Als u de winst van uw onderneming wilt bepalen, dan houdt u rekening met de aangeschafte bedrijfsmiddelen. Deze trekt u namelijk af van de opbrengsten. Sommige bedrijfsmiddelen worden echter gezien als investeringen en u gebruikt deze middelen vaak meerdere jaren. Daarom hoeft u vaak niet in één keer de kosten van de opbrengsten af te halen. U kunt de kosten verdelen over de jaren waarin u ervan gebruik maakt. Dit wordt ook wel afschrijven genoemd.
Voorbeelden van bedrijfsmiddelen:
- Vaste materiële activa, zoals auto’s, machines, en gebouwen.
- Vaste immateriële activa, zoals vergunningen, patenten, en goodwill. (De afschrijving op deze activa wordt ook wel eens amortisatie genoemd)
Voor de Belastingdienst moet u bepaalde regels volgen met betrekking tot afschrijvingen. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsmiddel koopt voor minder dan €450,- (excl. btw) dan moet u het bedrag in één keer van de opbrengsten aftrekken.
Berekenen van de afschrijving
Het berekenen van de (fiscale) afschrijving is gebaseerd op het goed koopmansgebruik. Het idee hiervan is dat de boekhouding op een algemeen geaccepteerde manier wordt gevoerd die niet elk jaar gewijzigd wordt. Als u dus eenmaal een methode voor de afschrijving heeft gekozen, kunt u deze niet zomaar wijzigen. Ook moet u afschrijven als de onderneming verlies draait, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn.
Wel kan het zo zijn dat uw afschrijving uiteindelijk hoger of lager blijkt dan verwacht. Dit kan voorkomen als er door bijvoorbeeld een economische crisis een waardedaling van een bedrijfspand heeft plaatsgevonden. Dit wordt als de Belastingdienst niet gezien als wijziging in het systeem en om die reden is dit toegestaan.
Afschrijvingssystemen
Om het bedrag van de afschrijving te bepalen heeft u de volgende 3 variabelen nodig:
- Aanschafkosten = aanschafprijs + aankoopkosten + installatiekosten + kosten van bedrijfsklaar maken - kortingen - subsidies
- Restwaarde = de waarde die overblijft nadat u het bedrijfsmiddel niet meer kunt gebruiken in uw onderneming
- Gebruiksduur = de vermoedelijke technische (of economische als dat korter is) levensduur van het bedrijfsmiddel
Per jaar is de maximale afschrijving op bedrijfsmiddelen 20%. Voor goodwill is dit maximaal 10%.
De meest voorkomende manier om de afschrijving te berekenen is de lineaire methode. In deze methode schrijft u jaarlijks een vast percentage af. De formule hiervoor is:
Een voorbeeld:
U koopt een machine voor uw onderneming. De aanschafprijs was €50.000 en u vermoedt dat u de machine 8 jaar kunt gebruiken. De restwaarde wordt door de verkoper ingeschat als €4.000. U berekent de jaarlijkse afschrijving dan als volgt: afschrijving per jaar = (50.000 - 4.000) / 8 = €5.750
U mag bij deze berekening ook rekening houden met de aanschafdatum van het bedrijfsmiddel. Heeft u het namelijk pas op 1 september gekocht? Dan is het natuurlijk niet logisch dat u het middel al voor een heel jaar afschrijft. In dit geval hoeft u maar voor de resterende vier maanden af te schrijven: 4/12 x €5.750 = €1.916.67
Een andere ietwat minder bekende methode van afschrijven is de degressieve afschrijving. Bij deze methode schrijft u jaarlijks met een vast percentage af. Deze methode is alleen toegestaan als de bedrijfsmiddelen in afnemende mate voordeel leveren aan de onderneming, zoals bij machines of auto’s.
Een voorbeeld:
We gaan hier uit van dezelfde machine als in het voorbeeld van de lineaire methode. U kiest er nu echter voor om jaarlijks 15% af te schrijven. U houdt nu dus geen rekening met de vermoedelijke gebruiksduur. De jaarlijkse afschrijving in het eerste jaar is in dit geval: (50.000 - 4.000) x 15% = €6.900. In het tweede jaar is de afschrijving dan: (46.000 - 6.900) x 15% = €5.865. Enzovoorts.
Let op! Afschrijving van een bedrijfspand
Als u een pand heeft dat u voor de onderneming gebruikt, dan schrijft u hierover af. Hoeveel u mag afschrijven is afhankelijk van het deel van het pand dat u voor de onderneming gebruikt. Als u dus heel uw pand gebruikt voor het ondernemerschap, dan kunt u over het gehele pand afschrijven, etc. Het afschrijven over een bedrijfspand werkt iets anders dan het afschrijven over andere bedrijfsmiddelen.
U moet bij het bepalen van de afschrijven over een bedrijfspand rekening houden met de volgende zaken:
- De gebruiksduur van het pand bepaalt de hoogte van de afschrijving. In het algemeen wordt er bij de gebruiksduur van een pand uitgegaan van 30 tot 50 jaar.
- Ook moet er rekening worden gehouden met de restwaarde van het pand. Dit is de waarde die overblijft aan het eind van de gebruiksduur van het pand.
- Er mag niet worden afgeschreven over de waarde van de grond waarop het pand staat.
Het uitgangspunt bij deze afschrijving is de aanschafwaarde van het bedrijfspand. Deze waarde bestaat uit de koopsom, inclusief de aankoopkosten. Onder de aankoopkosten vallen bijvoorbeeld notariskosten, makelaarskosten, en overdrachtskosten. Als u deze mag aftrekken van de btw, moet u deze exclusief opnemen in de aanschafwaarde. Heeft u geen recht op btw-aftrek? Dan gebruikt u de aankoopkosten inclusief btw.
U berekent de afschrijving als volgt:
U moet hierbij wel rekening houden met twee extra factoren. Het jaarlijks afschrijven op het bedrijfspand is alleen mogelijk zolang de boekwaarde van het pand hoger is dan 50% van de WOZ-waarde (ook de bodemwaarde genoemd). Daarnaast mag de afschrijving over uw pand ook niet groter zijn dan het verschil tussen de boekwaarde en de bodemwaarde.
Een voorbeeld:
Stel: u heeft een bedrijfspand dat u volledig voor uw onderneming gebruikt. Het pand heeft een gebruiksduur van 50 jaar en een WOZ-waarde van €380.000. U heeft het bedrijf aangeschaft voor €320.000 en de restwaarde is vastgesteld op €40.000. De bodemwaarde is dus 50% van €380.000 = €190.000. De jaarlijkse afschrijving is hier dus: (320.000 - 40.000) x 2% = €5.600.
Stel dat de boekwaarde van het bedrijfspand nog €191.200 bedraagt. Als u hier de jaarlijkse afschrijving van €5.600 toepast, dan daalt de boekwaarde onder de bodemwaarde. In dit geval kunt u dus maar €1.200 afschrijven. Hierna bereikt u de bodemwaarde en mag u niet meer afschrijven op het pand.
Heeft u een agrarisch bedrijfsgebouw? Dan gelden er specifieke regels en kunt u maar beperkt afschrijven. Daarover leest u hier meer.
Willekeurige afschrijving
In sommige gevallen mag u willekeurig afschrijven. Dit betekent dat u zelf mag bepalen hoe en wanneer u een bedrijfsmiddel afschrijft. Zo kunt u zowel liquiditeits- als rentevoordeel behalen. Hierbij geldt wel, net als bij de normale afschrijving, dat de boekwaarde niet lager mag worden dan de restwaarde.
Er zijn twee manieren waarmee u in aanmerking kunt komen op het gebruiken van de willekeurige afschrijving:
- Met betrekking tot milieubedrijfsmiddelen (VAMIL); en
- Als startende ondernemer.
Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL)
U kunt door middel van de VAMIL een investering op een willekeurig moment afschrijven. Sinds 2011 is deze willekeurige afschrijving beperkt tot 75%. Het voordeel van willekeurig afschrijven is dat u hierdoor de fiscale winst vermindert en zo ervoor zorgt dat u minder belasting betaalt in dat jaar. Dit resulteert dan weer in een rente- en liquiditeitsvoordeel. Deze regeling wordt ook vaak gecombineerd met de milieu-investeringsaftrek (MIA).
Om gebruik te maken van deze regeling(en) moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. Het allerbelangrijkste is dat u een onderneming heeft in Nederland, die inkomsten- of vennootschapsbelasting betaalt. Daarnaast moet het bedrijfsmiddel op de milieulijst staan, het niet eerder gebruikt zijn, en moet de investering betrekking hebben op aanschaf- en voortbrengingskosten van het bedrijfsmiddel. Voor de MIA zijn er nog twee voorwaarden. Zo moet het bedrag aan milieu-investeringen minimaal €2.500 per bedrijfsmiddel zijn en kunt u voor hetzelfde bedrijfsmiddel niet ook energie-investeringsaftrek ontvangen.
Als u gebruik wilt maken van deze regeling(en), dan moet u binnen 3 maanden na de investering dit aangeven bij de RVO. Dan krijgt u een ontvangstbevestiging die u moet bewaren bij uw boekhouding. Daarna verwerkt u deze regelingen gewoonweg in uw aangifte. De Belastingdienst beslist daarna of u van deze regeling gebruik mag maken op basis van een advies van de RVO.
Willekeurige afschrijving voor startende ondernemers
Als u een startende ondernemer bent dan kunt u zelf bepalen wanneer u bedrijfsmiddelen die u in de startfase van uw onderneming hebt gekocht afschrijft. U moet wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De rechtsvorm van uw onderneming is een eenmanszaak, maatschap, commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma.
- Daarnaast moet u voldoen aan de voorwaarden voor de startersaftrek:
- U ontvangt zelfstandigenaftrek
- U was in de voorgaande 5 jaren minimaal 1 jaar geen ondernemer voor de inkomstenbelasting
- U hebt in de 5 voorafgaande jaren niet meer dan 2 maal gebruikgemaakt van de zelfstandigenaftrek
- Er was in het kalenderjaar of in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen sprake van een zogenoemde geruisloze terugkeer uit een bv
Als u aan de bovenstaande voorwaarden voldoet, dan gelden er twee regels voor het gebruik van de willekeurige afschrijving. Zo mag u alleen willekeurig afschrijven op de bedrijfsmiddelen die u gekocht heeft in de jaren dat u startersaftrek kon ontvangen of in het aanloopjaar. Daarnaast mag u niet willekeurig afschrijven op bedrijfsmiddelen die niet in aanmerking komen voor de investeringsaftrek.
Het voordeel van willekeurig afschrijven is het mogelijke belastingvoordeel. Verdient u in uw eerste jaar als ondernemer nog maar weinig, dan is het misschien niet de moeite om de investering al af te schrijven - u betaalt dan toch nog maar weinig belasting. Als u in uw eerste jaar echter veel verdient, dan kunt u beter de totale afschrijvingskosten al aftrekken. U hoeft dan minder belasting te betalen.
De auteurs van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.