Een werknemer ontslaan: hoe doe ik dat?

Het ontslag van een werknemer is voor elke werkgever een vervelende taak - wat de reden voor het ontslag ook is. Soms kan het relatief eenvoudig zijn om afscheid te nemen van een werknemer, in andere gevallen kan het een lang en pijnlijk proces zijn. Een ding is in ieder geval zeker: een goede voorbereiding kan een wereld van verschil maken.

Ontvang hulp bij uw salarisadministratie

Wanneer mag ik een werknemer ontslaan?

Sinds 2015 is het in Nederland een stuk moeilijker geworden om personeel te ontslaan. Dit heeft te maken met de invoering van de Wet werk en zekerheid (Wwz). Deze wet heeft verschillende doelen, waaronder het versterken van de positie van flexwerkers op de arbeidsmarkt. Dit heeft geleid tot de zogenoemde ketenbepaling, waardoor werknemers na 3 tijdelijke contracten of na een periode van twee jaar recht hebben op een vast contract. Daarnaast zijn de regels rondom de proefperiodes en het concurrentiebeding in een tijdelijk contract gewijzigd.

Deze wet heeft ook invloed op de manier waarop u een werknemer kunt ontslaan. Zo is de ontslagroute nu afhankelijk van de reden van het ontslag. De mogelijke grondslagen voor ontslag worden later in dit artikel uitgebreid besproken.

De invoering van de wet heeft ook geresulteerd in een recht op transitievergoeding. Werknemers die na twee jaar dienstverband (onvrijwillig) uit dienst treden hebben recht op een transitievergoeding. Het bedrag van de transitievergoeding is maximaal €79.000, tenzij uw jaarsalaris hoger is - dan is de transitievergoeding maximaal 1 bruto jaarsalaris. Een werknemer die terecht op staande voet is ontslagen heeft geen recht op een transitievergoeding. De manier waarop u de transitievergoeding moet berekenen is vastgelegd in de wet.

Er zijn verschillende redenen om een werknemer te ontslaan. In dit artikel behandelen we de vijf meest voorkomende:

1. Ontslag bij disfunctioneren

De meest voorkomende reden voor ontslag is disfunctioneren. Als een werknemer disfunctioneert, dan houdt dit in dat hij de werkzaamheden waarvoor hij is aangenomen niet naar behoren uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld komen door het niet halen van targets, meermaals te laat komen, niet opvolgen van aanwijzingen of het slecht voorbereiden van het werk. Het is dus belangrijk dat de functie waarin uw medewerker actief is een duidelijke functiebeschrijving heeft. Zo kunt u aan de rechter makkelijker aantonen dat er sprake is van disfunctioneren. Een werknemer kan ook disfunctioneren als zijn houding tegenover de klanten of andere collega’s onacceptabel is of als het karakter van de werknemer niet past in de organisatie. Ontslag vanwege disfunctioneren moet u aanvragen bij de kantonrechter.

Om een werknemer vanwege disfunctioneren te ontslaan moet u aan 6 wettelijke voorwaarden voldoen:

1. U moet kunnen aantonen dat er sprake is van disfunctioneren. Dit kan bijvoorbeeld door functioneringsverslagen of e-mails.
2. Het niet functioneren van een werknemer is niet te wijten aan ziekte of een ander gebrek.
3. U moet kunnen aantonen dat u de werknemer tijdig op de hoogte heeft gebracht over het disfunctioneren. U moet de werknemer namelijk de kans geven om het functioneren te verbeteren (denk hierbij aan een reële termijn) en concreet aangeven wat er moet verbeteren.
4. Het is niet genoeg om de werknemer alleen mede te delen dat u ontevreden bent over het functioneren. Het wordt van de werkgever verwacht dat deze serieus en actief het functioneren van de werknemer probeert te verbeteren (bijvoorbeeld door een verbetertraject). Dit kan soms dus ook inhouden dat u extra coaching of scholing moet aanbieden.
5. Deze eis is vergelijkbaar met de bovenstaande. U moet als werkgever kunnen aantonen dat het disfunctioneren niet het gevolg is van een gebrek aan scholing of aandacht.
6. De werkgever moet kunnen verdedigen dat er geen andere plek of functie beschikbaar is voor de werknemer.

2. Ontslag bij een verstoorde arbeidsrelatie

Als u wegens omstandigheden niet meer door één deur kunt met een van uw werknemers, dan kunt u ontslag aanvragen bij de kantonrechter wegens een verstoorde arbeidsrelatie. Verstoorde arbeidsrelaties kunnen ontstaan door botsende karakters, een vertrouwensbreuk wegens niet toegewezen ontslag (op staande voet) of doordat u een werknemer een langere periode op non-actief heeft gezet.

Net als bij ontslag wegens disfunctioneren zal u in het algemeen aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen voordat u een medewerker met deze grondslag kunt ontslaan:

1. U moet kunnen aantonen dat de arbeidsrelatie onherstelbaar verstoord is.
2. U moet kunnen aantonen dat u verschillende pogingen heeft gedaan om de relatie te herstellen.
3. U moet kunnen aantonen dat de verstoring ernstig en langdurig is.

Het nadeel van ontslag wegens een verstoorde arbeidsrelatie is dat er vaak een hogere transitievergoeding betaald moet worden dan bij ontslag wegens disfunctioneren. Dit gebeurt wanneer de kantonrechter van mening is dat de werkgever (deels) verantwoordelijk is voor het conflict. In dit geval moet de werkgever dan vaak een transitievergoeding betalen op basis van een correctiefactor van maximaal 2. Als er sprake is van een “neutrale” ontbinding dan is deze factor 1. Als de rechter u dus als verantwoordelijk beschouwt, kan dit financieel gezien negatief voor u uitpakken.  

Ook in dit geval is het een goed idee om een ontslagdossier op te stellen. Dit kan uw positie verdedigen tegenover de kantonrechter.

3. Ontslag op staande voet

Soms kan het zo zijn dat er een incident plaatsvindt waardoor u een werknemer direct wilt ontslaan. Dit kan echter alleen in bijzondere gevallen en er zijn flink wat voorwaarden waaraan voldaan moet worden voor u een werknemer op deze manier mag ontslaan. Het is goed om u hierover in te lezen, want als de rechter oordeelt dat u de medewerker onterecht op staande voet heeft ontslagen kan dit financieel gezien slecht voor u uitpakken.

Als een werknemer het niet eens is met zijn ontslag, kan hij met een gerechtelijke procedure proberen het ontslag terug te draaien. Aangezien de gevolgen voor een werknemer bij ontslag op staande voet vrij heftig zijn (geen transitievergoeding, geen recht op WW-uitkering) zal een rechter niet snel accepteren dat het ontslag terecht is.

De rechter zal tijdens de gerechtelijke procedure kijken naar de volgende zaken:

1. Of er sprake is van een dringende reden; (bijvoorbeeld diefstal, dronkenschap, fraude)
2. Of deze dringende reden aan de werknemer is meegedeeld, (mondeling én schriftelijk, duidelijk onderbouwd met argumenten) en;
3. Of het ontslag onverwijld gegeven is (u moet direct handelen - niet een week wachten).

Let op: als u niet zeker weet of er sprake is van een dringende reden kunt u de betrokken werknemer tijdelijk op non-actief zetten terwijl u onderzoek doet. Het is echter wel zo dat hoe langer u wacht met het ontslag, hoe kleiner de kans is dat u door de rechter in het gelijk wordt gebracht.

4. Ontslag met wederzijds goedvinden

Zoals de naam al aangeeft, is deze vorm van ontslag het resultaat van een beslissing die u samen met de werknemer neemt. U bepaalt hierbij onderling de voorwaarden van het beëindigen van het dienstverband. Dit is voor zowel u als werkgever als uw werknemer de fijnste ontslagprocedure (in zoverre deze fijn kan zijn). U kunt op deze wijze namelijk op een degelijke en zakelijke manier afscheid nemen, zonder dat er een emotioneel belastende en soms dure ontslagprocedure bij komt kijken.

Als werkgever bent u verantwoordelijk om uw medewerker op de hoogte te brengen van alle gevolgen van het ontslag én vast te stellen of de medewerker echt afscheid wil nemen van uw onderneming. Het is een goed idee om hiervoor een bedenkperiode in te lassen. Daarnaast is het aan te raden dat beide kanten van de tafel juridische steun of advies zoeken. Als u het beiden eens bent met het ontslag moet uw werknemer eenduidig en ondubbelzinnig instemmen met het ontslag.

De afspraken die u met uw werknemer maakt neemt u op in een vaststellingsovereenkomst (ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd). In deze overeenkomst wordt bijvoorbeeld de einddatum van het contract vastgelegd, de hoogte van de ontslagvergoeding, en dergelijke zaken.

5. Collectief ontslag

Soms kan het zo zijn dat u als werkgever in een keer helaas van een heleboel medewerkers afscheid moet nemen. Als u in een periode van 3 maanden meer dan 20 werknemers ontslaat, ongeacht de manier waarop, dan is er sprake van collectief ontslag. Deze vorm van ontslag heeft vaak te maken met bedrijfseconomische redenen.

Als dit het geval is, dan ontstaan er voor u een aantal extra verplichtingen. U moet namelijk een schriftelijke melding doen bij het UWV van het geplande collectief ontslag. Daarnaast moet u ook de betrokken vakbonden informeren over het collectief ontslag. Vaak moet u hierdoor in de praktijk zorgen voor een sociaal plan. Ook de ondernemingsraad moet op de hoogte zijn. Pas daarna kan het UWV de ontslagaanvraag in behandeling nemen.

In sommige gevallen kunt u ook medewerkers ontslaan wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. Hiervoor heeft u ook een ontslagvergunning nodig van het UWV.