Wat moet ik doen bij het aannemen van mijn eerste personeelslid? [Stappenplan]

Het gaat goed met uw bedrijf en u besluit om personeel in dienst te nemen. Hier komt best wat bij kijken: van wet- en regelgeving en belastingen tot administratieve bijkomstigheden. Wij hebben een 4-stappenplan opgesteld met alles waar u aan moet denken als u personeel in dienst wilt nemen.

Vind hier uw boekhouder

1. Kies de juiste persoon om aan te nemen

Eén van de belangrijkste stappen in het aannemen van een personeelslid is het vinden van de juiste kandidaat. Het is een goed idee om na te denken wat voor competenties u goed kunt gebruiken. Kies voor een personeelslid dat uw vaardigheden complementeert en waar u goed mee door één deur kan. Zeker als u nog maar een enkel personeelslid in dienst heeft is het belangrijk dat er een goede (werk)relatie ontstaat. De makkelijkste manier om de juiste kandidaat te vinden is door een duidelijke vacature op te stellen (al dan niet door een professioneel wervingsbureau). Hierbij kunt u denken aan:

  • De functienaam;
  • De werkzaamheden;
  • De werkomgeving;
  • De vorm van het dienstverband;
  • De arbeidsvoorwaarden;
  • Vereiste opleiding of ervaring van de kandidaat;
  • Persoonlijke eigenschappen.

Als u de juiste persoon voor de functie heeft gevonden, is het misschien een goed idee om deze kandidaat te screenen. Zeker als de functie integriteitsgevoelig is. Het maakt hierbij niet uit of u iemand full-time of part-time aanneemt, of het een uitzendkracht of een stagiaire is. Deze screening kunt u zelf doen via social media en een snelle Google-speurtocht, of u kunt het uitbesteden aan een particulier onderzoeksbureau. Het is echter niet toegestaan om gegevens op te vragen die niet van toepassing zijn op het uitvoeren van de functie; zo mag u dus niet op zoek gaan naar de gezondheidsgegevens van de kandidaat. U kunt er ook voor kiezen om een zwarte lijst te raadplegen of een verklaring omtrent het gedrag (VOG) op te vragen.

2. Sluit de arbeidsovereenkomst af

Nadat u zeker weet dat de kandidaat de juiste is, begint het proces van de indiensttreding. De eerste stap hierbij is het controleren van de identiteit van uw nieuwe arbeidskracht. Dit moet u doen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs - geen rijbewijzen dus! U bent verplicht om een kopie te bewaren van de identiteitsbewijzen van al uw medewerkers in uw administratie.

Nu kunt u de arbeidsovereenkomst afsluiten. Dit is een overeenkomst tussen u als werkgever en uw nieuwe werknemer. U kunt kiezen om een arbeidscontract af te sluiten voor bepaalde tijd (een tijdelijk contract) of onbepaalde tijd (een vast contract). Let hierbij wel op als u ervoor kiest om met tijdelijke contracten te werken die elkaar direct of binnen 6 maanden opvolgen. In dat geval ontstaat namelijk na een periode van 2 jaar of bij het 4e contract een vast dienstverband.

In principe mag een arbeidsovereenkomst ook mondeling afgesloten worden, maar het is natuurlijk altijd beter om dit schriftelijk te doen. Zo heeft u de afspraken duidelijk op papier. U moet de volgende gegevens opnemen in een arbeidscontract:

  • Naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
  • De plaats(en) van arbeid;
  • De functie of de aard van het werk;
  • De datum van indiensttreding;
  • De looptijd van het contract (bij tijdelijke contracten);
  • De hoogte van het salaris (minstens het minimumloon!) en de uitbetalingstermijnen;
  • De opzegtermijn;
  • De uren die per dag of per week gewerkt worden;
  • Welke CAO van toepassing is (als er één van toepassing is);
  • (Eventueel) lengte van de proeftijd;
  • (Eventueel) (aanvullend) pensioen;
  • (Eventueel) concurrentie- of relatiebeding (om uw bedrijf te beschermen als de medewerker weggaat).

Misschien denkt u nu dat de enige kosten die u kwijt gaat zijn aan uw nieuwe personeelslid het maandelijkse brutoloon gaat zijn. Dit is echter niet het geval. U moet ervan uitgaan dat de kosten ongeveer 30% hoger liggen dan het brutoloon dat u aan uw werknemer gaat betalen. Houd hier dus rekening mee als u erover nadenkt om personeel in dienst te nemen. Hoe het komt dat de kosten ongeveer 30% hoger liggen? U moet ook een deel van de verzekeringen betalen. Ook het pensioen, vakantiegeld, en de dertiende maand zijn hier van toepassing. Over al deze dingen worden loonbelasting en premies geheven en die moet u als werknemer afdragen.

Handdruk

3. Meld u aan als werkgever bij de Belastingdienst

De eerste keer dat u een personeelslid in dienst neemt, moet u zich aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Normaliter vult u dit formulier in, maar als u werkgever wordt van meewerkende kinderen, van personeel aan huis, of van artiesten of beroepssporters moet u de desbetreffende formulieren invullen. Deze kunt u vinden op de website van de Belastingdienst.

Het formulier dat u moet invullen heeft betrekking tot de loonheffingen. Deze loonheffingen bestaan uit:

  • Loonbelasting;
  • Premie volksverzekeringen;
  • Premies werknemersverzekeringen;
  • Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Nadat u zich heeft aangemeld als werkgever, ontvangt u een loonheffingennummer en de benodigde formulieren. Het loonheffingennummer gebruikt u als u de aangifte van de loonheffingen doet of contact moet opnemen met de Belastingdienst.

Nu u uw eerste personeelslid in dienst heeft genomen, moet u een loonadministratie aanleggen. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Wij raden u aan om de salarisadministratie uit te besteden, gezien deze gebonden is aan een breed scala van wetten en regels.

Hulp nodig bij de salarisadministratie?

4. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

Natuurlijk wilt u uw nieuwe personeelslid tevreden houden. Het verzorgen van een gezonde en veilige arbeidsplek is hiervoor essentieel (en verplicht!). Hierbij moet u denken aan de werkplek en de apparatuur, de lichamelijke en psychische belasting, en stoffen, straling, en besmetting. U bent verplicht om aan al uw medewerkers goede arbeidsomstandigheden te bieden. Ongeacht of deze medewerkers bijv. een vast of tijdelijk contract hebben. Ook medewerkers uit het buitenland moeten in goede arbeidsomstandigheden werken.

U bent verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren. Deze RI&E brengt de arbeidsrisico’s in kaart en geeft ook informatie over welke bijbehorende maatregelen u moet nemen. U kunt ervoor kiezen om dit uit te besteden, maar u kunt ook door bijv. de zelfinspectie van de Arbo bekijken of u alles in kaart heeft gebracht.

Werkt uw nieuwe medewerker voornamelijk thuis of op een flexwerkplek? Dan bent u niet volledig verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Wel moet u uw personeelsleden ondersteuning, informatie, en voorlichting bieden. Zo kunnen zij er zelf voor zorgen dat ze in goede arbeidsomstandigheden werken.

Infographic eerste personeelslid aannemen

Hoe zit het met buitenlands personeel?

Het kan zo zijn dat de medewerker die u in dienst wilt nemen uit het buitenland komt. Deze mag u dan niet zomaar in Nederland aan het werk zetten. U bent verplicht om eerst in Nederland, de EER en Zwitserland te werven. Kunt u daar geen geschikte medewerker vinden? Dan mag u pas personeel werven in andere landen. Let wel op, als uw buitenlandse werknemer een risicovolle functie heeft, dan moet deze de Nederlandse taal voldoende beheersen om het werk veilig uit te kunnen voeren.

Heeft u de perfecte kandidaat in het buitenland gevonden? Dan moet u voor dit nieuwe personeelslid een vergunning aanvragen. Als het contract korter is dan 3 maanden, dan moet u meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen. Voor deze werknemers bent u ook verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Wat als geschikt gezien wordt, is afhankelijk van uw gemeente. Als u iemand voor 3 maanden of langer aanneemt, moet u meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aanvragen.

Posted: 05 Mar, 2018

Joyce van Leuven

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.