Zakendoen binnen Europa: Hoe zit het met de btw?

Heb je de markt op Nederlands grondgebied veroverd en plannen om ook je stempel te drukken buiten de grenzen van ons kikkerlandje? Misschien ben je van plan om goederen te exporteren of producten te gaan verkopen aan consumenten over de grens. Of heb je juist veel goederen nodig uit het buitenland om je producten te produceren in Nederland?

Welk scenario er ook bij je past, je krijgt te maken met de Europese regelgeving rondom de btw. Wij hebben de regels kort samengevat, zodat je meteen weet waar je aan toe bent!

Roep je toch liever de hulp in van een specialist? Het netwerk van Ageras bevat zeker een accountant, boekhouder of belastingadviseur die bij je past.

ontvang gratis 3 offertes

Je verkoopt goederen en/of diensten binnen de EU

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen verkopen aan enerzijds particulieren, ondernemers die geen btw-aangifte doen, of andere rechtspersonen die geen ondernemer zijn (vanaf nu: particulieren) en anderzijds ondernemers die wel btw-aangifte doen (vanaf nu: ondernemers).

Export naar klanten die GEEN btw-aangifte doen

Een van de eerste dingen waar je rekening mee moet houden met zaken doen binnen de Europese Unie is het drempelbedrag. Hier krijg je mee te maken als je goederen verkoopt aan particulieren. De hoogte van dit drempelbedrag verschilt per Europees land.

Het kan zo zijn dat je soms maar kleine leveringen doet aan verschillende Europese landen. Om te voorkomen dat je dan met allemaal verschillende btw-aangiftes moet werken en zich in meerdere landen moet laten registreren als ondernemer, is het drempelbedrag ingesteld. Zolang je onder dit bedrag blijft met je verkopen, dan mag je gewoon de Nederlandse btw in rekening brengen.

Wat als je het drempelbedrag overschrijdt? Dan moet jij je inschrijven in het buitenland en het btw-tarief van het desbetreffende land in rekening brengen. Van de verschillende tarieven in de lidstaten van de Europese Unie kun je hier een overzicht vinden (alleen beschikbaar in het Engels). 

Een aantal voorbeelden van de werking van het drempelbedrag:

Je blijft onder het drempelbedrag

Je verkoopt telefoonhoesjes aan particulieren in Duitsland vanuit je Nederlandse vestiging. Duitsland heeft een drempelbedrag van €100.000 en je levert voor €50.000 aan goederen. Je overschrijdt het drempelbedrag in dit geval dus niet. Daarom breng je de Nederlandse btw in rekening. Deze geef je aan in de Nederlandse btw-aangifte.

Je gaat boven het drempelbedrag

Stel: je had €150.000 aan goederen geleverd aan particulieren in Duitsland. Tot en met 1 augustus zat je onder het drempelbedrag met je leveringen. Op 1 augustus had je voor €99.000 aan goederen geleverd. Op 2 augustus heb je een verkoop van €2.500 waardoor je voor €101.500 hebt geleverd. Omdat je nu het drempelbedrag heeft overschreden, moet je over deze levering en alle volgende de Duitse btw in rekening brengen. Deze btw draagt je af aan de Duitse belastingdienst. Ook moet jij je hierdoor in Duitsland laten registreren als ondernemer.

Je zat vorig jaar boven het drempelbedrag

Stel: je hebt in 2017 in Duitsland voor meer dan €100.000 aan goederen geleverd. Dan heb je vorig jaar dus het drempelbedrag overschreden. Hierdoor moet je vanaf de eerste verkoop in 2018 al het buitenlandse btw-tarief in rekening brengen, ook al blijf je gedurende het jaar onder het drempelbedrag. Vanaf 2019 breng je dan weer het Nederlandse btw-tarief in rekening, totdat je het Duitse drempelbedrag weer overschrijdt.

Lever je ook aan ondernemers die wel btw-aangifte doen? Dan tellen deze verkopen niet mee voor het drempelbedrag. Ditzelfde geldt tevens voor de verkoop van accijnsgoederen, de export van nieuwe en bijna nieuwe vervoermiddelen, en de export van margegoederen. Hierbij breng je namelijk altijd de buitenlandse btw in rekening. De verkoop aan ondernemers en de verkoop van accijnsgoederen staan dus los van de verkopen aan klanten die geen btw-aangifte moeten doen en tellen niet mee voor het drempelbedrag.

Als je het lastig vindt om met deze drempelbedragen te werken, kun je er ook voor kiezen om altijd de buitenlandse btw in rekening te brengen. Hiervoor moet je een schriftelijk verzoek indienen bij je belastingkantoor. Let hierbij wel op: je moet dan wel in het buitenland de btw-aangifte doen en je inschrijven als ondernemer in het desbetreffende land.

Bij het leveren van diensten werkt dit in principe hetzelfde. Als jij je diensten levert aan een particulier, dan wordt de dienst in de meeste gevallen in Nederland belast. Je brengt hier dus de Nederlandse btw in rekening. Als je klant een ondernemer is, dan geldt in het algemeen dat je de btw verlegt en het 0%-tarief toepast.

Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel. Bij digitale diensten werkt het namelijk iets anders. Onder digitale diensten vallen elektronische diensten, telecommunicatiediensten, en radio- en televisieomroepdiensten. Om te voorkomen dat je hierdoor in een heleboel landen btw-aangifte moet doen, is er de mini One Stop Shop-regeling (ofwel MOSS) ingevoerd. Als je gebruikmaakt van deze regeling, kun je in 1 keer aangifte doen voor alle digitale diensten die je levert aan particulieren. Meer informatie daarover kun je hier vinden. Daarnaast zijn er ook nog diensten waarbij er andere regels gelden. Deze vallen onder uitgezonderde diensten. Een overzicht daarvan vind je hier.

Export naar klanten die WEL btw-aangifte doen

De verkoop van goederen aan ondernemers in andere EU-landen is iets eenvoudiger dan de export naar particulieren. Je moet in dit geval namelijk het 0%-tarief toepassen op je leveringen. De klant die de goederen van he afneemt, berekent vervolgens zelf het btw-tarief dat van toepassing is in zijn of haar thuisland en betaalt de btw in dit land. Een dergelijke levering wordt ook wel een intracommunautaire levering genoemd.

Zoals je misschien wel al had verwacht, zijn er echter uitzonderingen op deze regel. Bij specifieke goederen en in bijzondere situaties krijg je te maken met andere regels. Die kun je hier vinden.

Let wel goed op! Controleer altijd het btw-nummer van de klant. Mocht het blijken dat je klant toch geen btw-aangifte moet doen in het land van afname, dan zul je een naheffingsaanslag ontvangen. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

Waar moet je rekening mee houden bij je administratie?

Zodra je begint met zakendoen buiten de Nederlandse grenzen wordt het extra belangrijk om de administratie goed op orde te hebben (hoewel dit natuurlijk altijd belangrijk is!). Je moet je sowieso houden aan de normale regels, net als bij de normale binnenlandse verkopen.

Verkoop je aan ondernemers in het buitenland? Dan moet je hiervoor bewijs verzamelen. Als het namelijk blijkt dat je het 0%-tarief in rekening hebt gebracht, maar je klant blijkt uiteindelijk geen btw-aangifte te doen in het eigen land, dan krijg je een naheffingsaanslag. Dan moet je dus alsnog de btw betalen over de goederen die je zonder btw hebt geleverd. Je moet dus kunnen aantonen dat je klant btw-aangifte doet in eigen land. Dit kun je doen door het verzamelen en bewaren van:

• De factuur;
• Het betalingsbewijs;
• Het btw-identificatienummer van de klant.

Ook moet je kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd. Dit kun je aantonen door bijvoorbeeld de volgende documenten:

• De polis van een vervoerverzekering;
• Een kopie van de vrachtbrief;
• Een vervoersverklaring (als de klant bijvoorbeeld de producten bij u ophaalt).

Natuurlijk heeft het leveren van diensten en goederen in het buitenland ook invloed op je btw-aangifte in Nederland. De omzet die je hebt over de geleverde producten moet je vermelden in de btw-aangifte ook als je de btw hebt verlegd of het 0%-tarief heeft gehanteerd. Heb je in het buitenland ook aangifte moeten doen? Dan mag je de btw aftrekken die je in dat land in rekening is gebracht.

Naast de btw-aangifte moet je, als je intracommunautaire leveringen heeft verricht, de opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties) doen. Op deze opgaaf vul je alle intracommunautaire leveringen en diensten (ook fictieve) in die je hebt geleverd aan klanten die in een ander EU-land de btw-aangifte moeten doen. De leveringen en diensten die je op de opgaaf ICP vermelt moeten overeenkomen met het bedrag dat je invult in rubriek 3b van de btw-aangifte. Je kunt deze opgave op verschillende momenten doen. Meer informatie daarover vind je hier.

Je neemt goederen en/of diensten af binnen de EU

In de meeste gevallen is het zo dat als je goederen of diensten afneemt binnen Europa, deze met een 0%-tarief bij je in rekening worden gebracht. Hierover heb je dus nog geen btw betaald. Dit wordt ook wel intracommunautaire verwerving genoemd.

Je moet in dit geval zelf de btw berekenen en deze vermelden op de btw-aangifte. Om de btw te bereken, moet je eerst bepalen onder welk Nederlands btw-tarief de goederen en diensten vallen. Dit kun je hier vinden. Dit btw-tarief moet je vervolgens gebruiken om de verkoopprijs mee te vermenigvuldigen. De uitkomst hiervan is de btw die u aangeeft op de aangifte.

Het kan in sommige gevallen ook zo zijn dat je goederen of diensten afneemt die je in een vreemde valuta zijn gerekend. In dit geval moet je het bedrag omrekenen naar euro’s, zodat je ook deze op de aangifte kunt vermelden.

In welk tijdvak je aangifte moet doen is afhankelijk van of je goederen of diensten afneemt. Neem je goederen af? Hanteer dan de factuurdatum, ook al ontvang je de goederen eerder. Ontvang je de factuur na de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin er is geleverd? Dan moet je uitgaan van deze 15e dag (dit geldt ook voor de wisselkoers bepaling). Een voorbeeld:

Je heeft voor €20.000 aan goederen besteld bij Ageras GmbH. Je ontvangt de goederen op 1 maart 2021. De bijbehorende factuur ontvangt je echter pas op 12 mei. In dit geval moet je uitgaan van 15 april voor het tijdvak van de aangifte en voor de bepaling van de wisselkoers.

Bij intracommunautaire diensten maakt je gebruik van het tijdvak waarin de dienst aan je is geleverd. Voor andere diensten gebruik je bovenstaand voorbeeld.

Je hoeft geen btw-aangifte te doen als je:

• Een ondernemer bent die uitsluitend vrijgestelde prestaties levert;
• Een ondernemer bent die gebruikmaakt van de landbouwregeling; of
• Een rechtspersoon bent die geen ondernemer is.

Wat je in dit geval moet doen, lees je hier. Daarnaast zijn er nog andere uitzonderingen waar je rekening mee moet houden.

Als je btw hebt betaald in een ander land, maar daar geen btw-aangifte hoeft te doen, dan kun je deze btw terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst.  

De Brexit: gevolgen voor Nederlandse Ondernemers

Sinds het akkoord van de Brexit is er geen vrij verkeer meer van goederen en personen tussen de EU en het VK. De EU en het VK hebben een handelsakkoord bereikt over een nieuw partnerschap. De nieuwe regels voor reizen en zakendoen zijn ingegaan sinds 1 januari 2021. 

Rekening houden met douaneformaliteiten

Sinds 1 januari 2022 krijg je te maken met strengere douane-eisen. Op de site van GOV.UK staat hoe de Britse overheid de nieuwe importregels en grenscontroles stapgewijs invoert. 

Hoe kan Ageras je helpen?

Zoals je misschien wel hebt gemerkt zitten er dus een flink aantal regels en uitzonderingen verbonden aan het zakendoen binnen Europa. Het is dus gemakkelijk om fouten te maken in de administratie of de btw-aangifte. Wij raden je dus aan om een goede boekhouder, accountant of belastingadviseur in te schakelen die ervaring heeft met deze werkzaamheden. Zo weet je zeker dat alles goed geregeld is en word je niet verrast door nare naheffingen.

In ons netwerk hebben wij een heleboel partners die over de benodigde expertise beschikken. Deze willen je graag helpen met het verzorgen van de administratie en het verder laten groeien van je onderneming. Je kunt via de onderstaande groene knop gratis en vrijblijvend 3 offertes ontvangen van potentiële experts die je willen helpen. Wij zullen ook nog even contact met je opnemen, zodat we de perfecte match voor je kunnen vinden.

Vraag hier je offertes aan