4 tips om uw klanten kalm te houden tijdens het belastingseizoen in 2023

Of u nu werkt als een ZZP’er of bij een enorm accountantskantoor, u zult waarschijnlijk veel druk voelen tijdens het hoogseizoen. Ook uw klanten zullen zich zorgen maken over het halen van deadlines, maar ook over de standaardvraag: “Krijg ik geld terug van de belastingdienst of moet ik weer bijbetalen dit jaar?”

Natuurlijk kunt u niet bepalen hoe uw klanten zich voelen, maar er zijn wel een paar trucjes die u kunt gebruiken om hen kalm te houden tijdens deze stressvolle periode. Wij hebben de volgende 4 tips voor u op een rijtje gezet, zodat u uw klanten, en uzelf, kalm kunt houden dit belastingseizoen:

Vind hier nieuwe klanten

1. Plaats artikelen en berichten in de cloud om het overzicht te behouden

Gemoedstoestanden kunnen behoorlijk besmettelijk zijn. Als u kalm en beheerst bent, dan is er een grote kans dat uw klanten uw humeur overnemen. Door gebruik te maken van cloud-technologie om georganiseerd te blijven, kunt u er ook voor zorgen dat uw klanten kalmer blijven. Zo hebben zij ook direct inzicht in hun gegevens zoals belastingen en financiën. 

Dropbox en Google Drive zijn goede voorbeelden van het bewaren van belangrijke bestanden. Ook kunt u ze zo gemakkelijk delen met uw collega’s of klanten. Ook online boekhoudprogramma’s kunnen een uitkomst zijn om het overzicht te bewaren. Probeer in ieder geval te voorkomen dat uw klant deze maand met een schoenendoos vol met papieren bonnetjes en facturen aan komt zetten. Dit veroorzaakt meer werk en meer stress voor u, wat dus weer kan overslaan op uw klanten.

2. Maak van tevoren duidelijke prijsafspraken

Voordat u begint met het werk moet u duidelijke afspraken maken met uw klanten over hoe, hoeveel, en wanneer ze u moeten betalen. Doordat u helder communiceert, weten uw klanten wat er van ze verwacht wordt en zo voorkomt u stress in de toekomst.

Nadat het belastingseizoen voorbij is, is het voor uzelf belangrijk om er even tussenuit te gaan. Zo kunt u weer tot rust komen en goed de volgende periode ingaan. Het laatste waar u zich dan zorgen over wilt maken is de openstaande rekeningen van uw klanten.

U kunt dit voorkomen door de creditcardgegevens van uw klanten te vragen en deze informatie later te gebruiken om de betaling te voltooien. Het is in ieder geval een stuk makkelijker en voorkomt veel problemen om het gesprek over betaling vooraf te voeren.

Gebruik het eind van het belastingseizoen ook als een kans om de relatie met uw klant weer een jaar voort te zetten. Maak met uw klant afspraken over andere vormen van dienstverlening die u kunt aanbieden of geef ze tips over hun boekhouding. Zo zijn ze het volgende belastingseizoen beter voorbereid - wat u werk en uw klanten geld kan schelen.

Vind hier nieuwe klanten

3. Heldere communicatie en deadlines gedurende de hele periode

Gedurende het belastingseizoen willen uw klanten gewoon weten wat er aan de hand is. Het is in deze periode moeilijk om uw inbox leeg te houden, maar probeer zo goed mogelijk met al uw klanten te communiceren. Stuur ze gedurende deze periode ook gerust informatie over belastingen en andere gerelateerde artikelen.

Als u de capaciteit heeft om maandelijkse of wekelijkse updates te geven aan uw klanten over hoe ver u bent met het invullen van de belastingaangifte en de jaarrekening, kan dat een hoop rust geven aan uw klanten. Dit hoeft niet persé een persoonlijk gesprek te zijn: een korte e-mail of een WhatsApp-berichtje zal ook volstaan.

Ook uw website en social mediaprofiel kunnen goede bronnen zijn voor uw klanten om op de hoogte te blijven in dit hoogseizoen. Zo kunt u uw klanten tegelijkertijd op de hoogte houden. Automatische e-mails zijn ook een slimme keuze. Een automatische reactie dat het misschien iets langer duurt dan normaal voordat u reageert op de e-mail van uw klanten kan hen ook kalmeren.

4. Zorg dat de klant zich gezien en gehoord voelt

Dit klinkt misschien een beetje cliché, maar aan het einde van de dag is iedereen maar een mens. Duidelijk laten merken dat u het beste met ze voorheeft tijdens het belastingseizoen kan ervoor zorgen dat klanten jaarlijks bij u terugkomen. Helder communiceren over de status van hun belastingen en het verminderen van hun zorgen zijn hierbij zeer belangrijk. Blijf met uw klanten in contact tijdens én na het belastingseizoen, zodat u uw status als betrouwbare adviseur kunt vaststellen.

Zodra het werk is voltooid, neem dan de tijd om uw klanten uit te leggen hoe ze zich volgend jaar nog beter kunnen voorbereiden op de belastingaangifte. Wees proactief en geef ze financieel advies zodat ze er bij de volgende aangifte nog meer kunnen uithalen. Ook kunt u de kans nemen om per kwartaal een afspraak in te plannen, zodat u ze gedurende het jaar een steuntje in de rug kunt geven. Zo blijven zij kalm en kunt u beter uw werk doen als het belastingseizoen volgend jaar weer voor de deur staat.

Vind hier nieuwe klanten