De impact van de privacywet en AVG op uw marketingstrategie

Het eerste deel van dit dossier vertelde u al hoe u dankzij uw marktonderzoek de basis kunt leggen voor een uitstekende direct marketing strategie, en welke online en offline wegen u kunt bewandelen op weg naar uw Ideale Klant.

In dit tweede hoofdstuk ligt de focus op de AVG en haar rol in uw marketingplannen: waarmee moet u rekening houden om ervoor te zorgen dat bijv. uw e-mailcampagnes volledig legaal zijn? Welke klantgegevens mag u zomaar opslaan en verwerken en waar heeft u toestemming nodig? En wat kunnen die beperkingen u leren over uw gebruikers? U leest het hier.
 

Vind hier uw boekhouder

1. Wat is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De AVG, staat voor Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (Engels: GDPR of General Data Protection Regulation), is een privacywet omtrent de verwerking van persoonsgegevens die sinds 25 mei 2018 de persoonlijke gegevens beschermt van alle internetgebruikers in de EU-lidstaten.

Iedereen laat op het web een digitale voetafdruk achter, die informatie bevat over uw interesses en koopgedrag: welke pagina’s u bezoekt, welke bestellingen u plaatst, etc. Die gegevens zijn uiterst waardevol voor bedrijven, die op basis daarvan hun online marketing strategie en bijbehorende advertenties aanpassen en personaliseren. Als u bijv. op het internet een jas koopt, zal u wellicht kort daarna in uw browser reclame te zien krijgen voor andere kledingstukken van dat merk.

Deze online identiteit is letterlijk goud waard en kan dus ten prooi vallen aan diefstal of misbruik. Met de AVG wil de Europese Unie ervoor zorgen dat organisaties die persoonsgegevens verwerken, hier op een ethisch verantwoorde manier mee omgaan, en dat gebruikers meer controle en zekerheid hebben over welke specifieke data ondernemingen verwerken voor hun dienstverlening. Ondernemingen hebben een grote verantwoordelijkheid wanneer het gaat om de gegevensbescherming van haar gebruikers.

De AVG is van toepassing op alle bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken in de EU, en is vooral belangrijk voor firma’s die omgaan met gevoelige informatie. Wie niet voldoet aan de AVG regelgeving, kan rekenen op zware boetes tot €20 miljoen of 4% van de jaarlijkse omzet.

Mensen maken gebruik van uw product of dienst omdat ze u vertrouwen, dus wees transparant, eerlijk en duidelijk over welke data u verwerkt. Verzeker uw klanten dat u die gegevens veilig en respectvol zult behandelen om zo hun privacy optimaal te beschermen.

2. Welke gegevens mag u (niet) bewaren?

U mag alleen persoonlijke gegevens van klanten, zakelijke partners, werknemers e.d. bijhouden als u voldoet aan enkele strikte voorwaarden. De AVG omschrijft dit als de “plichten van de verwerkingsverantwoordelijke”:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie	Bedrijven moeten persoonsgegevens naar behoren verwerken, zonder rechtmatigheid en transparantie uit het oog te verliezen.
Doelbinding	Er moet een specifiek doel zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Minimale gegevensverwerking	Een bedrijf mag alleen de persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de levering van haar product of service. De hoeveelheid informatie is dus tot een minimum beperkt.
Juistheid	Alle data moeten feitelijk correct zijn.
Opslagbeperking	Bedrijven mogen de gegevens niet langer bewaren dan nodig.
Integriteit en vertrouwelijkheid	Ondernemingen moeten alle informatie grondig beveiligen.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

U moet de zakelijke relatie tussen u en de partij van wie u de gegevens verwerkt kunnen aantonen en bewijzen aan de hand van bijv. facturen.

2.1. Persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

De AVG maakt een onderscheid tussen “persoonsgegevens” en “bijzondere persoonsgegevens”.

Persoonsgegevens omvatten namen, adressen, huisnummers, postcodes, etc. Zoals eerder vermeld, mag u persoonsgegevens verwerken als u voldoet aan de bovenstaande voorwaarden. Sommige instellingen zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en te verwerken. Zo kan de Belastingdienst zonder adresinformatie de belastingen niet correct uitbetalen.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoeliger en hebben extra bescherming nodig. Het gaat hierbij om data met betrekking tot ras of etnische afkomst, gezondheid, politieke opvattingen, seksuele geaardheid, biometrische gegevens, genetische gegevens over gezondheid, biometrische gegevens met het oog, lidmaatschap van een vakbond en religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is ten strengste verboden, tenzij in uitzonderlijke gevallen. Zo mogen bijv. ziekenhuizen medische informatie over hun patiënten bewaren om zo de best mogelijke behandeling te kunnen geven.

2.2. Registerplicht 

Ieder bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt moet een overzicht van die activiteiten noteren en bewaren in een register. Hierin noemt u alle verschillende categorieën van informatie die u verzamelt (bijv. adressen), de verschillende soorten betrokkenen (bijv. klanten) en de partijen aan wie u die data zult verstrekken (bijv. internationale instellingen).

Indien mogelijk vermeldt u ook hoe lang u deze gegevens zult bijhouden voordat u ze wist, en welke bescherming van persoonsgegeven u hanteert. Het register moet dus aantonen dat uw gegevensverzameling en -verwerking op een verantwoorde manier gebeurt.

De AVG legt geen specifieke vormvereisten op. Bedrijven mogen hun register bijhouden in een spreadsheet, een tekstverwerkingsbestand of via andere software.

Zodra u wijzigingen aanbrengt in uw verwerkingsbeleid, moet u die aanpassingen noteren in uw register. Ook is het belangrijk om alle veranderingen en stopgezette verwerkingsactiviteiten te bewaren; misschien heeft u dat ooit nog nodig als bewijsstuk.

Als de Autoriteit Persoonsgegevens vraagt om uw register in te kijken, dan moet u hen toegang verlenen. Is er een datalek? Geef dat dan onmiddellijk aan hen door.