Zo wordt u productiever op kantoor

Efficiëntie en productiviteit zijn allebei termen waar managers tegenwoordig veel waarde aan hechten. In deze blog geven wij u een aantal tips en tricks om uw productiviteit op kantoor te verhogen.

Vind hier uw boekhouder

Laat u niet afleiden door externe factoren

Wij begrijpen dat het u niet makkelijk wordt gemaakt om u op één taak te richten. Sinds de komst van het internet en de smartphone komen afleidingen in vele verschillende vormen. Het goede nieuws is echter dat ons brein dus ook veel sneller werkt en dat men beter is geworden in multitasking. Dit zou kunnen zijn doordat ons brein sneller van concentratiepunt kan wisselen. Om externe afleidingen echter te minimaliseren zorgt u ervoor dat niets de kans krijgt om u uit uw concentratie te halen:

  • Zet uw telefoon op “niet storen”. Zo kunt u bijv. instellen dat hoewel de berichtjes, tweets, likes en andere notificaties wel binnenkomen, u er niets van hoeft te merken.  En wanneer u toch even een pauze neemt, kunt u rustig checken welke nieuwe foto’s op Instagram te vinden zijn.

  • Zorg voor een rustige omgeving. Afhankelijk van het soort werk dat u doet, kan het fijn zijn om in een rustig ogende omgeving te werken, omdat iedere beweging om u heen uw ogen van het computerscherm kan doen afdwalen. Denk hierbij aan huisdieren, collega’s die vaak opstaan en veel heen en weer lopen, of de televisie op de achtergrond. Het ligt er hierbij natuurlijk ook aan wat voor soort werkomgeving uw persoonlijke voorkeur heeft.

  • Sluit afleidend geluid uit. Kletsende collega’s, het verkeer buiten, de radiator die vreemde geluiden maakt: dit zijn allemaal geluiden waar u geen last meer van hebt als u gebruikmaakt van oordopjes

To jam or not to jam?

Muziek luisteren tijdens creatieve processen kan heel stimulerend werken voor het brein. Muziek kan u ook net die extra energieboost geven of juist kalmeren. Muziek luisteren tijdens het schrijven van ingewikkelde rapporten, het opstellen van facturen of lezen kan echter juist verwarrend zijn. Liedjes waarin gezongen wordt kunnen u afleiden omdat u zich op twee stemmen en misschien wel twee verschillende talen moet concentreren.  

Wanneer u met meerdere mensen op kantoor werkt, kan het het waard zijn om in een koptelefoon of een paar oordopjes te investeren die geluid van buitenaf uitsluiten. Dit balanceert het geluid, zodat u het volume van de muziek niet hoeft te verhogen wanneer u zich op een lawaaierige plek bevindt, en zo geen risico loopt uw gehoor te beschadigen.  

Van papier naar de cloud

Wij kennen allemaal het begrip van to-dolijstjes wel. Tegenwoordig is het echter niet meer nodig om fysieke lijstjes te maken: dit kan allemaal digitaal door bijv. gebruik te maken van applicaties zoals Evernote of Asana. Veel software biedt de mogelijkheid om uw notities te synchroniseren en u toegang te geven tot al uw notities op uw computer, smartphone of tablet. Zo beschermt u de boompjes en hoeft u ook niet meer bang te zijn om uw lijstjes kwijt te raken.

De vervelende taken eerst

Begin de dag met de taak waar u het meest tegenop ziet. ’s Morgens bent u nog fris en kunt u zich langer concentreren. Daarnaast zal het later op de dag ook een fijn gevoel geven om te weten dat u die vervelende taak al afgerond heeft. Zo kunt u aan het eind van de dag, wanneer het minder eenvoudig is om u te concentreren, de dag afsluiten met simpele en korte taken. Wetend dat u aan het einde van de dag iets gedaan hebt kunnen krijgen, zal ook stress aanzienlijk verminderen. U hoeft niet meer tegen een bepaalde taak op te zien en u ook niet schuldig te voelen aan het einde van de dag. Kijkt u altijd op tegen de boekhouding? Dan kunt u dit natuurlijk ook uitbesteden.

Ontvang gratis offertes van boekhouders

Geef uw hoofd de ruimte om te ademen

Wanneer u vastzit met een probleem, kan het helpen om af en toe even afstand te nemen van een bepaalde taak. Gun uzelf die pauze en neem een wandeling, geniet even van het uitzicht of het Nederlandse zonnetje, luister naar uw favoriete radiostation of eet een gezonde snack.

Een goede houding houdt u fris

Op kantoor zit u vaak een groot deel van de dag stil en voorovergebogen naar een scherm te staren. Dit is uiteraard niet erg gezond voor ons lichaam. Zorg dat uw scherm, bureau en stoel juist afgesteld zijn, zodat uw armen en rug de juiste ondersteuning krijgen.

U kunt ook een paar keer per dag proberen om een aantal oefeningen achter het bureau te doen, of om op te staan en even te bewegen om het bloed weer te laten stromen. Vergaderingen nemen vaak ook veel energie en tijd in beslag tijdens een werkdag. Het is een goed idee om staande vergaderingen te houden voor kwesties die gemakkelijk op te lossen zijn. Door staand te vergaderen wordt de vergadering meteen een stuk dynamischer en duren ze niet langer dan nodig.

Conclusie

Voor een productieve werkdag is het belangrijk om een goede balans te houden tussen momenten van concentratie en adempauzes. Het allerbelangrijkste is natuurlijk dat u tevreden bent met wat u doet - dan zal uw instelling zich terugvertalen naar de resultaten in uw werk!

Posted: september 19, 2016

Jillian Lo Ning Hing

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.