Zo start je jouw eigen accountantskantoor [Stappenplan]

Heeft de gedachte aan jouw eigen accountantskantoor een vast plekje in jouw dagdromen? En wil je graag de sprong wagen tussen fantasie en werkelijkheid? Dan ben je in dit artikel aan het juiste adres: hier vind je een handig stappenplan waarmee je eenvoudig de route kunt uitstippelen en plannen - en veelgemaakte fouten kunt vermijden. Veel succes!

Ontdek hier uw eerste klanten

Stap 1: Stel een grondig ondernemingsplan op

In jouw ondernemingsplan of businessplan bied je een structureel kader aan jouw visie, plannen en ideeën voor de realisering van jouw accountantskantoor. Zo krijg je een beter beeld van de haalbaarheid en vergeet je geen belangrijke zaken.

Er is geen vaststaande indeling die je moet volgen, maar in ons artikel “Ondernemingsplan opstellen? Zo doet u dat!” kan je een goede richtlijn terugvinden. Zorg er alleszins voor dat jouw businessplan verduidelijkt hoe jouw kantoor zich onderscheidt van de concurrentie: voer een marktanalyse uit, beschrijf jouw sterke en zwakke punten, en lijn de marketingstrategie uit die de toegevoegde waarde van jouw bedrijf in de verf zal zetten.

Besteed ook aandacht aan eventuele vergunningen die je nodig heeft en vermeld de bedrijfsruimte die jouw kantoor zal huisvesten. Wil je graag van thuis uit werken? Check dan eerst bij de gemeente of je daar toestemming voor heeft. Denk ook na over welke hulpmiddelen je gaat gebruiken bij jouw praktijkvoering, zoals bijv. softwareprogramma’s.

Voorzie eveneens een financieel plan: hoe ga je de financiering van jouw accountantskantoor regelen?

Stap 2: Kies een passende bedrijfsnaam

Je kan jouw kersverse accountantskantoor niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel zonder een herkenbare bedrijfsnaam. Houd daarbij rekening met de regelgeving rond het keuzeproces. Zo is het verboden om persoonsnamen van iemand anders te gebruiken - zelfs niet met toestemming. Ook moet de naam uniek genoeg zijn: als hij te sterk lijkt op een reeds bestaand merk, dan kan dit verwarring veroorzaken. Het is dus geen slecht idee om eens een kijkje te nemen in het Handelsregister: misschien bestaat jouw gedroomde bedrijfsnaam al?

En wilde je graag jouw liefde voor exotische leestekens huldigen in uw naamplaatje? Slecht nieuws: je mag alleen @, &, + en - betrekken in jouw creativiteit. Maar er is ook ruimte voor optimisme: alleen personen met een accountantstitel mogen het woord “accountant(s)” gebruiken in de naam van hun kantoor.

Stap 3: Kies de juiste rechtsvorm

De rechtsvorm van jouw kantoor bepaalt welke regels er gelden voor jouw onderneming en of je wel of niet aansprakelijk bent voor schulden. Ook de aard van jouw fiscale voordelen hangt af van deze juridische vorm.

Kies je voor een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, dan ben je niet met jouw privévermogen aansprakelijk voor eventuele schulden van jouw onderneming. Voorbeelden van dergelijke rechtsvormen zijn de besloten vennootschap (BV), de naamloze vennootschap (NV), de vereniging, de coöperatie en de stichting.

Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid ben je wél aansprakelijk voor eventuele schulden. Op die manier hebben schuldeisers het recht om jouw privé-bezittingen in beslag te nemen. Voorbeelden: de eenmanszaak, de vennootschap onder firma (VOF), de commanditaire vennootschap (CV) en de maatschap.

De meeste startende ondernemers kiezen voor de eenmanszaak, of - in het geval van meerdere eigenaren - voor de VOF of BV. Eigenaars van een eenmanszaak of VOF hebben meer belastingvoordelen (zoals de zelfstandigenaftrek), maar oprichters van een BV betalen dan weer minder belastingen over hun grotere kostenplaatje.

Elke rechtsvorm gaat gepaard met oprichtingseisen. Zo is er voor een eenmanszaak geen kapitaalvereiste, terwijl je bij een BV €0,01 moet inbrengen, en €45.000 bij een NV.

Stap 4: Regel jouw administratie, verzekeringen en pensioen

Met een verzorgde administratie heb je steeds een goed inzicht in de financiële situatie van jouw kantoor: het schetst een beeld van jouw inkomsten en uitgaven, traceert de wanbetalers in jouw klantenbestand, etc. Bovendien is het wettelijk verplicht om jouw administratie bij te houden en minstens 7 jaar te bewaren.

Je moet met de Belastingdienst afspreken of je jouw administratie op papier of op digitale wijze wilt archiveren. Vergeet ook hun eisen niet: zo moet je onder meer jouw facturen, kas- en urenadministratie, contracten en bedrijfscorrespondentie nauwkeurig bijhouden. Ook transactieoverzichten, eventuele reisadministratie en jouw aangiften inkomsten- en omzetbelasting horen daarbij.

Kijk ook na welke verzekeringen je nodig heeft, zoals bijv. de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV), bedrijfsschadeverzekering, rechtsbijstandverzekering en/of eventuele werknemersverzekeringen. Daarnaast kan je een document met algemene voorwaarden opstellen, zodat jouw klanten hun rechten en plichten kennen.

Stap 5: Houd rekening met de wettelijke beroepseisen

Jouw startende accountantspraktijk moet enkele verplichtingen naleven om zo de regelgeving voor accountants te respecteren. Dit zijn de belangrijkste voorschriften:

• Autoriteit Financiële Markten (AFM)
• Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta)
• College Kwaliteitsonderzoek (CKO)
• Nadere voorschriften (NV)
• Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS)
• Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS)
• Nadere Voorschriften Onafhankelijkheid (NVO)
• Nadere Voorschriften Permanente Educatie (NVPE)
• Raad voor Toezicht (RvT)
• Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-Administratieconsulenten (SRA)
• Verordening Accountantsorganisaties (VAO)
• Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO)
• Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA)
• Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta)

Voor meer gedetailleerde informatie kan je de startersbrochure van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) raadplegen.

Stap 6: Schrijf jouw kantoor in bij de Kamer van Koophandel

Als je jouw gloednieuwe kantoor inschrijft bij de Kamer van Koophandel, ben je automatisch aangemeld bij de Belastingdienst en krijg je jouw btw-nummer. Je moet zich 1 week vóór of 1 week na de start van jouw onderneming (of eerder) inschrijven. De prijs bedraagt €50.

Bereid jouw inschrijving goed voor: maak een afspraak online, en zorg ervoor dat je een overzicht hebt van jouw persoonsgegevens, een omschrijving van jouw kantoor (o.a. naam en rechtsvorm) en de jaarlijkse omzet die je verwacht, net als de verwachte inkoop en brutowinst. Heb je een bedrijfsruimte gekocht of gehuurd? Voeg die overeenkomst dan ook toe aan jouw dossier. En vergeet jouw identiteitskaart niet!

Stap 7: Zoek en vind jouw klanten

Het kost tijd en moeite om het pad te bewandelen dat naar jouw eigen accountantskantoor leidt, maar vervolgens moet je ervoor zorgen dat ook klanten diezelfde weg weten te vinden. Investeer dus in een doordachte marketingcampagne: bestel een lading visitekaartjes en laat jouw logo prijken op flyers, een eigen website en jouw social mediapagina’s.

Houd ook altijd de laatste trends in jouw vakgebied in het oog - schrijf er eventueel blogposts over op jouw website om je zo te onderscheiden van de concurrentie en om jouw autoriteit te staven.

Ook kan het handig zijn om je aan te sluiten bij een accountantsvereniging en om jouw kantoor voor te stellen op netwerkevenementen. In ons tweedelige dossier “Netwerken voor accountants” vind je meer tips over hoe je dat zo doelgericht mogelijk aanpakt.

Het winnen van nieuwe klanten kan tijdrovend zijn, dus helpen wij je graag. Laat de klantenwerving maar aan ons over. Op ons platform kan je een groot aantal opdrachten terugvinden van potentiële klanten: allemaal zijn ze op zoek naar de hulp van een boekhouder of accountant. Registreer vandaag nog voor onze demoversie en bekijk live alle lopende zaken - het is gemakkelijk en bespaart je veel tijd!