Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Als ondernemer kun je er niet onderuit dat je btw moet afdragen aan de blauwe-enveloppen-leverancier. Het liefst weet je van tevoren hoeveel je ongeveer moet betalen. Zo kom je niet voor vervelende verrassingen te staan. Dat vraagt om één ding: de juiste formule voor btw berekenen kennen én belangrijke aandachtspunten in je achterhoofd houden. Dit is waar je op moet letten om de btw te berekenen.

1. Ken de btw-percentages

Misschien ken je de btw-percentages al uit je hoofd. Zo niet, dan een kleine opfrisser. Als ondernemer kun je te maken krijgen met drie btw-percentages:

 

  1. Het hoge btw-tarief: 21% (het standaardtarief voor ondernemers)

  2. Het verlaagde tarief: 9% (voor specifieke branches, zoals voedingsmiddelen)

  3. Vrijstelling van btw: 0% (bijvoorbeeld als je onder de Kleineondernemersregeling valt)

 

De meeste ondernemers vallen onder het hoge btw-tarief. Zij moeten dus 21% btw afdragen. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor specifieke diensten en branches. Denk aan reparaties van fietsen, kappersdiensten, de verkoop van voedingsmiddelen of het verkopen of verhuren van boeken. Op de site van de Belastingdienst kun je zien of dit verlaagde tarief voor jouw diensten geldt.

 

2. Check of je onder de Kleineondernemersregeling valt

 

Is jouw jaaromzet niet méér dan € 20.000 in een kalenderjaar? Dan kun je misschien gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (kortweg KOR). Je bent dan vrijgesteld van btw en hoeft dus geen btw te berekenen aan je klanten. Aangezien je geen btw ontvangt, hoef je ook niets af te dragen. Sterker nog: je hoeft zelfs geen btw-aangifte te doen.

 Houd er wel rekening mee dat je bij de Kleineondernemersregeling ook geen btw mag terugvragen over gemaakte kosten. 

Je kunt er vrijwillig voor kiezen om aan de KOR mee te doen. Aanmelden voor deze regeling doe je online via de Belastingdienst. Maar er kleven wel wat voor- en nadelen aan. Maak dus een goede afweging. Of – nog beter – laat een financieel specialist je adviseren.

 

3. Gebruik het factuur- of kasstelsel om de btw te berekenen

Als zzp’er kun je op twee manieren de btw berekenen: via het factuurstelsel of het kasstelsel.

Het factuurstelsel betekent dat je alle verstuurde facturen meeneemt bij het bepalen van het btw-bedrag. Dus ook de facturen waarvoor je nog geen betaling hebt ontvangen. Een nadeel daarvan is dat je al btw afdraagt over bedragen die je nog niet binnen hebt. 

Bij het kasstelsel baseer je je op alle betalingen die je hebt ontvangen in het afgelopen kwartaal. Je draagt dus alleen btw af over facturen die al zijn betaald. Dit stelsel mag je niet zomaar gebruiken. Hiervoor moet je eerst toestemming van de Belastingdienst krijgen.

 

4. Houd rekening met verleggingsregelingen

 

Heb je buitenlandse klanten? Dan moet je de btw verleggen naar de klant. Je rekent dan geen btw over de factuur; de klant moet die btw in zijn eigen land betalen. Ook bij klanten in Nederland kan btw verleggen nodig zijn. Dat geldt bijvoorbeeld als jij onderaannemer bent in een project. 

 

5. Vergeet btw-vrijstellingen niet

 

Sommige branches of diensten zijn vrijgesteld van btw. In dat geval hoef je dus geen btw aan klanten te berekenen en hoef je ook geen btw af te dragen aan de Belastingdienst. 

 

  • Ontvang je fooi en werk je in een branche waarin fooi gebruikelijk is (bijvoorbeeld de horeca)? Dan hoef je daarover niets af te dragen.
  • Zijn er spullen gestolen uit je bedrijf? Je hoeft geen btw te betalen over spullen die je door diefstal niet kon verkopen. Bij een greep uit de kassa ben je wel verplicht om btw te betalen.
  • De verkoop of verhuur van onroerende zaken is vaak vrijgesteld van btw. Maar juich niet te vroeg: er gelden enkele voorwaarden en uitzonderingen. 

 

6. Vraag de voorbelasting terug

 

Over de kosten die je hebt gemaakt voor je bedrijf, mag je de btw terugvragen. Heb je bijvoorbeeld een boekhouder? Dan mag je de betaalde btw voor de boekhouder aftrekken van de btw die je over je omzet moet betalen. 

 

Zorg er wel voor dat je voor alle gemaakte kosten een geldige factuur met btw hebt. Dus ook voor bijvoorbeeld parkeerkosten of producten die je hebt gekocht. Vanzelfsprekend mag je alleen kosten aftrekken die zakelijk zijn. Voor een boek met ondernemerstips mag je de btw dus wel aftrekken; voor een leuke roman kan dat niet.

 

En dan: hoe bereken je de btw?

 

Heb je alle bonnetjes bij de hand, heb je de facturen opgezocht en zijn de btw-percentages helder? Dan kun je als volgt de btw berekenen:

 

  • Bereken het btw-bedrag per factuur. Neem voor elke factuur van het afgelopen kwartaal het factuurbedrag zonder btw. Vermenigvuldig dat met 0,21 of met 0,09 (afhankelijk van het btw-tarief). Dan weet je hoeveel btw je over de factuur moet afdragen. 
  • Tel alle btw-bedragen op voor de verstuurde facturen van het afgelopen kwartaal. Schrijf het totaalbedrag aan ontvangen btw op.
  • Tel ook alle factuurbedragen exclusief btw op en noteer het totaalbedrag.
  • Bepaal wat je zelf aan btw hebt betaald voor diensten en goederen in het afgelopen kwartaal. Tel de btw-bedragen op die facturen op. Dan weet je het bedrag aan voorbelasting.
  • Doe via Mijn Belastingdienst btw-aangifte. Geef hier het totale bedrag aan omzet op, het bedrag aan ontvangen btw en het bedrag dat je aan voorbelasting hebt betaald. 
  • Let op: vul ook de omzet in waarvoor btw is verlegd. Hier hoef je geen btw over af te dragen. Wel moet je een ICP-opgave indienen, waarin je aangeeft aan welk btw-nummer je de btw hebt verlegd.

     

Altijd zeker zijn van een kloppende btw-berekening?

 

Begint het je te duizelen met al die getallen, percentages en aandachtspunten? Bespaar jezelf dan de frustratie en het rekenwerk. Schakel een boekhouder of accountant in. Makkelijker kunnen we de administratie wel maken. Leuker ook. 

 

 

Vertel wat jij zoekt in een expert. Dan gaan wij op zoek naar een financieel expert die past bij je bedrijf. Vergelijk gratis 3 boekhouders of accountants en ontvang voor alle 3 een offerte. Zo kom jij eenvoudig tot de juiste financiële expert

Inhoud