De administratie: Wat je moet weten en 3 tips

Navigatie:
Waarom is een goede administratie belangrijk?
Waar moet je beginnen met de financiële administratie?
Waaruit moet je administratie bestaan?
Hoelang moet je je administratie bewaren?
Je financiële administratie op orde krijgen

Een fenomeen waar geen enkele ondernemer onderuit komt, de administratie. Een taak waar je liever niet aan denkt of mee bezig bent. Het kost namelijk veel (waardevolle) tijd en vaak zie je door de bomen het bos niet meer. 

Waarom is een goede administratie belangrijk?

Voor elke ondernemer geldt de bewaarplicht. Dit betekent dat je wettelijk verplicht bent om je administratie bij te houden en te bewaren voor mogelijke belastingcontroles. Ook is de administratie nodig voor de periodieke btw-aangifte. De administratie is dus niet alleen verplicht, een goede administratie draagt daarnaast ook bij aan het succes van je bedrijf. Je maakt zo inzichtelijk hoe je bedrijf er financieel voor staat. 

Waar moet je beginnen met je financiële administratie?

Begin je voor het eerst met je financiële administratie of zoek je structuur in je huidige administratie? Voor beide is het belangrijk dat je met een goede basis begint en dit bijhoudt. Een georganiseerde administratie begint bij het bewaren en bijhouden van alle bonnetjes en facturen. Je mag zelf bepalen hoe jij je administratie opzet, maar het moet voor de belastingdienst wel duidelijk zijn hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel btw je terug kan krijgen.

Waaruit moet je administratie bestaan?

Een goede administratie bestaat uit alle vastgelegde gegevens over je onderneming. Dit kan zowel digitaal als op papier zijn. Voorbeelden van wat de administratie kan bevatten zijn:

  • Financiële aantekeningen
  • Kassabonnen en de kasadministratie
  • Controleberekeningen
  • Ontvangen en verzonden facturen
  • Contracten, afspraken en overeenkomsten
  • Agenda’s
  • Correspondentie
  • Software en data bestanden

Uit je administratie moet duidelijk worden hoeveel btw je moet afdragen of kan terugkrijgen van de belastingdienst. Dit is van belang voor de btw-aangifte. Per tijdvak moeten de volgende overzichten worden bijgehouden:

  • Uitgaande facturen (bij toepassing van het factuurstelsel)
  • Inkomsten (bij toepassing van het kasstelsel)
  • Ontvangen facturen
  • Privégebruik van diensten en goederen

Om de belastingen goed te kunnen controleren, stelt de belastingdienst een aantal eisen met betrekking tot facturen. Hierbij gaat het om bedrijfsgegevens, algemene gegevens, de gegevens van je klanten en een aantal overige zaken. Wil je weten hoe je facturen er precies uit moeten zien en wat ze moeten bevatten? Gebruik dan de voorbeeld factuur van de KVK

Hoelang moet je je administratie bewaren?

De administratie moet 7 jaar worden bewaard. Uitzonderingen zijn onroerende zaken en de rechten hierop, deze moeten 10 jaar worden bewaard. De bewaartermijn van 10 jaar geldt ook voor elektronische, telecommunicatie en radio- en televisie omroepdiensten. 

Je financiële administratie op orde krijgen

Met enige basiskennis over boekhouden kan je ervoor kiezen de boekhouding zelf te doen. Dit kan een voordelige oplossing zijn maar kost aardig wat tijd en daarbij, doe je alles wel goed? Je wilt namelijk geen fouten maken die je op een later moment duur komen te staan. Als jij je liever volledig wilt focussen op je bedrijf kun je ervoor kiezen om deze uit handen te geven aan een boekhouder of accountant. 

Kies je ervoor om je zelf je boekhouding te doen? Dan hebben we hier 3 tips voor je:

   #1 Plan een vast moment voor je administratie
Om te voorkomen dat je de administratie vergeet of te laat doet, is het belangrijk dat je een vast moment kiest om dit te doen. Je kunt voor jezelf een melding in je online agenda maken die wekelijks/maandelijks terugkomt, zodat je dit niet vergeet en voorkom je opgestapeld papierwerk.

   #2 Bewaar alles op dezelfde plek
Bewaar fysieke bonnen en facturen in mappen en maak daarin onderscheid tussen betaalde en nog niet betaalde facturen en sorteer deze op datum van uiterste betaaldatum. Hierdoor houd je inzicht in wat nog moet worden betaald en wanneer, zo verklein je de kans om bonnetjes kwijt te raken. Helaas is er geen one-size-fits all strategie die voor iedereen het beste werkt, dus begin en ga gaandeweg op zoek naar een structuur die het beste bij jou past om je administratie te sorteren en archiveren.

   #3 Vermijd uitstellen van betalingen
''Van uitstel komt afstel'' gaat helaas niet op voor betalingen. Bespaar jezelf onnodige incassokosten door op tijd de rekeningen te betalen. Zo houd je ook inzichtelijk wat de daadwerkelijke kosten zijn voor specifieke periodes.

Twijfel je ondanks deze tips dat je er niet in gaat slagen je administratie op orde te krijgen? Dan is een boekhouder of accountant vaak de juiste oplossing.

Ik wil een boekhouder

Posted: 10 Dec, 2019

Sarah Lienhard

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.