Voor accountants, die meerdere klanten hebben en verspreid zijn over meerdere interne teams, is productiviteit een van de belangrijkste factoren voor succes.

Het vinden van manieren om productiviteit te verhogen is voornamelijk belangrijk wanneer accountants en boekhouders in de plaats van alledaagse verwerkingstaken meer een adviseursrol op zich nemen. Dit is ook van toepassing zodra men te maken krijgt met meer complexe fiscale zaken, waar het cruciaal is om efficiënt en effectief te zijn om de complexiteit onder de knie te krijgen.

Vind hier nieuwe klanten

Simpel gezegd - productiviteit betekent meer doen met minder geld. Het automatiseren van vaak terugkerende processen en taken is een manier om meer te bereiken met minder. Het verhogen van productiviteit is vaak het resultaat van dingen op een andere manier aanpakken.

Door uzelf te wijden aan het verhogen van de productiviteit zorgt u er automatisch voor dat u ook focust op uw echte prioriteiten. Nu het belastingseizoen vrijwel voorbij is, is dit het perfecte moment om te focussen op het verhogen van uw productiviteit en het verlagen van de werkdruk.

Om u een beetje op weg te helpen, hebben we 5 tips op een rijtje gezet die u vandaag nog kunt toepassen om de productiviteit te verhogen.

Horloge

1. Ga strategisch met uw tijd om

Zorg ervoor dat u uw tijd strategisch inplant. Makkelijker gezegd dan gedaan, toch? Bent u een echt ochtendmens? Zorg dan dat u die tijd blokkeert zodat u niet gestoord kunt worden en zo efficiënt complexe taken kunt uitvoeren. Gebruik deze tijd dus om de taken met de meeste prioriteit af te ronden. Taken die minder focus nodig hebben, kunt u in de middag aanpakken, wanneer u minder concentratie heeft.

Wees daarnaast serieus over het beschermen van uw tijd - of u uw agenda nou digitaal bijhoudt of op papier. Blokkeer blokken van uw tijd zodat u zeker weet dat u op bepaalde momenten niet gestoord wordt - zo kunt u uw prioriteiten aanpakken. Bewaak deze tijd en wees hier duidelijk over naar uw collega’s toe.

Zorg ook dat u geen dubbele afspraken inplant. Daarnaast is het verstandig om af en toe "nee" te zeggen tegen een bespreking of overleg. Heeft uw aanwezigheid voor u geen directe meerwaarde? Besteed uw waardevolle tijd dan aan iets anders.

2. Maak een geprioriteerde takenlijst

Voordat u naar uw overvolle inbox kijkt of verdwaalt in de dagelijkse sleur, is het een goed idee om eerst een takenlijst te maken en deze taken een prioriteit te geven. Zorg er ook voor dat u voor elke taak actie-items maakt - hoe gedetailleerder, hoe beter. Als een taak een deadline heeft, voeg deze dan toe aan uw agenda. Op deze manier kunt u efficiënt te werk gaan.

Daarnaast zijn er tegenwoordig veel apps die u kunnen helpen met het herdenken van uw takenlijsten. Denk bijvoorbeeld aan Wunderlist, Taskly, Todoist of Asana. Met deze online tools kunt u uw takenlijsten overal bereiken, aanpassen, maar ook delen met collega’s. Ideaal dus voor een efficiënte samenwerking.

Ook zijn zulke apps handig als braindump. Zo kunt u een backlog creëren met taken die nog uitgevoerd moeten worden, maar niet persé prioriteit hebben. Het bijhouden van andere ideeën en gedachten is ideaal en het voorkomt dat u op zoek moet naar die ene post-it waar u toevallig uw idee op had geschreven.

Vrouw die wacht op haar trein

3. Benut uw reistijd optimaal

Verminder de tijd die u doorbrengt in de auto en kies er vaker voor om met openbaar vervoer te reizen als dit mogelijk is. Zo kunt u uw tijd productiever doorbrengen. Een uur in de auto is verloren tijd, maar een uur in de trein kunt u efficiënt benutten door verschillende simpele werkzaamheden uit te voeren of uw inbox door te werken.

Moet u toch met de auto? Luister dan in plaats van naar de radio naar een relevante podcast. Zo raakt u geïnspireerd en krijgt u nieuwe ideeën waardoor u uw klanten nog beter kunt helpen. Ook kunt u ervoor kiezen om een audioboek op te zetten. Zo haalt u het meeste uit uw tijd in de  auto (én in die eventuele file!).

4. Versimpel de communicatie

Voorkom dat uw inbox volstroomt met e-mails met korte en simpele vragen en gebruik een “direct message” systeem zoals Slack. Met zulke programma’s kunt u snel een korte vraag stellen aan een collega, maar ook (video)bellen. Efficiënt dus!

Heeft u wel een volle inbox? Plan dan elke dag een vast moment (of twee) in waarop u uw e-mails doorspit. Zo voorkomt u dat u door e-mails continu gestoord wordt. Als iemand echt dringend antwoord nodig heeft, dan zal deze persoon hoogstwaarschijnlijk meteen de telefoon pakken. Een e-mail kan meestal wel even wachten.

5. Wees transparant

Zit iedereen in uw kantoor altijd op dezelfde pagina? Waarschijnlijk niet. Toch is het belangrijk dat teamleden duidelijkheid hebben omtrent de doelen van uw bedrijf én welke rollen zij spelen bij het bereiken van deze doelen. Is dit niet het geval? Dan is dat een recept voor verloren productiviteit. Communiceer dus helder en transparant over de te behalen doelen en iedereens rol hierin.

Wees ook eerlijk over taken die uitgevoerd worden die eigenlijk niet werken. Een van de meest kritische aspecten van efficiënt werken draait om het wegwerken van wat niet werkt voor uw kantoor. Maak een lijst van processen, hulpmiddelen, en gewoonten die niet voor u hebben gewerkt en probeer andere manieren te bedenken om deze te elimineren.

Hoe Ageras kan helpen met het verhogen van uw productiviteit

Met het online klantmanagementsysteem kunt u overzichtelijk en eenvoudig contact houden met al uw klanten. Ook kunt u efficiënt nieuwe klanten vinden, waardoor u geen tijd hoeft te steken in marketingactiviteiten. Zo kunt u uw focus houden op de werkzaamheden waar u goed in bent!

Ageras kan u helpen om nieuwe potentiële klanten te bereiken. Door middel van de verschillende opties op ons platform kunt u zich duidelijk onderscheiden van uw concurrenten. Maak een gratis demo-account aan op onze website en krijg toegang tot onze marktplaats vol klanten die op zoek zijn naar een nieuwe accountant. U kunt verschillende opdrachten bekijken en uzelf en uw kantoor aan de klant voorstellen. Probeer het vandaag nog!

Inhoud