Boekhouding
Accountancy
Belastingadvies
Audits
Jaarrekening
Accountant
Woordenboek
Blog
Nieuwsbrief
Over Ageras
Contact
.png)
Het bijhouden van de financiën en boekhouding is essentieel voor het succes van elke onderneming. Het kan echter gebeuren dat je meer tijd besteedt aan het bijhouden van jouw boekhouding dan aan het runnen van je bedrijf. Een goede vraag om jezelf te stellen is: "Heb ik een boekhouder nodig?".
De ondernemersgeest groeit bij een doe-het-zelf-mentaliteit: doe alles zelf en geef geen cent uit tot het echt nodig is. Financiële hulp, zoals een boekhouder, is als starter bijzonder moeilijk te rechtvaardigen.
Maar met een groeiende onderneming kun je de boekhouding maar beperkt zelf doen.
Iedereen wil hulpmiddelen gebruiken die zijn bedrijf concurrerend en winstgevend kunnen maken. Eén van de belangrijkste instrumenten in jouw gereedschapskist is een boekhoudkundige dienst. Juridische zaken zouden door niemand anders dan een advocaat moeten worden gedaan en de boekhouding zou door niemand anders dan een boekhouder afgehandeld moeten worden.
Dus, heeft jouw bedrijf een boekhouder nodig? Laten we eens kijken naar een paar factoren die je kan overwegen bij het beantwoorden van die vraag.
Wat doet een boekhouder?
Het organiseren van financiële processen, het opstellen van financiële overzichten en het presenteren van gegevens voor toekomstig gebruik, zoals budgettering of fondsenwerving, zijn belangrijke verantwoordelijkheden van een boekhouder. Wanneer strategische analyse en prognoses prioriteiten worden, kunnen ze ook dienen als basis voor een sterker financieel team.
Bekwame boekhouders moeten in staat zijn om:
- Een grootboek bijhouden en alle boekhoudkundige gegevens vastleggen
- Jouw boekhouding afstemmen op het maandelijkse saldo die je van jouw financiële instellingen ontvangt en discrepanties corrigeren
- Betalingen aan leveranciers, financiële instellingen, etc. en crediteurenbeheer
- Facturen voor klanten voor te bereiden en beheer van debiteurenadministratie
- Bijhouden van de voorraadadministratie
- Opstellen van balansen, winst- en verliesrekeningen en andere financiële overzichten die de financiële gezondheid en trends laten zien
- Bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens voor jouw bedrijf om betere rapportage en analyse mogelijk te maken
- De loonlijst beheren indien nodig
- Ervoor zorgen dat alle belastingdocumenten zijn voorbereid voor het indienen van jouw aangifte
- Kennis omtrent staatswetten en -voorschriften te delen
Uiteindelijk houdt een boekhouder de boekhouding bij zodat jij of jouw accountant kan zien waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.
Wanneer heeft jouw bedrijf een boekhouder nodig?
Het bijhouden van grote hoeveelheden transacties kan tijdrovend zijn voor groeiende ondernemers.
Als jouw bedrijf één van de volgende punten bereikt, kan je de hulp van een boekhouder goed gebruiken:
Als jouw boekhouding nooit up-to-date is
Als jouw boekhouding achterloopt, weerspiegelen je boeken niet de werkelijke financiële situatie. Als gevolg daarvan kan het moeilijk zijn om inzicht te krijgen in de cashflow en de gezondheid van jouw bedrijf te meten.
Zonder bijgewerkte boeken weet je niet wat je verdient en welke stappen je moet nemen om de inkomsten te verhogen.
Plus, als jouw boekhouding niet op orde is, moet je tijdens het belastingseizoen veel ordenen, waardoor een toch al stressvolle tijd nog uitdagender wordt dan wanneer je de juiste belastingvoorbereiding getroffen hebt.
Als je een boekhouder inhuurt, kan je maandelijkse financiële overzichten verwachten, zodat je weet waar jouw geld naartoe gaat.
Als jouw verkoop is gestegen, maar jouw winst niet
Het maakt niet uit hoe hard je werkt om nieuwe opdrachten binnen te halen en jouw klanten tevreden te houden, als er niet meer geld overblijft op de bottom line.
Het is een teken dat je jouw winstmarges moet verhogen als jouw inkomsten stijgen, maar jouw bottom line niet. Een boekhouder kan belastingklare financiële overzichten leveren die je helpen te bepalen waar je kosten moet besparen, zodat jouw bedrijf winstgevender kan worden.
Als jouw cashflow onvoorspelbaar is
Heb je ooit het gevoel gehad dat er geld van klanten jouw kant op kwam, maar dat je niet zeker wist hoeveel het zou zijn of wanneer het zou arriveren?
Wanneer het tijd is om freelancers of aannemers te betalen, sta je dan met lege handen?
Dit is waarom je cash flow statements nodig heeft. Het kasstroomoverzicht / cashflow laat zien hoeveel geld andere mensen je verschuldigd zijn en hoeveel geld je andere mensen verschuldigd bent.
Elke maand kan jouw boekhouder je helpen een update van jouw cashflow te krijgen.
Als jouw doe-het-zelf boekhouding meer tijd in beslag neemt dan jij je kan veroorloven
Zorg ervoor dat je jouw persoonlijke tijd niet als vanzelfsprekend beschouwt. Overwerk veroorzaakt niet alleen een burn-out, het kost ook geld per minuut.
Begin met bij te houden hoeveel tijd je elke week aan jouw boekhouding besteedt. Bereken de waarde van jouw tijd en bepaal dan hoeveel "euro’s" je elke maand aan boekhouden besteedt.
Vergeleken met professioneel boekhouden is jouw "salaris" als boekhouder laag. Wanneer je de tijd die je besteedt aan het boekhouden behandelt als werkelijke uitgave in contanten, weet je beter of je ermee door moet gaan.
Wat kan een boekhouder voor jouw onderneming doen?
Moderne boekhouders kunnen een groot aantal taken uitvoeren, waaronder het bijhouden van de boeken. Hun taken kunnen sterk variëren, afhankelijk van het bedrijf waarmee ze werken.
Hieronder volgen enkele van de taken van een boekhouder die jouw bedrijf zullen helpen soepel te draaien:
Dag tot dag beheer van de boekhouding
Jouw boekhouder kan toezicht houden op alle transacties van de rekeningen op naam van jouw bedrijf op een dagelijkse basis. Met software die de verkopen en aankopen bij houden, is het veel gemakkelijker voor een boekhouder om jouw cashflow in de gaten te houden.
Dit bespaart ook tijd bij het invoeren van gegevens.
Bijhouden van bijgewerkte en nauwkeurige gegevens
Een boekhouder zorgt ervoor dat al jouw bedrijfsgegevens up-to-date zijn. Bovendien is het hun taak om eventuele afwijkingen tussen de boeken en jouw bedrijfsrekeningen op te sporen, zodat je deze zo snel mogelijk kunt oplossen.
Beheer de crediteuren- en debiteurenadministratie
De boekhouder van jouw onderneming verricht meestal de betalingen namens jou. Uitgaven, facturen van leveranciers en kleine bedragen kunnen allemaal op deze manier worden betaald.
Een van de andere verantwoordelijkheden van een boekhouder is het opstellen en versturen van facturen naar jouw klanten, zodat je betalingen op tijd kunt ontvangen. Het beheren van debiteuren grootboeken en het opvolgen van late betalingen zal ook de verantwoordelijkheid van een boekhouder zijn.
Voorbereiden van financiële overzichten
Een boekhouder zal ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een aantal belangrijke financiële overzichten voor kleine bedrijven. Winst-en verliesrekeningen, balansen, en cash flow statements zijn voorbeelden.
Deze financiële overzichten laten zien wat het resultaat is van een bedrijf, de operationele kosten, activa en passiva, en de in- en uitstroom van geldmiddelen.
Loonlijst verwerken
Er zijn veel diensten die boekhouders kunnen leveren. Sommigen voeren salarisadministraties en andere HR-taken uit voor kleine bedrijven. Het assisteren van bedrijven bij het verwerken van loonstrookjes en belastingafdrachten voor hun werknemers kan een van deze diensten zijn.
Hoeveel kost een boekhouder?
De kosten van een boekhouder voor een klein bedrijf zijn afhankelijk van vele factoren. Het aantal maandelijkse transacties, het aantal werknemers en hoe de loonlijst wordt verwerkt, het aantal onkostenrekeningen, creditcards, facturen die moeten worden verzonden, rekeningen die moeten worden betaald, het aantal balansen dat moet worden gereconcilieerd, enzovoort. Naast deze basis boekhoudkundige activiteiten, zullen jouw kosten ook worden beïnvloed door hoe de boekhoudkundige systemen, beleid, procedures, en rapportage behoeften zijn opgezet en beheerd.
De prijzen van parttime boekhouders kunnen sterk variëren. Afhankelijk van de functieomschrijving en de locatie, liggen interne, parttime tarieven gemiddeld rond de €20/uur.
Afhankelijk van het aantal transacties en de complexiteit van de diensten, kan het uitbesteden van je boekhouding je tussen de €500 en €2500 per maand kosten. Een van de voordelen van outsourcing is dat je de diensten die je ontvangt kunt aanpassen aan jouw behoeften op het gebied van boekhouding.
Veel ondernemingen maken zich zorgen over outsourcing, omdat zij niet begrijpen hoe het werkt. Met de technologische vooruitgang van vandaag is uitbesteding nog nooit zo gemakkelijk geweest. De voordelen van het uitbesteden van boekhouding zijn dat het efficiënter is en minder kost dan het inhuren van een interne boekhouder.
Heb ik een Boekhouder nodig, of een Accountant?
In feite, is het een strikvraag. Misschien heb je beide nodig.
Het is vergelijkbaar met het inhuren van zowel een timmerman als een architect bij het bouwen van een huis.
Boekhouders kunnen het totaalplaatje van jouw financiële situatie analyseren en strategisch advies geven. De accountant bereid belangrijke financiële documenten voor, zoals een winst-en-verliesrekening, indien nodig, en dient de belastingaangiften van een bedrijf in.
Accountantskantoren kunnen ook fungeren als uitbestede Chief Financial Officers, die ondernemers adviseren over financiële strategieën, zoals het veiligstellen van een kredietlijn tegen vorderingen voor nieuwe producten wanneer het belastingseizoen ten einde loopt.
Een boekhouder, aan de andere kant, behandelt de dagelijkse taken van de financiële afdeling van een bedrijf. Hij zorgt ervoor dat nieuwe werknemers al het vereiste papierwerk invullen, facturen indienen en opvolgen, en de rekeningen betalen. Boekhouders houden ook de bedrijfsuitgaven bij, zodat alle kosten correct worden ingevoerd - en geregistreerd - in software, zodat het bedrijf klaar is voor de belastingstijd, samen met het indienen van eventuele andere rapporten aan crediteuren of investeerders.
Wanneer het inhuren van een boekhouder de juiste keuze is
Om succesvol te zijn als eigenaar van een bedrijf, moet je strategisch kunnen denken. Als je geen boekhouder inhuurt, beschik je niet over de informatie of de tijd die je nodig hebt om jouw strategie te plannen. Het geld dat je uitgeeft aan een boekhouder is goed besteed wanneer je iemand heeft die zich toelegt op het bijhouden van jouw administratie en je voorzien van cash management.
Als eigenaar van een onderneming heb je het natuurlijk zo druk dat je geen tijd hebt om aandacht te besteden aan jouw administratie en waar jouw geld naartoe gaat. Met een minimaal maandelijks bedrag kan je trends op papier zien, zodat je problemen kan aanpakken voordat ze ernstig worden.
Een boekhouder zal waarschijnlijk maar een paar uur per week nodig zijn als je een klein aantal werknemers hebt. Je zal slechts € 30 tot € 40 per uur hoeven te betalen voor een ervaren boekhouder op contractbasis. Sommige bedrijven rekenen een minimum van € 100 tot € 150 per maand voor hun diensten. De beste optie voor jou kan zijn om een part-time professional in te huren of om een dienstverlener in te huren.
Als het gaat om de vraag "Heeft mijn bedrijf een boekhouder nodig?" is het antwoord hoogstwaarschijnlijk ja.
Hoe je de juiste boekhouder voor jouw bedrijf kunt inhuren
Wanneer je op zoek bent naar een lokale boekhouder, is het meestal een kwestie van Googelen om te zien welke boekhouders er in de omgeving zijn, en vervolgens jouw huiswerk maken om te bepalen welke het beste bij jouw bedrijf past. Het is gebruikelijk om referenties van soortgelijke klanten te vragen, zodat je een eerlijke indruk krijgt van hoe het is om met hen te werken.
Er is geen reden om een fulltime, boekhouder in dienst te nemen, tenzij jouw bedrijf meer dan dertig werknemers heeft of meer dan een miljoen euro omzet.
Je hebt dus drie opties: een freelancer inhuren, samenwerken met een boekhoudkantoor, of gebruikmaken van een oplossing voor boekhouden op afstand. Elke aanpak heeft zijn voor- en nadelen.
Het kiezen van een freelance boekhouder is de meest betaalbare optie als jouw financiën eenvoudig zijn en je het niet erg vindt dat jouw boekhouder niet altijd beschikbaar is.
Boekhoudkantoren hebben meerdere boekhouders onder één dak werken. Een boekhoudkantoor is een slimme keuze als jij je zorgen maakt over het feit dat je niet elke dag op iemand kunt rekenen.
Online boekhoudoplossingen maken gebruik van cloud-gebaseerde software om je te verbinden met een team van boekhouders die jouw boekhouding voor je afhandelen. Het automatiseren van het meeste handmatige werk maakt het betaalbaarder dan een full-service boekhoudkantoor. Voor kleine bedrijven die niet met veel geld werken, is dit een prima optie.
Je bent op weg om jouw bedrijf beter te begrijpen en een koers uit te stippelen voor toekomstige groei wanneer je de juiste boekhouder inhuurt.
Hier zijn de services die een boekhouder of softwareoplossing voor boekhouden je moet bieden als je klaar bent om te beginnen.
Beschikbaarheid
Het is belangrijk dat je snel contact kunt opnemen met jouw boekhouder en een behulpzaam antwoord krijgt. Overweeg van dienst te veranderen als jouw boekhouder er te lang over doet om e-mails te beantwoorden, of op vakantie gaat zonder je daarvan op de hoogte te stellen.
Duidelijke, eenvoudige communicatie
Naast het kunnen communiceren met accountants en andere boekhouders, moeten boekhouders een menselijk, alledaags perspectief hebben. Jargon mag een gesprek nooit zo overspoelen dat je niet meer kunt begrijpen wat er wordt gezegd. Jouw boekhouder moet in staat zijn jouw zaken uit te leggen in een taal die je begrijpt.
Hoge beveiligingsnormen
In het geval van een cyberaanval zal zelfs de beste boekhouder ter wereld zijn werk niet meer kunnen doen als zijn computer - en de financiële gegevens van jouw bedrijf - offline worden gehaald. Jouw boekhouder moet kunnen bevestigen dat de belangrijkste beveiligingsmaatregelen zijn genomen.
Wat gebeurt er als jouw bedrijf geen boekhouder inhuurt?
Ervoor kiezen geen boekhouder in dienst te nemen zal niet leiden tot het einde van de wereld. Je kan echter wel jouw financieringsmogelijkheden beperken, kostbare fouten maken bij de prijsstelling of verkeerde beslissingen nemen op basis van ontoereikende informatie.
Het kan moeilijk, zo niet onmogelijk, zijn om te zien waar jouw bedrijf heen gaat zonder een nauwkeurige financiële administratie. Een boekhouder is getraind om kleine fouten op te sporen die grote problemen kunnen veroorzaken, zoals een tekort aan liquide middelen.
Bovendien zijn ze bekend met de inkomsten en uitgaven van jouw bedrijf, zodat het eenvoudig is om facturen bij te houden, voorraden te betalen en alles elk jaar op elkaar af te stemmen.
Hulp bij de boekhouding van jouw bedrijf
Een dag bestaat maar uit zoveel uur, het beheren van tijd is een veel voorkomende reden om een boekhouder in te huren. Een taak zoals het registreren van de dagelijkse cashflow van je onderneming kan bijvoorbeeld flink wat tijd in beslag nemen.
De primaire verantwoordelijkheid van een boekhouder is het beheren van de boeken van de onderneming, terwijl jij je concentreert op de groei en het verdienen van geld. Door een boekhouder in te huren, laat je een professionals jouw dagelijkse boekhouding afhandelen.
.png)
Een boekhouder nodig?
Het vinden van de juiste boekhouder is nog nooit zo eenvoudig geweest. In slechts 5 minuten maken we kennis met jou, jouw bedrijf en het soort hulp dat je zoekt.
