Zo bereken en onderhandel je lonen als werkgever

Navigatie: 

Zo bereken je een correct salaris

- Stap 1: Voer een vergelijkend onderzoek

- Stap 2: Bepaal de secundaire arbeidsvoorwaarden 

- Stap 3: Bouw een salarishuis

- Stap 4: Controleer je totale loonkosten 

Loononderhandelingen: zo pakt je het aan

Wat als je de lonen te laat betaalt?

Salarisadministratie: uitbesteden of niet?

Recent onderzoek toont aan dat jongeren bij het kiezen van een nieuwe baan in de eerste plaats kijken naar het aangeboden salaris. Volgens nieuwe cijfers van onderzoeksbureau Motivaction plaatste maar liefst 79% van de deelnemers een aantrekkelijk loonbriefje bovenaan hun lijstje met prioriteiten. De steekproef gebeurde op vraag van uitzendbureau YoungCapital en peilde bij ruim 1.000 Nederlandse jongeren tussen 15 en 27 jaar naar hun precieze selectiecriteria tijdens het beslissingsproces.

Moraal van het verhaal: je doet er dus goed aan om voor elke nieuwe werknemer een correct loon te berekenen, en zo hem of haar aan jouw bedrijf te binden voor een langdurige, goede samenwerking. Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Enerzijds wil je jouw werknemers niet te weinig betalen, want dan zullen ze zich uiteindelijk ondergewaardeerd voelen en mogelijk op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. Anderzijds mag je ook geen overdreven hoog loon toekennen - jouw bedrijf moet namelijk winst kunnen boeken.

In dit artikel komt jij te weten hoe je een passend en marktconform salaris berekent, welke kosten je betaalt bovenop het brutoloon, en waarmee je rekening moet houden als een werknemer om loonsverhoging komt vragen. Ook vertellen we wat er gebeurt als je de lonen te laat betaalt (spoiler alert: je bent beter op tijd), en waarom het een goed idee is om je salarisadministratie uit te besteden aan een bekwame boekhouder of accountant.

Vind hier je boekhouder

Stappenplan: zo bereken je een correct salaris

Stap 1: Voer een vergelijkend onderzoek

Heb je een bepaald loon in gedachten voor je potentiële nieuwe personeelslid? Ga het dan eens vergelijken of “benchmarken”: wat betalen andere bedrijven voor een werknemer in dezelfde functie en branche, en met een soortgelijke ervaring? Salarisonderzoeken scheppen hierbij meer duidelijkheid. Controleer wel even de exacte omvang van de studie, zodat je weet hoe representatief de resultaten zijn.

Ook personeelsadvertenties kunnen verlichting bieden: door vacatures voor vergelijkbare posities en de vermelde lonen te bestuderen, krijg je een idee van wat de concurrentie betaalt. Als je aangeboden salaris immers dramatisch lager ligt, dan tekenen jouw kandidaat-werknemers wellicht bij je zakelijke rivalen.

Daarnaast zijn er ook allerhande websites die je toelaten om lonen per sector en titel te vergelijken. Deze richten zich voornamelijk op nieuwsgierige werknemers, maar ook voor werkgevers is het een handige bron van informatie.

Houd er rekening mee dat lonen mogelijk verschillen tussen de diverse geografische regio’s van Nederland.

Stap 2: Bepaal de secundaire arbeidsvoorwaarden

Als je door omstandigheden het basisloon (relatief) laag moet houden, dan is het dankzij de secundaire arbeidsvoorwaarden nog steeds mogelijk om een aantrekkelijk salarispakket bijeen te puzzelen.

Trek bijv. de aandacht van je sollicitanten met een auto van de zaak, een eigen telefoon of computer, relevante opleidingen, flexibiliteit (bijv. qua werkuren), bonussen of prestatiebeloningen, de mogelijkheid tot thuiswerken, cadeaus, abonnementen, extra verzekeringen, korting op jouw eigen product of dienstverlening, etc.

Ben jij met jouw bedrijfstak of onderneming verbonden aan een cao (collectieve arbeidsovereenkomst)? Dan moet je mogelijk bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden verplicht opnemen in je loonvoorstel.

Wat is een prestatiebeloning?

Een prestatiebeloning is een bonus die je uitreikt aan jouw werknemer zodra hij of zij een bepaald resultaat heeft behaald. Men noemt deze premie, die fungeert als extra bron van motivatie, ook wel een flexibele, variabele of resultaatafhankelijke beloning.

Vertel je werknemer(s) duidelijk en concreet op voorhand wat de beloning inhoudt én voor welk objectief ze dient, zodat er geen misverstanden mogelijk zijn. Laat je personeel gerust mee nadenken over mogelijke doelstellingen - dit verhoogt het gevoel van betrokkenheid en vertrouwen.

Het is gebruikelijk om bonussen uit te keren aan het einde van een kalenderjaar; vergeet niet om ze apart te vermelden op de loonstrook. Houd je aan jouw belofte, zodat je geen wantrouwen, conflicten en teleurstelling zaait.

Stap 3: Bouw een salarishuis

Vooral grotere bedrijven gebruiken een salarishuis of loongebouw: in deze constructie kunnen ze namelijk een vaste salarisstructuur uittekenen, wat de invoering van loonsverhogingen en het aannemen van nieuwe personeelsleden vergemakkelijkt en stroomlijnt.

Via specifieke loonschalen bepaalt men welk salaris past bij een bepaalde ervaring, verantwoordelijkheid, een zeker opleidingsniveau, etc. Andere mogelijke factoren omvatten bijv. eventuele schaarste op de arbeidsmarkt en de geografische regio in kwestie.

Met een dergelijk systeem bied je jouw werknemers een transparant beeld van de redenering achter het bedrag op hun loonstrook, en weten ze welke groeimogelijkheden je in de aanbieding hebt. Ook helpt het om jaloezie tussen personeelsleden te bestrijden.

Stap 4: Controleer je totale loonkosten

Nieuwe medewerkers brengen altijd een prijskaartje met zich mee voor het bedrijf, maar sommige werkgevers hebben het moeilijk om in te schatten hoe groot dat kostenplaatje nu eigenlijk is.

Aan de basis van het salaris liggen het brutoloon en het nettoloon. Het brutoloon is het bedrag dat de werknemer volgens de arbeidsovereenkomst iedere maand verdient. De werkgever vermindert dat getal vervolgens met alle loonheffingen, waarna hij of zij het overblijvende bedrag (het nettoloon) aan de werknemer uitkeert.

Een werknemer kost je echter altijd meer dan zijn of haar brutoloon. Je werkgeverslasten stoppen namelijk niet zodra je de loonheffingen heeft afgetrokken. Zo kan je sector en/of cao bijkomende verplichtingen opleggen, zoals bijv. extra vakantiedagen. Stel dus een handig overzicht op van al jouw directe en indirecte personeelskosten, zodat je geen enkele euro over het hoofd ziet.

De totale loonkosten verschillen per sector, maar over het algemeen ben je per werknemer niet alleen hun brutoloon kwijt, maar ook aanvullende kosten die oplopen tot 20 à 35% van dat brutosalaris.

*Vakantiegeld: minstens 8% van het brutoloon

Loononderhandelingen: zo pakt je het aan

Vroeg of laat kruisen loononderhandelingen het pad van iedere ondernemer met personeel in loondienst. In dat scenario vindt de werknemer in kwestie dat ze een hoger salaris verdienen, omdat hun huidig loon hun inspanningen en geleverde werk onvoldoende naar waarde schat. Hoe moet je zo’n gesprek aanpakken?

Allereerst is het belangrijk dat je de vraag van de werknemer ernstig neemt en niet impulsief afwimpelt. Je werknemers willen namelijk het gevoel krijgen dat ze bij je terechtkunnen voor constructieve gesprekken, dat je aandachtig luistert naar hun verhaal en argumenten. Bovendien zijn hoog oplopende emoties, hardnekkige frustraties en onderhuidse spanningen allesbehalve goed voor de werksfeer.

Zorg er ook voor dat je voorbereid bent: wees op de hoogte van de gangbare lonen voor de functie van de werknemer, en vraag eventueel jouw HR-medewerker naar extra raadgeving op dat gebied. Als de werknemer namelijk al een perfect normaal en competitief salaris heeft, moet je in staat zijn om dat te bewijzen.

Probeer zo transparant mogelijk te zijn, en vertel de werknemer duidelijk welke vereisten en behaalde doelen de deur openen naar een hoger loon - en hoe deze zich verhouden tot zijn of haar huidige prestaties, ervaring en competenties. Versoepel dit proces door bijv. twee keer per jaar je werknemers te evalueren en de resultaten daarvan met hen te bespreken.

Als je vastbesloten bent om geen loonsverhoging toe te kennen, verzacht dan de afwijzing met behulp van enkele alternatieven. Bied de werknemer bijv. andere voordelen aan, zoals meer flexibele werkuren, een interessante opleiding, (jaarlijkse) bonussen voor behaalde KPI’s, of eventueel een nieuwe positie met meer verantwoordelijkheden. Daarin kan de werknemer dan verder doorgroeien tot hij of zij de criteria voor loonsverhoging bereikt.

Wat als je de lonen te laat betaalt?

Als werkgever bent je wettelijk verplicht om het loon uit te betalen zodra de werknemer de gevraagde arbeid verricht heeft; in de praktijk komt dit (vaak) neer op de laatste dag van de maand.

Het is uiterst belangrijk dat je de lonen op tijd betaalt, want laattijdigheid zal je zuur opbreken. Zodra je meer dan drie werkdagen te laat bent, heeft de werknemer recht op salarisverhoging. Vanaf de vierde tot de achtste werkdag na Payday bedraagt die stijging 5% per dag; voor elke daaropvolgende werkdag komt daar nog eens 1% bovenop.

De totale verhoging mag echter niet hoger zijn dan de helft van het verschuldigde salaris. Een rechter kan eventueel de mate van verhoging verminderen.

Salarisadministratie: uitbesteden of niet?

De salarisadministratie lijkt soms uiterst overweldigend en complex: je moet alle lonen en belastingen correct verwerken, zodat je de juiste cijfers doorgeeft aan de Belastingdienst. Het is niet alleen een test van je nauwkeurigheid en oog voor detail, maar ook van je financiële kennis. Van arbeidsrecht tot verzekeringen, van loonbelasting tot je cao - zodra er wetswijzigingen plaatsvinden, moet je die meteen kunnen opvangen en implementeren in je payroll.

Een administratiekantoor verleent je met plezier een helpende hand: zij zijn op de hoogte van alle relevante regelgevingen en gaan deskundig en accuraat met jouw gegevens aan de slag (en dat aan een redelijke prijs), zodat je zich volledig kunt focussen op het ondernemerschap.

Ontvang gratis 3 offertes