Boekhouding
Accountancy
Belastingadvies
Audits
Jaarrekening
Accountant
Woordenboek
Blog
Nieuwsbrief
Over Ageras
Contact
Zoals u ongetwijfeld weet is het belastingseizoen in volle bloei. U wilt zoveel mogelijk van uw klanten helpen zonder uitstel aan te vragen - the pressure is on! Wij hebben 7 onmisbare tijdmanagement tips voor u op een rijtje gezet, zodat u het hoofd koel kunt houden.
Tip 1: Prioriteer de taken voor goed tijdmanagement
Misschien is het gek om met deze tip te beginnen, maar u moet accepteren dat u sommige dingen gewoon niet op tijd af gaat krijgen. Besluit welke taken het belangrijkst zijn, zowel persoonlijk als professioneel, en focus op deze. Het is beter om prioriteiten te stellen en een aantal taken af te krijgen voor de deadline, dan een heleboel taken voor de helft.
Ook kunt u van tevoren al de klanten contacteren waarvan u weet dat u de deadlines misschien zult moeten verschuiven. Heldere communicatie is essentieel voor timemanagement en om uw klanten tevreden te houden en hoewel ze misschien teleurgesteld of geïrriteerd zijn, is het beter dan een uur voor de deadline aangeven dat u de taak niet voltooid krijgt.
Tip 2: Neem af en toe een korte pauze
Veel accountants en andere professionals maken de fout om geen pauzes te nemen en aan één stuk door te werken. Dit heeft juist een negatief effect op de productiviteit en is geen voorbeeld van goed timemanagement. Dit betekent natuurlijk niet dat u uitgebreid moet gaan lunchen of een uur moet gaan sporten, maar af en toe eventjes 10 minuutjes een luchtje scheppen is geen slecht idee. Zo kunt u even uw hoofd leegmaken om vervolgens uw productiviteit te verhogen.
Tip 3: Leer de wetten van tijd te managen
Door de jaren heen zijn er veel interessante (en ware) uitspraken gedaan over tijd en tijdmanagement. En omdat we niet opnieuw het wiel willen uitvinden, hebben we deze even op een rijtje gezet. De eerste stap naar verandering is namelijk bewustzijn.
De wet van Parkinson: “Hoe meer tijd we hebben om een taak uit te voeren, hoe meer tijd de taak in beslag zal nemen”
Zet dus een duidelijke, haalbare deadline en vertoon geen uitstelgedrag. Stel grenzen en ga hier niet overheen.
De wet van Carlson: “Een taak in één keer uitvoeren neemt minder tijd in beslag dan telkens een stukje doen”
Werk ergens waar u niet gestoord kunt worden. Plan vaste tijden om uw e-mails en mobiel te checken - meldingen zijn de dooddoener van productiviteit.
De wet van Illich: “Wet van afnemend rendement: na een bepaalde tijd neemt de efficiëntie af”
Prioriteiten stellen is belangrijk om jouw tijd zo goed mogelijk in te delen.
De wet van Laborit: “Wet van de minste inspanning: iedereen heeft de neiging om onmiddellijke voldoening te zoeken”
Begin dus met de meest intensieve taken en splits deze op in kleine, concrete opdrachten. Zo kunt u sneller dingen van uw takenlijst afstrepen en krijgt u eerder een gevoel van voldoening.
De wet van Hofstadter: “Zaken nemen altijd meer tijd in beslag dan voorzien”
Plan uw kostbare tijd niet zo in dat u precies op tijd elke taak hebt afgerond. Houd ruimte over voor speling.
Tip 4: Maak naast een “to-do”-lijst ook een “have-done”-lijst
Ja, écht! Heeft u nadat u een taak had voltooid deze wel eens op een “to-do”-lijst gezet om deze daarna meteen door te strepen? Ja? Dan heeft u uw “to-do”-lijst al een keer omgetoverd in een “have-done”-lijst.
Het opschrijven (of afstrepen) van de taken die u heeft voltooid geeft een flinke dosis voldoening. U kan zo namelijk in één oogopslag zien wat u die dag allemaal al heeft bereikt. Ook kunt u in de gaten houden of u wel vooruitgang boekt - heeft u een boel taken op uw lijst staan, maar heeft u nog geen één project afgerond? Kijk dan kritisch naar waar u uw beschikbare tijd aan besteedt (of verspilt!).
Tip 5: Positief blijven is het halve werk
Positiviteit en productiviteit zijn sterk met elkaar verbonden. Er zijn al meerdere onderzoeken gedaan waaruit gebleken is dat een positieve houding zorgt voor meer productiviteit. Zorg er dus voor dat u positief probeert te blijven tijdens het werk - hoe druk het ook is. Zo houdt u de effectiviteit hoog om uw doelen te bereiken.
Maak bijvoorbeeld een Spotify-playlist met uw favoriete nummers. Kunt u zich niet concentreren met muziek? Denk dan aan uw werkomgeving. Een grijs kantoor is niet bepaald inspirerend of positief, dus fleur het wat op met planten, foto’s van familie en vrienden, of kunst. Als u zich fijn voelt, in het algemeen en op uw werkplek, dan zal uw productiviteit en creativiteit toenemen. Hierdoor kunt u uw tijd effectiever besteden.
Tip 6: Werk naar uw krachten
Sommige mensen zetten minstens 3 wekkers en snoozen deze vervolgens allemaal meerdere malen. Andere gaan ‘s ochtends het liefst voordat de rest van de wereld wakker is een stuk hardlopen om daarna vroeg van start te gaan.
Daar staat tegenover dat sommige mensen na 6 uur ‘s avonds hun ogen al nauwelijks meer open kunnen houden, laat staan concentreren op een complexe belastingsituatie.
Of je nou een ochtendmens bent of een avondmens, het is goed om hierop in te spelen bij het inplannen van de tijd management van uw werk. Gecompliceerde taken die veel mentale inspanning vereisen, kunt u het beste doen op het moment dat u het meest productief bent. Dat is wel zo efficiënt!
Tip 7: Maak een tijdmanagement planning én hou u eraan
Dit is misschien de meest voor de hand liggende tip, maar ook een van de meest belangrijke. Plan een dag van tevoren in wat u de dag erna wilt bereiken. Zo heeft u een overzicht van haalbare doelen van wat u aan het eind van de dag wilt bereiken.
Het is wel belangrijk dat u hierbij realistisch bent - plan geen taak in voor een uur waarvan u weet dat u er hoogstwaarschijnlijk twee aan kwijt bent. Wees daarnaast ook niet te specifiek in uw tijdsplanning. In het algemeen kunt u het beste een marge van 5 minuten gebruiken.
