Accountant zoekt orde: zo behoudt u overzicht en organisatie op kantoor

Het is een essentieel onderdeel van het accountantsberoep: de klant een helpende hand en enkele wijze woorden aanbieden, zodat ze orde en organisatie terugvinden in de chaos die hun financiële administratie eerst was. De aanwezigheid van dit talent reikt in sommige gevallen echter niet verder dan uw dienstverlening; uw klanten bedanken u voor uw organisatorische vaardigheden, maar uw bureau ligt erbij alsof uw losse papieren, dossiermappen en pennen een onderlinge oorlog hebben uitgevoerd.

Ontdek nieuwe klanten

Deze wanorde kan ook optreden in uw dagelijkse gewoontes op de werkvloer. Merkt u dat uw planning u al eens in de steek laat? Dat u veel te weinig tijd vrijmaakt voor grotere projecten, die daardoor vertraging oplopen? Of start u uw dag traditiegetrouw aan de koffieautomaat, waar u uitgebreid uw kopje leegt terwijl u op uw telefoon snel nog even de voetbaluitslagen van gisteravond checkt? Het lijkt onschuldig, maar u verspeelt er elke keer weer kostbare minuten mee. Wanneer u dan toch start, lijkt vooruitgang verder weg dan ooit.

Niets kan uw organisatiedrang zodanig verstoren als uitstelgedrag. Dit hoeft niet per se uit uzelf te komen: misschien bent u wel snel afgeleid omdat er te veel lawaai is op kantoor?

De regel van 20%

Ruim uw dossierkasten en bureau op met het oog op alle nieuwe documenten die er in de toekomst nog zullen bijkomen. Laat uw laden dus niet overlopen: verwijder alles dat niet noodzakelijk is, zodat tenminste 20% van de beschikbare ruimte vrij is. Nu bent u klaar om vers papierwerk op te bergen. Op die manier heeft u al op voorhand controle over de situatie: alle binnenkomende documenten zullen niet zomaar verloren gaan tussen andere formulieren op uw bureaublad, maar hun eigen plaats krijgen in een ordelijk systeem.

U hoeft deze handige methode overigens niet alleen te gebruiken op kantoor: ook uw auto, kledingkasten, medicijnkastjes, etc. kunnen van deze aanpak profiteren.

De wachtkamer

U kent het wel: er komt papierwerk binnen dat niet erg dringend is, maar dat toch belangrijk genoeg is om er later uitgebreid tijd aan te besteden. Hier kan een “wachtkamer” u helpen: een lade of vakje waarin u die documenten verzamelt.

Verwar dit echter niet met uw inbox! Geef alles wat nieuw binnenkomt (e-mails, rapporten, memo’s, etc.) onmiddellijk een categorie. Is het dringend? Open het dan direct, zodat u er meteen aan kunt beginnen. Is het niet dringend? Dan mag het naar de wachtkamer.

Zorg er wel voor dat u regelmatig een kijkje neemt in de wachtkamer: u mag deze niet verwaarlozen! Denk hierbij aan een wachtkamer bij de dokter: er zijn wel enkele plaatsjes vrij, maar op de duur geraken die allemaal bezet en kan er niemand meer bij.

De eerste stap naar meer

Een netjes georganiseerde bureau zorgt voor gemoedsrust, en dit heeft alleen maar positieve gevolgen voor de sfeer op kantoor. Het kan de creativiteit bevorderen en bijdragen tot een positieve klantervaring: u wilt uw klanten namelijk graag ontvangen in een nette omgeving en zo alvast een positieve indruk wekken.

De uitstraling van uw kantoor kan ook een belangrijk onderdeel vormen van uw marketingstrategie, die u op zijn beurt weer nieuwe klanten kan opleveren.

Dit artikel verscheen oorspronkelijk op AccountingWeb.