Zo berekent en onderhandelt u lonen als werkgever

Navigatie

Stappenplan: zo berekent u een correct salaris
- Stap 1: Voer een vergelijkend onderzoek
- Stap 2: Bepaal de secundaire arbeidsvoorwaarden
- Stap 3: Bouw een salarishuis
- Stap 4: Controleer uw totale loonkosten
Loononderhandelingen: zo pakt u het aan
Wat als u de lonen te laat betaalt?
Salarisadministratie: uitbesteden of niet?

Recent onderzoek toont aan dat jongeren bij het kiezen van een nieuwe baan in de eerste plaats kijken naar het aangeboden salaris. Volgens nieuwe cijfers van onderzoeksbureau Motivaction plaatste maar liefst 79% van de deelnemers een aantrekkelijk loonbriefje bovenaan hun lijstje met prioriteiten. De steekproef gebeurde op vraag van uitzendbureau YoungCapital en peilde bij ruim 1.000 Nederlandse jongeren tussen 15 en 27 jaar naar hun precieze selectiecriteria tijdens het beslissingsproces.

Moraal van het verhaal: u doet er dus goed aan om voor elke nieuwe werknemer een correct loon te berekenen, en zo hem of haar aan uw bedrijf te binden voor een langdurige, goede samenwerking. Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Enerzijds wilt u uw werknemers niet te weinig betalen, want dan zullen ze zich uiteindelijk ondergewaardeerd voelen en mogelijk op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. Anderzijds mag u ook geen overdreven hoog loon toekennen - uw bedrijf moet namelijk winst kunnen boeken.

In dit artikel komt u te weten hoe u een passend en marktconform salaris berekent, welke kosten u betaalt bovenop het brutoloon, en waarmee u rekening moet houden als een werknemer om loonsverhoging komt vragen. Ook vertellen we wat er gebeurt als u de lonen te laat betaalt (spoiler alert: u bent beter op tijd), en waarom het een goed idee is om uw salarisadministratie uit te besteden aan een bekwame boekhouder of accountant.

Vind hier uw boekhouder

Stappenplan: zo berekent u een correct salaris

Stap 1: Voer een vergelijkend onderzoek

Heeft u een bepaald loon in gedachten voor uw potentiële nieuwe personeelslid? Ga het dan eens vergelijken of “benchmarken”: wat betalen andere bedrijven voor een werknemer in dezelfde functie en branche, en met een soortgelijke ervaring? Salarisonderzoeken scheppen hierbij meer duidelijkheid. Controleer wel even de exacte omvang van de studie, zodat u weet hoe representatief de resultaten zijn.

Ook personeelsadvertenties kunnen verlichting bieden: door vacatures voor vergelijkbare posities en de vermelde lonen te bestuderen, krijgt u een idee van wat de concurrentie betaalt. Als uw aangeboden salaris immers dramatisch lager ligt, dan tekenen uw kandidaat-werknemers wellicht bij uw zakelijke rivalen.

Daarnaast zijn er ook allerhande websites die u toelaten om lonen per sector en titel te vergelijken. Deze richten zich voornamelijk op nieuwsgierige werknemers, maar ook voor werkgevers is het een handige bron van informatie.

Houd er rekening mee dat lonen mogelijk verschillen tussen de diverse geografische regio’s van Nederland.

Studerende persoon met computer en documenten

Stap 2: Bepaal de secundaire arbeidsvoorwaarden

Als u door omstandigheden het basisloon (relatief) laag moet houden, dan is het dankzij de secundaire arbeidsvoorwaarden nog steeds mogelijk om een aantrekkelijk salarispakket bijeen te puzzelen.

Trek bijv. de aandacht van uw sollicitanten met een auto van de zaak, een eigen telefoon of computer, relevante opleidingen, flexibiliteit (bijv. qua werkuren), bonussen of prestatiebeloningen, de mogelijkheid tot thuiswerken, cadeaus, abonnementen, extra verzekeringen, korting op uw eigen product of dienstverlening, etc.

Bent u met uw bedrijfstak of onderneming verbonden aan een cao (collectieve arbeidsovereenkomst)? Dan moet u mogelijk bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden verplicht opnemen in uw loonvoorstel.

Wat is een prestatiebeloning?

Een prestatiebeloning is een bonus die u uitreikt aan uw werknemer zodra hij of zij een bepaald resultaat heeft behaald. Men noemt deze premie, die fungeert als extra bron van motivatie, ook wel een flexibele, variabele of resultaatafhankelijke beloning.

Vertel uw werknemer(s) duidelijk en concreet op voorhand wat de beloning inhoudt én voor welk objectief ze dient, zodat er geen misverstanden mogelijk zijn. Laat uw personeel gerust mee nadenken over mogelijke doelstellingen - dit verhoogt het gevoel van betrokkenheid en vertrouwen.

Het is gebruikelijk om bonussen uit te keren aan het einde van een kalenderjaar; vergeet niet om ze apart te vermelden op de loonstrook. Houd u aan uw belofte, zodat u geen wantrouwen, conflicten en teleurstelling zaait.

Opgelet!

Prestatiebeloningen kunnen zowel bevorderlijk zijn voor uw werknemers als voor uw bedrijf, maar het is niet voor iedereen weggelegd.

Strakke doelen en harde cijfers remmen bepaalde mensen af, brengen soms een ongezonde stress met zich mee, en vertalen zich in het slechtste geval in een bitse rivaliteit op de werkvloer.

Via beoordelingsgesprekken kunt u niet alleen de prestaties van uw medewerkers in kaart brengen en evalueren, maar ook bij hen navragen hoe zij zich voelen bij de werkdruk en de competitieve sfeer eromheen.

Geschenk en bloemen

Stap 3: Bouw een salarishuis

Vooral grotere bedrijven gebruiken een salarishuis of loongebouw: in deze constructie kunnen ze namelijk een vaste salarisstructuur uittekenen, wat de invoering van loonsverhogingen en het aannemen van nieuwe personeelsleden vergemakkelijkt en stroomlijnt.

Via specifieke loonschalen bepaalt men welk salaris past bij een bepaalde ervaring, verantwoordelijkheid, een zeker opleidingsniveau, etc. Andere mogelijke factoren omvatten bijv. eventuele schaarste op de arbeidsmarkt en de geografische regio in kwestie.

Met een dergelijk systeem biedt u uw werknemers een transparant beeld van de redenering achter het bedrag op hun loonstrook, en weten ze welke groeimogelijkheden u in de aanbieding heeft. Ook helpt het om jaloezie tussen personeelsleden te bestrijden.

Het minimumloon

Terwijl u het loon van uw nieuwe werknemer(s) bepaalt, moet u rekening houden met het wettelijke minimumloon, ofwel het minimumbedrag dat iemand moet verdienen voor een volledige werkweek. Dat komt overeen met 36 tot 40 uur, afhankelijk van de sector en/of cao.

Elk jaar past de overheid het minimumloon aan; dit gebeurt in januari en in juli. Er zijn diverse minimumlonen per uur, dag, week en maand, met onderverdelingen naargelang de leeftijd van de werknemer (vanaf 15 jaar).

Checklist, aangevinkt met roze markeerstift

Stap 4: Controleer uw totale loonkosten

Nieuwe medewerkers brengen altijd een prijskaartje met zich mee voor het bedrijf, maar sommige werkgevers hebben het moeilijk om in te schatten hoe groot dat kostenplaatje nu eigenlijk is.

Aan de basis van het salaris liggen het brutoloon en het nettoloon. Het brutoloon is het bedrag dat de werknemer volgens de arbeidsovereenkomst iedere maand verdient. De werkgever vermindert dat getal vervolgens met alle loonheffingen, waarna hij of zij het overblijvende bedrag (het nettoloon) aan de werknemer uitkeert.

Een werknemer kost u echter altijd meer dan zijn of haar brutoloon. Uw werkgeverslasten stoppen namelijk niet zodra u de loonheffingen heeft afgetrokken. Zo kan uw sector en/of cao bijkomende verplichtingen opleggen, zoals bijv. extra vakantiedagen. Stel dus een handig overzicht op van al uw directe en indirecte personeelskosten, zodat u geen enkele euro over het hoofd ziet.

De totale loonkosten verschillen per sector, maar over het algemeen bent u per werknemer niet alleen hun brutoloon kwijt, maar ook aanvullende kosten die oplopen tot 20 à 35% van dat brutosalaris.

Directe loonkosten Indirecte loonkosten Premies en bijdragen Overige
Brutosalaris;
Vakantiegeld*;
Prestatiebeloning;
...
Secundaire arbeidsvoorwaarden;
Personeelsverzekeringen;
Pensioenkosten;
Reiskosten;
Onkostenvergoedingen;
...
Loonbelasting;
Premie volksverzekeringen;
Premies werknemersverzekeringen;
Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet;
...
Kantoorruimte;
Werkkledij;
Opleidingen;
Eten en drinken;
...

*Vakantiegeld: minstens 8% van het brutoloon

Twee mensen sluiten een onderhandeling succesvol af

Loononderhandelingen: zo pakt u het aan

Vroeg of laat kruisen loononderhandelingen het pad van iedere ondernemer met personeel in loondienst. In dat scenario vindt de werknemer in kwestie dat ze een hoger salaris verdienen, omdat hun huidig loon hun inspanningen en geleverde werk onvoldoende naar waarde schat. Hoe moet u zo’n gesprek aanpakken?

Allereerst is het belangrijk dat u de vraag van de werknemer ernstig neemt en niet impulsief afwimpelt. Uw werknemers willen namelijk het gevoel krijgen dat ze bij u terechtkunnen voor constructieve gesprekken, dat u aandachtig luistert naar hun verhaal en argumenten. Bovendien zijn hoog oplopende emoties, hardnekkige frustraties en onderhuidse spanningen allesbehalve goed voor de werksfeer.

Zorg er ook voor dat u voorbereid bent: wees op de hoogte van de gangbare lonen voor de functie van de werknemer, en vraag eventueel uw HR-medewerker naar extra raadgeving op dat gebied. Als de werknemer namelijk al een perfect normaal en competitief salaris heeft, moet u in staat zijn om dat te bewijzen.

Probeer zo transparant mogelijk te zijn, en vertel de werknemer duidelijk welke vereisten en behaalde doelen de deur openen naar een hoger loon - en hoe deze zich verhouden tot zijn of haar huidige prestaties, ervaring en competenties. Versoepel dit proces door bijv. twee keer per jaar uw werknemers te evalueren en de resultaten daarvan met hen te bespreken.

Als u vastbesloten bent om geen loonsverhoging toe te kennen, verzacht dan de afwijzing met behulp van enkele alternatieven. Bied de werknemer bijv. andere voordelen aan, zoals meer flexibele werkuren, een interessante opleiding, (jaarlijkse) bonussen voor behaalde KPI’s, of eventueel een nieuwe positie met meer verantwoordelijkheden. Daarin kan de werknemer dan verder doorgroeien tot hij of zij de criteria voor loonsverhoging bereikt.

Analoge klok

Wat als u de lonen te laat betaalt?

Als werkgever bent u wettelijk verplicht om het loon uit te betalen zodra de werknemer de gevraagde arbeid verricht heeft; in de praktijk komt dit (vaak) neer op de laatste dag van de maand.

Het is uiterst belangrijk dat u de lonen op tijd betaalt, want laattijdigheid zal u zuur opbreken. Zodra u meer dan drie werkdagen te laat bent, heeft de werknemer recht op salarisverhoging. Vanaf de vierde tot de achtste werkdag na Payday bedraagt die stijging 5% per dag; voor elke daaropvolgende werkdag komt daar nog eens 1% bovenop.

De totale verhoging mag echter niet hoger zijn dan de helft van het verschuldigde salaris. Een rechter kan eventueel de mate van verhoging verminderen.

Salarisadministratie: uitbesteden of niet?

De salarisadministratie lijkt soms uiterst overweldigend en complex: u moet alle lonen en belastingen correct verwerken, zodat u de juiste cijfers doorgeeft aan de Belastingdienst. Het is niet alleen een test van uw nauwkeurigheid en oog voor detail, maar ook van uw financiële kennis. Van arbeidsrecht tot verzekeringen, van loonbelasting tot uw cao - zodra er wetswijzigingen plaatsvinden, moet u die meteen kunnen opvangen en implementeren in uw payroll.

Een administratiekantoor verleent u met plezier een helpende hand: zij zijn op de hoogte van alle relevante regelgevingen en gaan deskundig en accuraat met uw gegevens aan de slag (en dat aan een redelijke prijs), zodat u zich volledig kunt focussen op het ondernemerschap.

Vind hier uw boekhouder

Posted: 15 Mar, 2019

Frances Van de Vel

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.