Of ze hun tandheelkundige ingrepen nu uitvoeren in hun eigen praktijk of in die van iemand anders: voor elke tandarts is een correcte administratie uiterst belangrijk. Bij Ageras raden we u aan om zo snel mogelijk een gespecialiseerde accountant in te schakelen. Op die manier beantwoordt uw administratie steeds aan de meest recente financiële regelgevingen.

Ontvang hulp bij uw administratie

Leestip!

Wanneer bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? Heeft u recht op de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en/of de investeringsaftrek? Lees er alles over in ons uitgebreide dossier "Ondernemers en de inkomstenbelasting".

Financiële administratie

Als tandarts bent u wettelijk verplicht om uw administratie op een overzichtelijke manier bij te houden. Een gespecialiseerde accountant kan u bijstaan met de organisatie en verwerking van onder meer de volgende taken:

U kunt het uw accountant gemakkelijker maken door nauwkeurig zelf uw in- en uitgaande facturen bij te houden. Zorg ervoor dat uw facturen steeds de volgende elementen bevatten:

  • uw KvK-nummer
  • een factuurnummer
  • factuurdatum
  • de correcte betalingstermijn
  • contactgegevens
  • naam en adres van de praktijk die de factuur ontvangt
  • een omschrijving van de geleverde dienstverlening
  • een rekeningnummer

Alle kosten die u maakt voor de werking van uw onderneming zijn in principe aftrekbaar. Deze verlagen de winst, en bij een lagere winst betaalt u minder inkomstenbelasting. Bij al uw kosten is het belangrijk om nauwkeurig facturen, bonnetjes en/of andere bewijsmiddelen bij te houden, zodat ze correct en volledig verwerkt kunnen worden in de aangifte inkomstenbelasting.

Bij zakelijke kosten maakt men het onderscheid tussen kosten en investeringen. Investeringen zijn uitgaven voor zaken die u gebruikt in uw onderneming en die niet bestemd zijn voor verdere verkoop. Vaak gaan deze middelen langer mee dan één jaar, zoals een laptop of telefoon. Bij een kostprijs lager dan €450 mag deze in één keer afgetrokken worden.

Andere kosten zijn geheel of gedeeltelijk aftrekbaar. Bij reiskosten, zoals voor congressen, is bijvoorbeeld alleen het deel boven €4.500 aftrekbaar. Als ZZP’er of kleine onderneming kunt u in 2017 ook kiezen voor de 80%-regel, waarmee u ervoor opteert om 80% van de gemaakte kosten af te trekken. U moet wel in uw administratie het zakelijk karakter van deze kosten kunnen aanduiden door bijvoorbeeld een verslag of agenda toe te voegen van het congres in kwestie. Privé-uitgaven als boetes zijn niet aftrekbaar.

Een accountant is op de hoogte van alle fiscale regels en kan u helpen om deze kosten correct te verwerken in de aangifte inkomstenbelasting.

Ontvang gratis 3 offertes

Balans winst- en verliesrekening

Met een nauwkeurige administratie is het voor een accountant veel eenvoudiger om uw jaarrekening op te stellen. Die verduidelijkt welke zakelijke verrichtingen u heeft uitgevoerd in een bepaald boekjaar – denk hierbij aan uw inkomsten en uitgaven.

Als ZZP’er bent u niet verplicht om een jaarrekening of jaarverslag voor te leggen, maar u moet wel kunnen zorgen voor een winst- en verliesrekening. Deze geeft een beeld van uw financiële stand van zaken op 31 december, inclusief bezittingen en schulden. Deze cijfers zijn van belang voor uw aangifte inkomstenbelasting.

Ook hierbij kan een accountant u helpen. Veel startende tandartsen kiezen ervoor om hun financiële administratie uit te besteden aan specialisten. Het papierwerk van een starter oogt nog vrij eenvoudig, dus dit kan resulteren in aantrekkelijke tarieven. Het blijft uiteraard wel belangrijk dat u zelf alle facturen en bonnetjes correct bijhoudt.

Een tandarts en zijn patiënt

Openen of overnemen van een praktijk

Planning

Als tandarts kunt u aan de slag in de praktijk van een andere tandarts, maar u kunt er ook voor kiezen om uw eigen praktijk te starten. Deze ambitie kan resulteren in veel vrijheid en zelfstandigheid, maar brengt ook een uitvoerige en doordachte planning met zich mee. Een gestructureerd stappenplan kan hierbij helpen.

Om een praktijk te openen en succesvol te laten draaien, is het niet voldoende dat u een gekwalificeerde en getalenteerde tandarts bent. Commercieel denken en leiderskwaliteiten zijn ook onmisbare eigenschappen.

Marktonderzoek en financieel vooronderzoek mogen niet ontbreken in uw planning. Gaat u uw praktijk bijvoorbeeld openen in een gehuurde ruimte? Hoeveel kost het om die ruimte vervolgens in te richten? Of wilt u een pand aankopen? Wat zijn de huur- en koopprijzen in de gemeente van uw keuze? Hoe zit het met de gevestigde concurrentie op die locatie?

Denk ook grondig na over een PR-campagne. Zorg ervoor dat u een goed imago opbouwt door een goed functionerende website op te starten. Door hoog in te zetten op openheid, transparantie en een goede bereikbaarheid, creëert u vertrouwen bij uw omgeving en uw patiënten in het bijzonder. Vergeet ook niet om een duidelijk facturatiesysteem in werking te stellen.

Personeel en patiënten

Neemt u mensen in loondienst? Dan bent u een werkgever met nieuwe administratieve verplichtingen: zo moet u rekening houden met pensioen- en verzuimadministratie, arbeidscontracten, de loonadministratie en de selectie- en wervingsprocedure van uw personeelsleden. Als u ervoor kiest om met andere tandartsen in uw praktijk samen te werken, kunt u sinds het verdwijnen van de VAR een modelovereenkomst afsluiten binnen het kader van de Wet DBA (zie hieronder voor meer informatie).

U moet niet alleen nauwgezet de administratie van uw werknemers bijhouden, maar ook die van uw patiënten. U bent verplicht om uw patiëntendossiers minimaal 15 jaar bij te houden. Ook hier kunt u een gespecialiseerde accountant inschakelen om het nodige papierwerk op een juridisch correcte manier rond te krijgen.

Ondersteuning van een financiële specialist

Zijn alle onderhandelingen achter de rug en heeft u eindelijk uw droompraktijk kunnen openen? Proficiat! Vergeet ook nu niet om gebruik te maken van de dienstverlening van uw accountant, zodat uw financiële administratie volledig beantwoordt aan de laatste nieuwe fiscale regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan uw pensioenopbouw (hoe eerder, hoe beter!): u wilt uiteraard graag kunnen leven van uw inkomen uit de praktijk, maar ook voor daarna legt u beter een goede regeling vast om uw inkomen te blijven verzekeren.

Een professionele en gespecialiseerde accountant neemt dit papierwerk gerust van u over, zodat u zich kunt concentreren op de verdere vormgeving en groei van uw praktijk. Hij of zij blijft eveneens op de hoogte van alle legale ontwikkelingen in uw vakgebied.

Vergelijk gratis 3 accountants

Nog meer tips

BIG-register

Als u de titel tandarts wilt dragen en gebruiken – of u nu werkt als ZZP’er of in loondienst –, moet u zich registreren in het BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg). Deze registratie laat u toe om voorbehouden medische handelingen uit te voeren.

Kamer van Koophandel

Iedere professional die zelfstandig ondernemer wilt worden moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De meeste startende tandartsen zijn ZZP’ers en moeten zich dus registreren. Ook zorginstellingen zijn verplicht zich in te schrijven.

Verzekeringen en risicodekking

Denk goed na over de risico’s rond uzelf als tandarts en uw praktijk – hoe kunt u inkomen garanderen bij ziekte, een ongeval, brand, etc.? Qua verzekeringen moet u verplicht in orde zijn met uw ziektekostenverzekering en beroepsaansprakelijkheidsverzekering, die financiële schade dekt veroorzaakt door beroepsfouten.

Verder is het aangeraden om een beroepsrechtsbijstandverzekering af te sluiten – mochten er ooit juridische conflicten rijzen in uw praktijk. De arbeidsongeschiktheidsverzekering garandeert dan weer uw inkomen als u niet kunt werken door ziekte of een ongeval. Bij een ziekenhuisopname en blijvende invaliditeit verstrekt een ongevallenverzekering financiële hulp.

Met betrekking tot het bedrijfspand kunt u overwegen om risico’s te dekken met een opstalverzekering (schade aan het pand), een inventarisverzekering (schade aan uw bedrijfsinventaris), inboedelverzekering (schade aan uw persoonlijke bezittingen in het bedrijfspand) en bedrijfsschadeverzekering (bedrijfsstilstand door bijv. brand).

Wkkgz: klachtenregeling

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht tandartsen om een duidelijke klachtenregeling te bewerkstelligen. Op die manier kunnen patiënten in alle openheid klachten uiten over de verstrekte zorg, zodat de arts daaruit kan leren en gelijkaardige problemen in de toekomst kan vermijden.

Beroepsverenigingen als de Associatie Nederlandse Tandartsen (ANT) en de Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (KNMT) helpen bij het ontwerp van dergelijke regelingen. Ook hebben zij samen met Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten (NVM) en de Organisatie van Nederlandse Tandprothetici (ONT) de Stichting Geschilleninstantie Mondzorg opgericht, die de problemen onafhankelijk beoordeelt en verwerkt.

Wet Toelating Zorginstellingen

Om te verzekeren dat u in uw praktijk zorg verleent binnen het wettelijke kader van de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg (Wlz), moet u voldoen aan de regels van de Wet toelating Zorginstellingen (WTZi). Hiervoor moet u toestemming aanvragen en verkrijgen van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

AGB-register

Vergeet u ook niet te registreren bij het AGB-register (Algemeen Gegevens Beheer). Hier vindt u relevante informatie terug met betrekking tot onder meer zorginkoop en contractvormen.

Een zakelijke rekening

U kunt een zakelijke rekening openen om uw zakelijke uitgaven te onderscheiden van uw privé-bestedingen – dit maakt het gemakkelijker voor uw boekhouder en voor de Belastingdienst.

Tandartsinstrumenten

Van VAR naar DBA

Modelovereenkomsten

In mei 2016 verviel de Verklaring arbeidsrelatie (VAR). Opdrachtgevers (zoals praktijkhouders) en de freelancers of ZZP’ers die voor hen werken (zoals tandartsen) moeten zich sindsdien bij het opstellen en afsluiten van contracten beroepen op modelovereenkomsten in het kader van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA).

Voor tandartsen keurden de Belastingdienst en de UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) twee modelovereenkomsten goed: de Overeenkomst Praktijkwaarneming tandartsen en de Overeenkomst Praktijkmedewerking Tandartsen. Beiden werden opgesteld door de KNMT, ANT en de VvAA. Als de overeenkomst correct wordt nageleefd, moet de opdrachtgever geen loonheffing of sociale premie’s betalen.

Het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer moet verwijzen naar het kenmerkende nummer van de modelovereenkomst in kwestie. Concreet ziet dat eruit als volgt:

“Deze overeenkomst is gebaseerd op een overeenkomst die de Belastingdienst op [datum] heeft beoordeeld, met [nummer]. De geel gemarkeerde tekst in die modelovereenkomst hebben we ongewijzigd overgenomen. Aanpassingen in de andere tekst gaan volgens ons niet in tegen de gele tekst.”

Geen arbeidscontract

Het is uiterst belangrijk dat het contract niet geïnterpreteerd kan worden als een arbeidscontract of dienstbetrekking. De fiscus beschouwt een overeenkomst als een arbeidscontract als het voldoet aan de volgende drie voorwaarden:

  1. De werknemer moet de arbeid persoonlijk uitvoeren en mag niet zomaar een vervanger aanstellen.
  2. De werkgever moet de werknemer verlonen voor de verrichte arbeid. Het mag dus niet gaan om onbetaald vrijwilligerswerk.
  3. Er is sprake van een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. De werkgever kan de werknemer instructies, tips en verdere aanwijzingen geven met betrekking tot de uit te voeren arbeid.

In de modelovereenkomsten van de Wet DBA ontbreekt bijna altijd het gezagselement, terwijl de tweede voorwaarde altijd aanwezig zal zijn - werknemers ontvangen uiteraard graag een verloning voor hun werk.

Door het ontbreken van het gezagselement heeft de tandarts de volgende bevoegdheden:

  • Professionele autonomie: zelfstandig werken voor eigen aansprakelijkheid
  • Het vrije bepalen van de spreekuren binnen de openingsuren van de praktijk
  • Het vrije sturen van een vervanger, zonder inspraak van de opdrachtgever, als de opdrachtnemer de arbeid niet kan verrichten
  • Behandelingen gestart door de opdrachtgever wijzigen in overleg met de patiënt

De tandarts mag geen aanwijzingen krijgen van de opdrachtgever met betrekking tot de uitvoer van tandheelkundige ingrepen. De opdrachtgever mag wel aangeven of hij/zij het geleverde eindresultaat als goede zorgverlening beschouwt.

Zowel de Overeenkomst Praktijkwaarneming tandartsen en de Overeenkomst Praktijkmedewerking Tandartsen onderbouwen contracten van bepaalde duur, omdat overeenkomsten van lange termijn een gezagsverhouding impliceren. De contracten mogen wel hernieuwd en verlengd worden.

Naleving

Het is van uiterst belang dat zowel opdrachtgever als -nemer de modelovereenkomst goed naleven, of de Belastingdienst kan met terugwerkende kracht een arbeidsovereenkomst en dienstbetrekking vaststellen en een naheffing (loonheffing en sociale premies) vorderen. In tegenstelling tot de VAR wordt de ZZP’er binnen deze modelovereenkomst overigens niet met zekerheid als ondernemer gezien en is het niet automatisch duidelijk of hij of zij bij de inkomstenbelasting recht heeft op zelfstandigenaftrek.

Wie liever niet met dergelijke modelovereenkomsten werkt, kan natuurlijk ook kiezen voor loondienst of een maatschap. Ook kunt u zelf een overeenkomst opstellen en voorleggen aan de Belastingdienst. Let wel op: als uw overeenkomst niet goedgekeurd wordt, kan de Belastingdienst mogelijk vijf jaar aan loonheffingen en sociale premies terugvorderen!

Vrijstelling btw

Dienstverlening door tandartsen en tandtechnici zijn vrijgesteld van btw-heffing, net als de levering van tandprothesen door deze beroepsgroep. Als de prothesen in kwestie verkregen en ingevoerd werden tussen lidstaten van de Europese Unie (intracommunautair), dan geldt deze vrijstelling ook.

De benaming “tandprothesen” duidt alle tandtechnische onderdelen aan die men op maat maakt van de klant. Voorbeelden zijn afdrukken in gips en was, kronen, bruggen, beugels en Mandibulair Repositie Apparaten (MRA) – een beugel om snurken en slaapapneu tegen te gaan.

Wanneer een prothese geleverd wordt door een gespecialiseerde handelaar, geldt het gewone tarief van 21%.

Hoe vind ik een goede accountant?

De fiscale wetgeving is erg onderhevig aan verandering. Bij Ageras willen we niet dat u zich als tandarts moet bezighouden met het bijhouden van alle nieuwe regels en aftrekposten. Bent u op zoek naar een goede accountant voor uw financiële administratie? Of wilt u een specialist inschakelen die u bijstaat bij het openen van uw eigen praktijk? Laat ons weten wat u zoekt, en wij selecteren drie topaccountants voor u, volledig afgestemd op uw wensen.

Vind uw accountant hier

Hoeveel kost het om een boekhouder in te schakelen voor uw praktijk?

Hieronder kunt u twee voorbeeldoffertes terugvinden. Houd er rekening mee dat deze zijn gebaseerd op reële opdrachten, maar dat wij deze prijzen niet kunnen garanderen voor uw persoonlijke offertes.

Voorbeeld 1

Welke taken moet de boekhouder op zich nemen?

  • Financiële administratie
  • Aangifte vennootschapsbelasting
  • Jaarrekening
  • Loonadministratie (1 DGA)
  • Loonadministratie (3 werknemers)

Belangrijkste bedrijfsgegevens

  • Omzet per jaar: €375.000
  • Aantal bonnetjes en facturen per jaar: 4.000
Dienstverlening Frequentie Prijs
Financiële administratie Jaarlijks (x1) €1.220,00
Aangifte vennootschapsbelasting Jaarlijks (x1) €150,00
Jaarrekening Jaarlijks (x1) €150,00
Loonadministratie (1 DGA) Jaarlijks (x1) €120,00
Loonadministratie (3 werknemers) Jaarlijks (x1) €360,00
Prijs excl. BTW €2.000
BTW (21%) €420,00
Totaalprijs incl. BTW €2420,00

Voorbeeld 2

Welke taken moet de boekhouder op zich nemen?

  • Financiële administratie
  • Aangifte inkomstenbelasting

Belangrijkste bedrijfsgegevens

  • Omzet per jaar: €480.000
  • Aantal bonnetjes en facturen per jaar: 240 (120 inkomende en 120 uitgaande)
Dienstverlening Frequentie Prijs
Financiële administratie Jaarlijks (x1) €1.200,00
Aangifte inkomstenbelasting Jaarlijks (x1) €300,00
Prijs excl. BTW €1.500,00
BTW (21%) €315,00
Totaalprijs incl. BTW €1.815,00

Inhoud