Elke ondernemer moet vroeg of laat afrekenen met wanbetalers: beloofde betalingen blijven uit, waardoor achterstallige facturen zich opstapelen en de cashflow van jouw bedrijf hapert. Ook als accountant is dit scenario helaas geen fictie.

Ontdek nieuwe klanten

Hoe kan je wanbetalers aanpakken zodat de kans op financiële onzekerheid in jouw accountantskantoor zo klein mogelijk is? Geldproblemen bij jouw klanten kan je niet verhelpen, maar deze tips maken jouw omgang met wanbetalers en incasso procedures alvast een stuk gemakkelijker:

#1: Neem een wanbetaling niet persoonlijk op

Klanten die hun rekeningen niet op tijd betalen: het is een tijdloos probleem met verschillende oorzaken. Misschien kwam de rekening bij een verkeerd departement terecht of is de verantwoordelijke op vakantie? Eén ding is zeker: die laattijdigheid heeft niets te maken met jouw kwaliteiten en talent als ondernemer - wanbetalers komen bij elk bedrijf voor. Facturen leggen een zakelijke afspraak vast, dus laat gevoelens niet meespelen en ga ervanuit dat de openstaande factuur alsnog betaald wordt.

#2: Maak het jouw klanten zo gemakkelijk mogelijk

Ook slordigheid kan aan de basis liggen van onbetaalde rekeningen. Maak het jouw klanten dus zo gemakkelijk mogelijk om binnen de betaaltermijn te betalen door zélf uiterst zorgvuldig te werk te gaan.

Eerst en vooral moeten jouw facturen aan alle voorwaarden voldoen. Vermijd fouten en vermeld uitdrukkelijk de factuurdatum en de betalingstermijn, zodat die niet vatbaar zijn voor interpretatie en/of discussie. Als jouw betalingstermijn afwijkt van de norm (30 dagen), neem die informatie dan expliciet op in de algemene voorwaarden die je bij jouw offertes voegt. Zeg er duidelijk bij of het gaat om dagen of werkdagen.

Zorg er ook voor dat de late betaling niet jouw eigen schuld is. Verstuur jouw facturen op tijd, eventueel op een vaste werkdag, en zend ze bij voorkeur digitaal. Op die manier belanden ze zeker bij jouw klant (vraag hen wel om hun spamfolder na te kijken), en ben je niet afhankelijk van de post.

Ontdek nieuwe klanten

#3: Volg een duidelijke procedure: betalingsherinnering, aanmaning, incasso

Voorkom verwarring door glasheldere richtlijnen op te stellen: welke stappen volgt jouw accountantskantoor bij wanbetaling? Wanneer stuur je de eerste betalingsherinnering, en wanneer schakel je over tot vordering? Als je personeel hebt, is het cruciaal dat iedereen op de hoogte is van die maatregelen. Geef die regels ook nauwkeurig aan in jouw algemene voorwaarden. Elke klant die jouw offertes ondertekent, geeft met die handtekening aan dat hij of zij die bepalingen gelezen en goedgekeurd heeft.

Hieronder vind je een mogelijke procedure:

1) Betalingsherinnering

Als de onbetaalde factuur 14 dagen te laat is, kan je vrijblijvend een betalingsherinnering met een nieuwe betaaldatum sturen om de factuur alsnog betaald te krijgen. Het kan immers gebeuren dat jouw factuur puur toevallig onderaan de stapel papierwerk is terechtgekomen. Wees vriendelijk maar vastberaden, en schuif een nieuwe betalingsdatum naar voor. Moedig de klant aan om contact op te nemen bij vragen of twijfels.

2) Eerste aanmaning

Is de betaling opnieuw 14 dagen te laat? Dan heb je te maken met een wanbetaler en is het tijd voor een eerste aanmaning. Wees zakelijk en beleefd, maar duidelijk met het verzoek om de factuur alsnog te laten betalen. Vermeld zeker het factuurnummer, de dienstverlening, het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en de datum waarop je de eerste herinnering stuurde. Zeg echter niet hoeveel aanmaningen je nog zult schrijven, want dan kan de klant nog langer wachten om de factuur te betalen.

3) Tweede aanmaning

Indien de klant alweer 14 dagen te laat is, is het raadzaam om een tweede aanmaning te verzenden. Laat de klant weten dat je in een volgend stadium een incassobureau zult moeten inschakelen - waarbij alle bijkomende kosten voor de rekening van de klant zijn.

Blijf te allen tijde zakelijk en gebruik geen emotionele chantage à la “Hierdoor kan ik mijn eigen rekeningen niet betalen of loop ik het risico op faillissement”. Voor veel mensen is het woord “deurwaarder” al genoeg om een achterstallige factuur dan toch eindelijk te betalen

4) Incassobureau

Heeft de klant nog steeds niet betaald? Durf dan de wanbetaler aan te pakken en een incassobureau in te schakelen: zij nemen het incassotraject op zich, zodat je zich weer volledig kunt focussen op jouw accountantskantoor.

Ontdek nieuwe klanten

#4: onderhoud contact met wanbetalers

Het is uiterst belangrijk dat je voortdurend telefonisch contact houdt met de klant. Daarbij komen vriendelijke telefoontjes beter over dan strenge brieven: het is immers moeilijker om een rinkelende telefoon te negeren dan de melding van een nieuwe e-mail, en dat kan het betalingsproces versnellen. Wees hierbij steeds hoffelijk en beleefd: driftige dreigementen helpen je geen stap verder.

Stuur de klant na afloop van elk telefoongesprek altijd een e-mail, zodat je onweerlegbaar bewijs bezit dat je de klant aan de lijn heeft gehad om de late betaling te bespreken ("Zoals afgesproken in ons gesprek eerder vandaag,..." etc.).

#5: Geef zelf het goede voorbeeld

Deze tip behoeft weinig uitleg: wees zélf ook een goede klant en betaal jouw eigen facturen op tijd!

Ontdek nieuwe klanten

Inhoud