Checklist: Afsluiten van het boekjaar

Bij de meeste ondernemers en zzp'ers loopt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar. Dat betekent dat het weer bijna tijd is om de eindbalans op te maken en het afsluiten van het huidige boekjaar. Om u daarbij een handje te helpen, hebben wij een korte checklist gemaakt voor het afsluiten van het boekjaar.

Hoewel u met deze tips een flink eind kunt komen, raden wij toch altijd aan om een expert in te schakelen. Een boekhouder of accountant kan niet alleen wat werk van uw schouders nemen, maar ook een extra garantie bieden dat alles goed gedaan is. Zo kunt u goed van start gaan met het nieuwe boekjaar.

Vind hier uw boekhouder

Leestip!

Wanneer bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? Heeft u recht op de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en/of de investeringsaftrek? Lees er alles over in ons uitgebreide dossier "Ondernemers en de inkomstenbelasting".

Video: https://www.youtube.com/watch?v=nGxiGisezHo

Alle facturen en transacties voor dit boekjaar zijn (correct) ingeboekt

Begin eerst met het controleren of alle verkoopfacturen voor het afgelopen boekjaar zijn verstuurd en of deze ook allemaal zijn ingeboekt. Mocht u de betaling van de verkoopfactuur pas in het volgende boekjaar verwachten, dan moet u deze toch al inboeken. Dit is namelijk de periode waarop de factuur betrekking heeft. Hetzelfde geldt voor inkoopfacturen die u zelf pas verwacht te betalen in het nieuwe boekjaar, deze moeten tevens worden ingeboekt voor het huidige boekjaar.

Controleer daarna of u alle banktransacties heeft verwerkt in uw administratie. Als u uw zakelijke rekening gekoppeld heeft aan een online boekhoudprogramma moet dit in principe al goed zijn. Heeft u dit niet? Dan is het goed om alle transacties nog een keer door te lopen. Vaak zijn banktransacties een groot aantal kleine betalingen en het is dus makkelijk om er een (of meer) te missen.

Maakt u ook gebruik van een kasboek? Dan is het een goed idee om deze goed te controleren. Hierin worden namelijk de meeste fouten gemaakt. Een van de meest duidelijke indicaties dat er iets niet goed is gegaan, is een negatief saldo. Dit is natuurlijk niet mogelijk, aangezien er niets per kas kan worden betaald als er geen contant geld in zit.

Naast het feit dat het sowieso een goed idee is om uw boekhouding goed op orde te brengen, kan het u ook veel geld besparen. Als u zelf uw administratie al netjes geordend heeft, hoeft uw boekhouder of accountant geen kostbare tijd te besteden aan het corrigeren van kleine foutjes. Zo bespaart u dus al snel tientallen euro’s.

Alle afschrijvingen en waardevermindering zijn verwerkt in de boekhouding

Afschrijvingen zijn de geleidelijke waardevermindering van activa gedurende hun levensduur, en het is essentieel om deze correct toe te passen volgens de juiste boekhoudnormen. Dit proces helpt de balans nauwkeurig te reflecteren en zorgt voor realistische boekwaarden van activa. Bovendien moeten eventuele waardeverminderingen van activa, zoals voorraad of vorderingen, worden geïdentificeerd en gecorrigeerd om een realistisch beeld te bieden van de financiële gezondheid van het bedrijf. Adequaat omgaan met afschrijvingen en waardeverminderingen is van vitaal belang om de financiële rapporten van het bedrijf betrouwbaar en conform boekhoudnormen te houden.

Alle werkuren zijn geteld en de jaaropgaven zijn opgesteld

Voor sommige ondernemersaftrekken moet u eerst in aanmerking komen voor de inkomstenbelasting voor ondernemers. Dit is bijv. het geval voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Als u voor de aangifte inkomstenbelasting als ondernemer gezien wilt worden, dan moet u aan een bepaald urencriterium voldoen. In 2023 moet u minimaal 1.225 uur aan uw onderneming hebben besteed om als ondernemer te worden gezien.

Heeft u naast uw onderneming nog een baan in loondienst, dan moet u meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan uw andere beroep om gezien te worden als ondernemer voor de belastingdienst. Het is dus belangrijk om uw uren goed bij te houden.

Heeft u personeel in dienst? Dan bent u als werkgever in principe verplicht om jaaropgaven op te maken voor al uw medewerkers. Deze hebben zij namelijk nodig om hun eigen aangifte voor de inkomstenbelasting te regelen. U moet deze jaaropgaven niet alleen opmaken voor de medewerkers die op 31 december nog bij u in dienst waren, maar ook voor medewerkers die gedurende het boekjaar zijn vertrokken.

Vind hier uw boekhouder

Voor de jaarafsluiting: Fiscale veranderingen controleren

Als ondernemer, met of zonder personeel, is het een goed idee om de belastingregels in te gaten te houden. Zo worden er jaarlijks veranderingen doorgevoerd die invloed kunnen hebben op de belastingen die u als ondernemer betaalt. In 2023 waren er wijzigingen in de inkomstenbelasting voor ondernemers met betrekking tot de bijtelling privégebruik auto en woning, de investeringsaftrek, de ondernemersaftrek, de mkb-winstvrijstelling, oudedagsreserve, extra lijfrentepremieaftrek bij stakende ondernemers en het durfkapitaal.

Wij raden u ook aan om de wetswijzigingen voor 2023 goed in te gaten te houden.

De jaarrekening klaarmaken voor het deponeren

Als u klaar bent met de voorgaande punten voor de jaarafsluiting, dan is het tijd om de jaarrekening op te stellen. Ook is het een goed idee om een begroting op te stellen voor het aankomende boekjaar, zodat u weet wat voor financiële situatie er u te wachten staat.

De jaarrekening moet bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar. Wel kan er uitstel worden aangevraagd. Voor een bv kan dit oplopen tot een periode van 12 maanden.

Heeft u een eenmanszaak? Dan bent u niet verplicht om een jaarrekening te deponeren. Ook dochterbedrijven, pensioen- en stamrecht bv’s hoeven geen jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel als deze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Toch is het handig om een jaarrekening op te stellen, zodat u een goed overzicht heeft van wat er het aan het einde van het jaar in uw bedrijf is gebeurd op financieel gebied. Daarnaast kan een jaarrekening handig zijn als u bijv. een hypotheek wilt aanvragen.

De laatste btw-aangifte voltooien en vervolgens het boekjaar afsluiten

Hoewel u natuurlijk druk bezig bent met het afsluiten van het boekjaar, moet u ook de btw-aangifte over het laatste kwartaal of de de laatste maand van het jaar niet vergeten. De uiterste ontvangstdatum van de aangifte en de betaling is is 31 januari in het nieuwe jaar. Doet u de btw-aangifte per jaar? Dan heeft u nog tot 31 maart de tijd om de aangifte te voltooien.

Een boekjaar afsluiten is een complex proces dat nauwkeurigheid en precisie vereist. Het kan ook raadzaam zijn om de hulp in te roepen van een professionele boekhouder of accountant om ervoor te zorgen dat alle stappen correct worden uitgevoerd en dat uw financiële gegevens accuraat zijn. Ageras is gespecialiseerd in het matchen van bedrijven met boekhouders en accountants. Vul het contactformulier in en u ontvangt 3 gratis offertes van boekhouders of accountants.

Succes met de afsluiting van het boekjaar en wij wensen u een gelukkig nieuw boekjaar!