Persberichten schrijven: 8 tips om meer media-aandacht te krijgen

Kan je bedrijf uitpakken met een gloednieuw product, een baanbrekend onderzoek, een bijzondere gebeurtenis, of iets helemaal anders? En wil je voor dit speciale moment toch wel wat media-aandacht genereren? Dan is dit jouw kans om een knallend persbericht te schrijven en naar journalisten te versturen.

Vind hier je boekhouder

Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Media journalisten hebben namelijk zowel een erg drukke agenda als een verzadigde inbox, boordevol persberichten van ondernemingen die hopen een felbegeerd plekje te bemachtigen in de krant of op de website. Een correspondent moet die stortvloed dus bliksemsnel kunnen verwerken en een groot aantal berichten lezen op korte tijd.

In dit artikel leer je nieuwe manieren hoe je een doeltreffend persbericht schrijft dat de aandacht van de verslaggever weet te grijpen én vast te houden, zodat je jouw grote nieuws de publiciteit geeft die het verdient en redt van eeuwige verbanning richting online prullenmand.

#1 Van welke doelgroep wil je de aandacht krijgen?

Wie is je lezer? Wil je met jouw boodschap aandacht krijgen van de media in een landelijke of regionale krant? Of hoop je dat jouw artikel viraal gaat op sociale media?

De antwoorden op deze vragen beïnvloeden jouw taalgebruik en invalshoek in de content. Voor een gespecialiseerd tijdschrift zul je bijv. gerust vaktaal mogen gebruiken, terwijl je dat voor een landelijk medium beter achterwege laat om zo een breder publiek aan te spreken (zie onder). 

Verduidelijk ook welk doel je bij deze lezers wilt bereiken. Wil je een toekomstig evenement promoten, correspondenten uitnodigen op een persconferentie, of de resultaten van een onderzoek voorstellen?

Streef je naar een tv-reportage? Geef de zender in kwestie dan een goede reden om een cameraploeg op te trommelen en zich naar jouw locatie te begeven. Indien je geen bijzondere beelden kunt garanderen, dan zullen zij zich wellicht de moeite besparen.

Neem de tijd om een opvallende titel te schrijven. Een doordeweekse kop als “Bedrijf X stelt nieuw project voor” laat je e-mail meteen in de vergetelheid verdrinken. Met een krachtige titel dwing je de redacteur om verder te lezen.

#2 Identificeer de nieuwswaarde

Soms is de verslaggeving het orgelpunt van een lang ontwikkelingsproces - denk bijv. aan een grootschalig wetenschappelijk onderzoek. Na zo’n lan ge aanloop kan het moeilijk zijn om de essentie van een nieuwsbericht te ontwaren en alle voorkennis los te laten; je bent immers - naar alle waarschijnlijkheid - nauw betrokken bij het hele gebeuren.

Focus dus op de “naakte” nieuwswaarde. Wat is het nieuws? Wat zou een buitenstaander interessant vinden aan deze gebeurtenis? Wat wil een redacteur hierover weten? Misschien is er wel een opvallend onderzoeksresultaat dat je als “kapstok” kunt gebruiken om de rest van het bericht aan op te hangen?

Stel jezelf de volgende vraag: hoe zou ik dit vertellen aan een goede vriend? Als we een leuk nieuwtje bekendmaken in onze kennissenkring, zetten we vaak instinctief en automatisch alle informatie in de juiste volgorde van belangrijkheid en relevantie.

#3 Begin met de aandachtspunten

Pr-professionals schrijven hun nieuwsberichten volgens de structuur van de omgekeerde piramide: de belangrijkste informatie staat bovenaan, verdere toelichting onderaan. Als je in jouw persbericht deze vertrouwde vorm en opbouw hanteert, maak je het voor de reporters gemakkelijk om de tekst razendsnel te scannen en te bepalen of hij waardevol is voor hun lezers.

Je intro of lead bevat alle essentiële informatie en moet de 5 W’s en 1 H beantwoorden: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe? Probeer deze alinea niet langer te maken dan 100 woorden.

De rest van het artikel biedt een plek aan minder vitale, maar nog steeds relevante informatie. Als men bij de eindredactie merkt dat er te weinig plaats is voor je volledige artikel, zal men namelijk altijd de tekst inkorten via het einde: de laatste alinea sneuvelt vaak als eerste.

#4 Vermijd reclametaal en jargon in het bericht

Met jouw berichtgeving wil je graag jouw bedrijf in een positief daglicht plaatsen, en dat maakt de tekst inherent subjectief. Toch moet je proberen om het nieuws neutraal te beschrijven en promotioneel taalgebruik te vermijden. Maar hoe pak je dat aan?

Beperk je tot de feiten: bewierook jouw organisatie of dienstverlening niet en trek vooral de lade met superlatieven niet open (“het beste product”, “een buitengewone service”, “een fantastisch initiatief”, etc.).

Vermeld ook zo weinig mogelijk namen van betrokken personen en organisaties (name-dropping); dit kan erg afleidend zijn en het ritme van de tekst verstoren - zeker in de eerste, cruciale alinea. Citaten bieden daarentegen een welkome stilistische afwisseling.

Vermijd jargon, want dat zal de lezer alleen maar afschrikken en verwarren - tenzij je natuurlijk mikt op een publicatie in een gespecialiseerd vakblad.

Vind hier je boekhouder

#5 Gebruik een vlotte en foutloze schrijfstijl

Hoe beter je tekst geschreven is, hoe groter de kans dat een krant of tijdschrift hem uiteindelijk oppikt en zal publiceren. Wanneer je je bezondigt aan een dt-fout of een tangconstructie, zal een correspondent dat meteen merken - en wellicht jouw bericht een stille dood laten sterven.

Hanteer simpele communicatie en schrijf in een directe en actieve taal, zonder passieve werkwoordsvormen, lange zinnen en herhalingen. Wees niet bang om hele stukken tekst te schrappen als die overbodige toevoegingen de kernboodschap vager maken. Maak je persbericht liefst niet langer dan een A4-pagina.

Zorg ervoor dat al jouw informatie duidelijk en correct is, en onmogelijk tot misverstanden kan leiden. Het eindresultaat moet een hapklare brok tekst zijn die de taal spreekt van het lezerspubliek.

Tevreden met je persbericht? Dat is het ideale moment om het te laten nalezen. Na talloze keren dezelfde woorden en paragrafen te doorploegen ontsnapt zelfs de meest flagrante flater namelijk aan je speurdersblik.

#6 Vergeet je contactgegevens niet

Voeg jouw contactgegevens toe onderaan het persbericht, maar houd beide onderdelen visueel gescheiden, bijv. met een stippellijn en door jouw contactinformatie in te leiden met “Noot voor de redactie”. Geef ook aan dat die personalia niet bedoeld zijn voor publicatie.

Dankzij die extra sectie weten geïnteresseerde alle media journalisten bij wie ze terechtkunnen voor meer informatie. Als je een telefoonnummer vermeldt, wees dan zeker dat er altijd iemand beschikbaar is om tijdens de werkuren oproepen te beantwoorden. Het zou zonde zijn als een nieuwsgierige reporter je opbelt met meer vragen en vervolgens niemand aan de lijn krijgt.

#7 Volg de e-mail etiquette

Is je persbericht klaar en nagelezen? Dan is het tijd om het wereldkundig te maken! Via het internet en colofons van kranten en magazines kun je eenvoudig e-mailadressen van journalisten terugvinden. Probeer om algemene “info@”- of "redactie@"-adressen te vermijden.

Begin je e-mails naar journalisten altijd persoonlijk: journalisten waarderen het dat je de moeite heeft gedaan om hun naam op te zoeken. Het onderwerpveld gebruik je dan weer voor een pakkende titel, die de lezer prikkelt om enkele kostbare minuten aan de e-mail te spenderen.

Vermeld ook zeker dat het om een persbericht gaat; anders denkt men misschien dat het een betaalde advertentie is, waardoor jouw e-mail bij de verkeerde afdeling belandt. Voeg ook de datum en plaats toe.

Wees voorzichtig met bijlagen: ellenlange onderzoeksrapporten, zware videobestanden en dito beeldmateriaal kunnen ertoe leiden dat jouw bericht tergend traag opent, en in sommige gevallen zelfs linea recta in de spamfolder verzeild raakt. Het is een beter idee om onderaan je tekst een link op te nemen, die de redacteur naar een website leidt met alle relevante documenten, video’s en foto’s.

Heb je jouw persbericht doorgestuurd? Geef het dan zeker een plekje op je website; eventueel kun je in de navigatiebar of het menu een knop “Persberichten” aanmaken. Verzamel al je persberichten, inclusief datum en ontvanger(s), ook in een aparte folder op je computer, zodat je ze steeds gemakkelijk kunt terugvinden.

Bonustip: Deel Groot Nieuws eerst intern en daarna in de media

Deze tip trapt wellicht een open deur in, maar je kunt op dit gebied niet voorzichtig genoeg zijn. Voordat je een belangrijk bericht deelt met de pers, moet jij je als bedrijfsleider ervan verzekeren dat alle werknemers op de hoogte zijn. Jouw personeel zal zich weinig betrokken en ronduit onbelangrijk voelen wanneer ze een bekendmaking over hun werkplek zelf moeten lezen in de krant of op tv zien.

Veel succes!