is voor potentiële klanten om u te benaderen.
• LinkedIn: hét netwerk waar professionals met elkaar in contact komen. Niet alleen wordt het platform steeds populairder, het is ook zeer geschikt voor het werven van potentiële klanten. Ook hier kunt u lid worden van groepen en deelnemen aan discussies. Daarnaast kunt u ook direct contact opnemen met potentiële klanten, als een soort digitale “cold call”.
• Instagram: Als u een ZZP’er bent in de creatieve sector, dan kan Instagram een goede plek zijn om uw netwerk onder de aandacht te brengen van een breed scala van mensen. Zo kunt u als fotograaf uw foto’s delen en als illustrator uw werk.

Branding is een breed gebied en er zijn vele manieren om naamsbekendheid te vergroten en de daaraan verbonden associaties te verbeteren. Het verbeteren van uw merk kan er ook voor zorgen dat klanten bereid zijn hogere prijzen voor uw diensten of producten te betalen.

Deel 4: Ondernemingsplan en prijsbepaling van diensten of producten

Het bepalen van de prijs van uw diensten of producten is zeer belangrijk. Zo moeten de prijzen hoog genoeg zijn om de kosten te dekken en winst te maken, maar niet te hoog dat ze alle potentiële klanten afschrikken. Het is belangrijk om rekening te houden met de markt waarop u werkt: als de prijzen daar rond een bepaald punt liggen, dan moet u daar niet ver beneden of ver boven gaan zitten met uw eigen prijs. Als uw prijs bijv. veel lager is, dan kan dit voor potentiële klanten een indicatie zijn van lagere kwaliteit.

Veel ZZP’ers werken op basis van een uurtarief of handhaven een vaste prijs voor een opdracht. Ook werken sommige ZZP’ers op commissiebasis. Dit is afhankelijk van de markt, de voorkeur van de ZZP’er en natuurlijk ook van de klant.

Bij het bepalen van uw prijstarieven, ongeacht welk prijsmodel u gebruikt, is het verstandig om de vaste en variabele kosten mee te rekenen. Vaste kosten zijn bijv. kosten die niet direct gerelateerd zijn aan de opdracht, maar wel betaald moeten worden. Denk hierbij aan het huren van het bedrijfspand of de telefoonrekening. Variabele kosten omvatten alle kosten die direct gerelateerd zijn aan het uitvoeren van een specifieke opdracht, zoals bouwmaterialen of benzine. Daarnaast kunt u ook rekening houden met uw administratieve kosten, zoals de communicatie vooraf, het opmaken van de offertes, etc.

Wij raden altijd aan om een boekhouder of accountant in te schakelen om te kijken naar de financiële situatie en wat het beste prijsmodel is voor u als ZZP’er.

Vind hier je nieuwe accountant

Deel 5: BTW, omzetbelasting en financiële administratie voor ZZP’ers

Zodra u uw eerste klanten hebt binnengehaald, is het tijd om te gaan nadenken over de boekhouding en de belasting.

Als startende ondernemer heeft u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en heeft u een rechtsvorm gekozen voor uw activiteiten. Hoogstwaarschijnlijk zal dit een eenmanszaak zijn geweest, maar u kunt als zelfstandig ondernemer ook vanuit een bv werken. Afhankelijk van de rechtsvorm die u heeft gekozen, heeft u ook andere belastingverplichtingen.

Onafhankelijk van de gekozen rechtsvorm, moet u een financiële administratie bijhouden. Deze moet aan een aantal regels voldoen. U kunt ervoor kiezen om de administratie zelf bij te houden of deze (deels) uit te besteden. Denk er wel goed over na of u hier tijd genoeg voor hebt en of u hier ook genoeg kennis van heeft. U wilt geen fouten maken in de administratie die u later duur komen te staan. Als u uw administratie uitbesteedt, zorg er dan wel voor dat u altijd op de hoogte blijft van uw financiële situatie. Het blijft namelijk uw verantwoordelijkheid en u wilt niet voor verrassingen komen te staan. Daarnaast bent u verplicht de basisgegevens voor 7 jaar te bewaren, dus zorg ervoor dat u zelf een kopie heeft van de gehele administratie.

Welke rechtsvorm u ook heeft, u komt sowieso in contact met de Belastingdienst. U bent als ZZP’er, net als elke andere Nederlander, verplicht om belasting te betalen. Zo moet u inkomstenbelasting betalen en heft u voor de Belastingdienst de btw. Voor de inkomstenbelasting moet u eenmaal per jaar de aangifte doen en kunt u als ondernemer gebruik maken van verschillende voordelen. Ook moet u btw-aangifte doen om de geheven belastingen af te staan aan de Belastingdienst. Dit wordt dan gecompenseerd met de door u betaalde btw. In het algemeen wordt deze aangifte eenmaal per kwartaal gedaan.

Echter komt u als ZZP'er wel in aanmerking voor zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek is een aftrekpost die ZZP'ers kunnen gebruiken om de belastingen op hun inkomsten te verlagen. De hoogte van de aftrek is afhankelijk van het bedrag dat je hebt verdiend als ZZP'er in het afgelopen jaar.

Als ZZP’er met een eenmanszaak bent u niet verplicht om de jaarcijfers op te stellen. Heeft u een bv, dan is dit wel verplicht en dan moet u tevens vennootschapsbelasting betalen.

Wij raden u altijd aan om voor de belastingaangiftes een expert in te schakelen, zodat u zoveel mogelijk gebruik kunt maken van de mogelijke voordelen. En u weet wat ze zeggen: een goede boekhouder verdient zichzelf dubbel en dwars terug

Vind hier je nieuwe accountant

De sleutel tot een succesvolle onderneming, of het nou gaat over een ZZP’er of een miljoenenbedrijf, is een goede financiële situatie. Zorg ervoor dat u uw zaakjes goed op orde heeft en weet wat er gebeurt in uw onderneming. Het is raadzaam om een budget op te stellen en afwijkingen te analyseren. Houd de belangrijkste getallen zoals de omzet, winst en de winstmarge goed in de gaten.

Leestip! Wilt u graag meer te weten komen over de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers? Lees dan ons uitgebreide dossier "Ondernemers en de inkomstenbelasting".

Deel 6: Facturatie

Nadat u heeft vastgesteld hoe u uw prijzen gaat bepalen en hoe u de administratie gaat bijhouden, is het tijd om de eerste klanten een factuur te sturen. Correcte facturering is essentieel voor uw rol als ondernemer.

Een factuur is, simpel gezegd, een verkoopdocument dat de ZZP’er afgeeft aan de opdrachtgever, om een verkooptransactie tussen de partijen aan te geven.

Een factuur moet sowieso de volgende informatie bevatten:

• Btw-nummer
• Btw-bedrag
• Factuurdatum
• Factuurnummer

U moet al uw facturen opeenvolgend nummeren. Als u niet aan deze verplichting voldoet, kan uw afnemer in de problemen komen met de terugvraag van de btw. Daarnaast bent u verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren - tenzij het onroerend goed betreft, dan is de bewaringstermijn 10 jaar. U mag deze digitaal bewaren, maar dan moet het wel een goede kopie zijn.

Hopelijk hebben wij met dit artikel de meeste van uw vragen kunnen beantwoorden. Mochten er toch nog vraagtekens zijn, dan kunt u gerust een reactie achterlaten. Wij zullen dan ons uiterste best doen om uw vraag te beantwoorden.

Heeft u specifieke vragen over administratie of belastingen? Dan raden wij u aan om een boekhouder of accountant in te schakelen. Bij Ageras kunt u gratis en vrijblijvend 3 offertes ontvangen van specialisten bij u in de buurt, volledig afgestemd op uw wensen. Klik hier om deze meteen aan te vragen.

Deel 7: Omgaan met wanbetalers

Een bekend probleem en ondernemersrisico voor ZZP'ers zijn opdrachtgevers die hun factuur niet betalen. Dit kan leiden tot flinke financiële problemen, zeker als het om grote bedragen gaat. Hoe ga je hier als zzp'er het beste mee om? Hieronder vind je een aantal tips:

1. Zorg voor duidelijke afspraken
   Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over de betalingstermijn en de wijze van betalen. Leg deze afspraken vast in een contract of opdrachtbevestiging. Zo voorkom je onduidelijkheid achteraf.
2. Stuur op tijd herinneringen
   Als de betalingstermijn is verstreken en je nog geen betaling hebt ontvangen, stuur dan op tijd een herinnering. Dit kan telefonisch, per e-mail of per brief. Vaak is het zo dat opdrachtgevers de factuur vergeten zijn of dat er sprake is van een misverstand. Een herinnering kan dit soort problemen snel oplossen.
3. Bel bij geen reactive
   Als je geen reactie krijgt op je herinneringen, bel dan de opdrachtgever op. Het kan zijn dat de factuur ergens is blijven liggen of dat er sprake is van een administratieve fout. Door telefonisch contact op te nemen, kun je snel duidelijkheid krijgen over de status van de betaling.
4. Schakel een incassobureau in
   Als de opdrachtgever nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Dit bureau kan voor jou de betaling alsnog proberen te innen. Houd er wel rekening mee dat hier kosten aan verbonden zijn.
5. Maak gebruik van juridische stappen
   Als ook het incassobureau er niet in slaagt om de betaling te innen, kun je ervoor kiezen om juridische stappen te ondernemen. Dit kan bijvoorbeeld door een deurwaarder in te schakelen of een gerechtelijke procedure te starten. Houd er wel rekening mee dat hier hoge kosten aan verbonden zijn en dat het lang kan duren voordat je je geld terugkrijgt.

Het is altijd verstandig om bij onbetaalde facturen een goede boekhouding bij te houden. Zorg ervoor dat je alle communicatie over de betaling en eventuele kosten goed documenteert. Zo sta je sterker als je uiteindelijk juridische stappen moet ondernemen. Behoudt daarom altijd een buffer en zet geld opzij om dit soort moeilijkheden op te kunnen vangen.

Deel 8: De belangrijkste verzekeringen

Als zzp'er loop je bepaalde risico's die je als werknemer niet hebt. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over de verzekeringen die je als zelfstandige wilt afsluiten. Het kan namelijk gebeuren dat je als zzp'er schade veroorzaakt aan anderen. Denk bijvoorbeeld aan schade aan eigendommen van klanten of letselschade bij een ongeval. Daarom is het belangrijk om als zzp'er een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Met een aansprakelijkheidsverzekering ben je verzekerd tegen de financiële gevolgen van deze schade.

Daarnaast ben je als zzp'er niet automatisch verzekerd tegen arbeidsongeschiktheid. Als je door ziekte of een ongeval niet meer kunt werken, heb je geen recht op een uitkering vanuit de overheid. Het is daarom belangrijk om als zzp'er een arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten. Met deze verzekering ontvang je bij arbeidsongeschiktheid een uitkering waardoor je financiële zekerheid behoudt. Het is verstandig om goed na te denken over de hoogte van de premie en de uitkeringsduur voordat je een arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluit.

Ook is het verstandig om als ZZP'er na te denken over andere verzekeringen, zoals een ziektekostenverzekering en een pensioenverzekering. Deze verzekeringen zijn niet verplicht, maar kunnen wel van groot belang zijn voor je financiële zekerheid op de lange termijn.