Salarisadministratie

Als u personeel heeft, bent u verplicht om een salaris- of loonadministratie bij te houden, loonaangifte te doen en het correcte bedrag aan loonheffingen te betalen aan de Belastingdienst.

Het is wettelijk verplicht om uw salarisadministratie zeven jaar lang te bewaren. De belangrijkste onderdelen zijn de loonstaten, loonstroken en jaaropgaves (zie onder), waarmee u de correcte bedragen aan lonen en verschuldigde bijdragen kunt berekenen.

Ontvangt uw personeel onkostenvergoedingen, bijv. voor hun woon-werkverkeer met het openbaar vervoer? Dan moet u ook daarvan bonnetjes en/of abonnementen bijhouden, zodat uw salarisadministratie een helder overzicht biedt. U kunt in uw salarisadministratie eventueel ook informatie opnemen in verband met vakanties en ziektedagen.

Vaste onderdelen

De precieze aard van de salarisadministratie verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar er zijn enkele vaste onderdelen: de loonstaten, loonstroken en jaaropgaves.

Loonstaat

De loonstaat somt alle verdiensten van een werknemer op. Als werkgever heeft u voor elk afzonderlijk personeelslid een loonstaat.

Loonstaat
Het loon in geld
Het loon in natura
Eventuele fooien
Reiskostenvergoedingen
Verschuldigde loonbelasting
Premies voor verzekeringen
NAW-gegevens van het personeelslid (Naam, Adres, Woonplaats)
Het BSN-nummer van het personeelslid

Loonstrook

Op de loonstrook is het loon van het personeelslid onderverdeeld in verscheidene loonvormen. Als alle bedragen hetzelfde zijn als de vorige maand, is het niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook uit te reiken.

Loonstrook
Het aantal overeengekomen of gewerkte uren
Het tijdvak
Bedrag van het brutoloon
De samenstelling van het loon (bijv. basisloon, prestatiebeloning, provisie, etc.)
Het minimumloon
Onkostenvergoedingen
Vakantierechten
Ingehouden loonbelasting, sociale premies en (eventuele) pensioenpremies
NAW-gegevens van het personeelslid (Naam, Adres, Woonplaats)
BSN-nummer van het personeelslid
Gegevens van de werkgever

Jaaropgave

Elk jaar in januari bundelt de werkgever alle informatie over het loon en inhoudingen van elk personeelslid in de jaaropgave. Dit gebeurt ook voor medewerkers waarbij de werkgever geen loonheffing inhoudt, zoals thuiswerkers en freelancers. De jaaropgave is bestemd voor de Belastingdienst, die in het document onder meer de volgende gegevens wil terugzien:

Jaaropgave
Het loon dat het personeelslid heeft ontvangen gedurende het voorbije kalenderjaar Kolom 14 van de loonstaat
De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen Kolom 15 van de loonstaat
Het BSN-nummer  
Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) Kolom 12 van de loonstaat (ongemaximeerde loonbedrag)
De ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw Kolom 16 van de loonstaat
Code 1 of 0
Hield men bij de bepaling van de loonbelasting en de premie volksverzekeringen geen (0) of wel (1) rekening met de loonheffingskorting?
 
Totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting  

Uitbesteden

Het organiseren en bijhouden van uw salarisadministratie kan behoorlijk overweldigend zijn. U moet uiterst nauwkeurig te werk gaan, zodat u de correcte gegevens aan de Belastingdienst kunt rapporteren. Ook moet u op de hoogte blijven van recente en relevante wijzigingen met betrekking tot arbeidsrecht, de wetgeving rond loonbelasting en sociale verzekeringen, en CAO’s (collectieve arbeidsovereenkomsten) - deze kunnen uw salarisadministratie namelijk beïnvloeden.

Zowel bij eenvoudige als complexe administraties kan de salarisadministratie heel wat tijd vergen in de drukke agenda van een ondernemer. Als u ervoor kiest om uw salarisadministratie uit te besteden aan een administratiekantoor, kunt u kostbare tijd en energie besparen. Ook hoeft u zich geen zorgen meer te maken over dat extra papierwerk en de laatste nieuwe wetswijzigingen, want dat doet uw boekhouder voor u. Daarnaast is ook het prijskaartje meestal zeer redelijk: vaak betaalt u een vast bedrag per werknemer.

Vind hier de financiële specialist voor uw salarisadministratie