Tips voor accountants: zo gaat u om met wanbetalers

Elke ondernemer moet vroeg of laat afrekenen met wanbetalers: beloofde betalingen blijven uit, waardoor achterstallige facturen zich opstapelen en de cashflow van uw bedrijf hapert. Ook als accountant is dit scenario helaas geen fictie.

Ontdek nieuwe klanten

Hoe pakt u wanbetalers aan zodat de kans op financiële onzekerheid in uw accountantskantoor zo klein mogelijk is? Geldproblemen bij uw klanten kunt u niet verhelpen, maar deze tips maken uw omgang met wanbetalers alvast een stuk gemakkelijker:

Tip #1: Neem het niet persoonlijk op

Klanten die hun rekeningen niet op tijd betalen: het is een tijdloos probleem met verschillende oorzaken. Misschien kwam de rekening bij een verkeerd departement terecht of is de verantwoordelijke op vakantie? Eén ding is zeker: die laattijdigheid heeft niets te maken met uw kwaliteiten en talent als ondernemer - wanbetalers komen bij elk bedrijf voor. Facturen leggen een zakelijke afspraak vast, dus laat gevoelens niet meespelen.

Tip #2: Maak het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk

Ook slordigheid kan aan de basis liggen van onbetaalde rekeningen. Maak het uw klanten dus zo gemakkelijk mogelijk door zélf uiterst zorgvuldig te werk te gaan.

Eerst en vooral moeten uw facturen aan alle voorwaarden voldoen. Vermijd fouten en vermeld uitdrukkelijk de factuurdatum en de betalingstermijn, zodat die niet vatbaar zijn voor interpretatie en/of discussie. Als uw betalingstermijn afwijkt van de norm (30 dagen), neem die informatie dan expliciet op in de algemene voorwaarden die u bij uw offertes voegt. Zeg er duidelijk bij of het gaat om dagen of werkdagen.

Zorg er ook voor dat de late betaling niet uw eigen schuld is. Verstuur uw facturen op tijd, eventueel op een vaste werkdag, en zend ze bij voorkeur digitaal. Op die manier belanden ze zeker bij uw klant (vraag hen wel om hun spamfolder na te kijken), en bent u niet afhankelijk van de post.

Tip #3: Volg een duidelijke procedure

Voorkom verwarring door glasheldere richtlijnen op te stellen: welke stappen volgt uw accountantskantoor bij wanbetaling? Als u personeel heeft, is het cruciaal dat iedereen op de hoogte is van die maatregelen. Geef die regels ook nauwkeurig aan in uw algemene voorwaarden. Elke klant die uw offertes ondertekent, geeft met die handtekening aan dat hij of zij die bepalingen gelezen en goedgekeurd heeft.

Hieronder vindt u een mogelijke procedure:

1) Betalingsherinnering

Als de betaling 14 dagen te laat is, kunt u een friendly reminder sturen. Het kan immers gebeuren dat uw factuur puur toevallig onderaan de stapel papierwerk is terechtgekomen. Wees vriendelijk maar vastberaden, en schuif een nieuwe betalingsdatum naar voor. Moedig de klant aan om contact op te nemen bij vragen of twijfels.

2) Eerste aanmaning

Is de betaling opnieuw 14 dagen te laat? Dan is het tijd voor een eerste aanmaning. Wees zakelijk en beleefd, maar duidelijk. Vermeld zeker het factuurnummer, de dienstverlening, het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en de datum waarop u de eerste herinnering stuurde. Zeg echter niet hoeveel aanmaningen u nog zult schrijven, want dan kan de klant nog langer wachten om de factuur te betalen.

3) Tweede aanmaning

Indien de klant alweer 14 dagen te laat is, is het raadzaam om een tweede aanmaning te verzenden. Laat de klant weten dat u in een volgend stadium een incassobureau zult moeten inschakelen - waarbij alle bijkomende kosten voor de rekening van de klant zijn.

Blijf te allen tijde zakelijk en gebruik geen emotionele chantage à la “Hierdoor kan ik mijn eigen rekeningen niet betalen”. Voor veel mensen is het woord “deurwaarder” al genoeg om een achterstallige factuur dan toch eindelijk te betalen.

4) Incassobureau

Heeft de klant nog steeds niet betaald? Durf dan een incassobureau in te schakelen: zij nemen de geldvordering op zich, zodat u zich weer volledig kunt focussen op uw accountantskantoor.

Tip #4: onderhoud contact

Het is uiterst belangrijk dat u voortdurend contact houdt met de klant. Daarbij komen vriendelijke telefoontjes beter over dan strenge brieven: het is immers moeilijker om een rinkelende telefoon te negeren dan de melding van een nieuwe e-mail, en dat kan het betalingsproces versnellen. Wees hierbij steeds hoffelijk en beleefd: driftige dreigementen helpen u geen stap verder.

Stuur de klant na afloop van elk telefoongesprek altijd een e-mail, zodat u onweerlegbaar bewijs bezit dat u de klant aan de lijn heeft gehad om de late betaling te bespreken ("Zoals afgesproken in ons gesprek eerder vandaag,..." etc.).

Tip #5: Geef zelf het goede voorbeeld

Deze tip behoeft weinig uitleg: wees zélf ook een goede klant en betaal uw eigen facturen op tijd!

Posted: 01 Nov, 2018

Frances Van de Vel

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.