Wat moet ik doen bij het aannemen van mijn eerste personeelslid? [Stappenplan]

Het gaat goed met je bedrijf en je besluit om personeel in dienst te nemen. Hier komt best wat bij kijken: van wet- en regelgeving en belastingen tot administratieve bijkomstigheden. Wij hebben een 4-stappenplan opgesteld met alles waar je aan moet denken als je personeel in dienst wilt nemen.

Vind hier je boekhouder

1. Kies de juiste persoon om aan te nemen

Eén van de belangrijkste stappen in het aannemen van een personeelslid is het vinden van de juiste kandidaat. Het is een goed idee om na te denken wat voor competenties je goed kunt gebruiken. Kies voor een personeelslid dat je vaardigheden complementeert en waar je goed mee door één deur kan. Zeker als je nog maar een enkel personeelslid in dienst heeft is het belangrijk dat er een goede (werk)relatie ontstaat. De makkelijkste manier om de juiste kandidaat te vinden is door een duidelijke vacature op te stellen (al dan niet door een professioneel wervingsbureau). Hierbij kun je denken aan:

• De functienaam;
• De werkzaamheden;
• De werkomgeving;
• De vorm van het dienstverband;
• De arbeidsvoorwaarden;
• Vereiste opleiding of ervaring van de kandidaat;
• Persoonlijke eigenschappen.

Als je de juiste persoon voor de functie heeft gevonden, is het misschien een goed idee om deze kandidaat te screenen. Zeker als de functie integriteitsgevoelig is. Het maakt hierbij niet uit of je iemand full-time of part-time aanneemt, of het een uitzendkracht of een stagiaire is. Deze screening kun je zelf doen via social media en een snelle Google-speurtocht, of je kunt het uitbesteden aan een particulier onderzoeksbureau. Het is echter niet toegestaan om gegevens op te vragen die niet van toepassing zijn op het uitvoeren van de functie; zo mag je dus niet op zoek gaan naar de gezondheidsgegevens van de kandidaat. je kunt er ook voor kiezen om een zwarte lijst te raadplegen of een verklaring omtrent het gedrag (VOG) op te vragen.

2. Sluit de arbeidsovereenkomst af

Nadat je zeker weet dat de kandidaat de juiste is, begint het proces van de indiensttreding. De eerste stap hierbij is het controleren van de identiteit van je nieuwe arbeidskracht. Dit moet je doen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs - geen rijbewijzen dus! Je bent verplicht om een kopie te bewaren van de identiteitsbewijzen van al je medewerkers in je administratie.

Nu kun je de arbeidsovereenkomst afsluiten. Dit is een overeenkomst tussen jou als werkgever en je nieuwe werknemer. Je kunt kiezen om een arbeidscontract af te sluiten voor bepaalde tijd (een tijdelijk contract) of onbepaalde tijd (een vast contract). Let hierbij wel op als je ervoor kiest om met tijdelijke contracten te werken die elkaar direct of binnen 6 maanden opvolgen. In dat geval ontstaat namelijk na een periode van 2 jaar of bij het 4e contract een vast dienstverband.

In principe mag een arbeidsovereenkomst ook mondeling afgesloten worden, maar het is natuurlijk altijd beter om dit schriftelijk te doen. Zo heb je de afspraken duidelijk op papier. Je moet de volgende gegevens opnemen in een arbeidscontract:

• Naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
• De plaats(en) van arbeid;
• De functie of de aard van het werk;
• De datum van indiensttreding;
• De looptijd van het contract (bij tijdelijke contracten);
• De hoogte van het salaris (minstens het minimumloon!) en de uitbetalingstermijnen;
• De opzegtermijn;
• De uren die per dag of per week gewerkt worden;
• Welke CAO van toepassing is (als er één van toepassing is);
• (Eventueel) lengte van de proeftijd;
• (Eventueel) (aanvullend) pensioen;
• (Eventueel) concurrentie- of relatiebeding (om je bedrijf te beschermen als de medewerker weggaat).

Misschien denk je nu dat de enige kosten die je kwijt gaat zijn aan het nieuwe personeelslid het maandelijkse brutoloon gaat zijn. Dit is echter niet het geval. Je moet ervan uitgaan dat de kosten ongeveer 30% hoger liggen dan het brutoloon dat je aan de werknemer gaat betalen. Houd hier dus rekening mee als je erover nadenkt om personeel in dienst te nemen. Hoe het komt dat de kosten ongeveer 30% hoger liggen? Je moet ook een deel van de verzekeringen betalen. Ook het pensioen, vakantiegeld, en de dertiende maand zijn hier van toepassing. Over al deze dingen worden loonbelasting en premies geheven en die moet je als werknemer afdragen.

3. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst

De eerste keer dat je een personeelslid in dienst neemt, moet jij je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Normaliter vult je dit formulier in, maar als je werkgever wordt van meewerkende kinderen, van personeel aan huis, of van artiesten of beroepssporters moet je de desbetreffende formulieren invullen. Deze kun je vinden op de website van de Belastingdienst.

Het formulier dat je moet invullen heeft betrekking tot de loonheffingen. Deze loonheffingen bestaan uit:

• Loonbelasting;
• Premie volksverzekeringen;
• Premies werknemersverzekeringen;
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Na de aangemeld als werkgever, ontvangt je een loonheffingennummer en de benodigde formulieren. Het loonheffingennummer gebruik je als je de aangifte van de loonheffingen doet of contact moet opnemen met de Belastingdienst.

Als het eerste personeelslid in dienst treedt, moet je een loonadministratie aanleggen. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Wij raden je aan om de salarisadministratie uit te besteden, gezien deze gebonden is aan een breed scala van wetten en regels.

Hulp nodig bij je salarisadministratie?

4. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

Natuurlijk wil je het nieuwe personeelslid tevreden houden. Het verzorgen van een gezonde en veilige arbeidsplek is hiervoor essentieel (en verplicht!). Hierbij moet je denken aan de werkplek en de apparatuur, de lichamelijke en psychische belasting, en stoffen, straling, en besmetting. Je bent verplicht om aan al je medewerkers goede arbeidsomstandigheden te bieden. Ongeacht of deze medewerkers bijv. een vast of tijdelijk contract hebben. Ook medewerkers uit het buitenland moeten in goede arbeidsomstandigheden werken.

Je bent verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren. Deze RI&E brengt de arbeidsrisico’s in kaart en geeft ook informatie over welke bijbehorende maatregelen je moet nemen. Je kunt ervoor kiezen om dit uit te besteden, maar je kunt ook door bijv. de zelfinspectie van de Arbo bekijken of je alles in kaart hebt gebracht.

Werkt je nieuwe medewerker voornamelijk thuis of op een flexwerkplek? Dan bent je niet volledig verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Wel moet je de personeelsleden ondersteuning, informatie, en voorlichting bieden. Zo kunnen zij er zelf voor zorgen dat ze in goede arbeidsomstandigheden werken.

Hoe zit het met buitenlands personeel?

Het kan zo zijn dat de medewerker die je in dienst wilt nemen uit het buitenland komt. Deze mag je dan niet zomaar in Nederland aan het werk zetten. Je bent verplicht om eerst in Nederland, de EER en Zwitserland te werven. Kun je daar geen geschikte medewerker vinden? Dan mag je pas personeel werven in andere landen. Let wel op, als je buitenlandse werknemer een risicovolle functie heeft, dan moet deze de Nederlandse taal voldoende beheersen om het werk veilig uit te kunnen voeren.

Heb je de perfecte kandidaat in het buitenland gevonden? Dan moet je voor dit nieuwe personeelslid een vergunning aanvragen. Als het contract korter is dan 3 maanden, dan moet je meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen. Voor deze werknemers bent je ook verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Wat als geschikt gezien wordt, is afhankelijk van de gemeente. Als je iemand voor 3 maanden of langer aanneemt, moet je meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aanvragen.