Zo vind jij het juiste boekhoudprogramma

Waar vroeger de administratie handmatig bonnetje voor bonnetje werd bijgehouden en bewaard, is tegenwoordig een boekhoudprogramma niet meer weg te denken.

Het bijhouden en bewaren van je (financiële) administratie, ook wel boekhouden genoemd, is verplicht door de belastingdienst. Daarnaast is een nauwkeurige administratie essentieel om de financiële positie van je onderneming overzichtelijk te hebben. Hoe staan de zaken er bijvoorbeeld voor en hoe ziet de toekomst eruit?

Het is  belangrijk een weloverwogen keuze te maken wanneer je op zoek gaat naar een boekhoudprogramma want er zijn er namelijk nogal wat te vinden op de markt. Overigens, hoe weet je welke is het beste voor jouw onderneming? Lees in dit artikel waar jij op moet letten en vergelijk 9 boekhoudprogramma's die wij hebben uitgelicht. 

Waaruit bestaat de boekhouding?
Hoe houd je de boekhouding bij?
Wat doet een boekhoudprogramma?
Wat zijn de voordelen van een boekhoudprogramma? 
Waar moet ik op letten bij een boekhoudprogramma?
Uit welke boekhoudprogramma's kun je kiezen?
Welk boekhoudprogramma is het beste?
Boekhouder of boekhoudprogramma?
Is een boekhoudprogramma nodig?

Waaruit bestaat de boekhouding?

Een groot deel van de boekhouding bestaat uit het bijhouden en ordenen van inkomende en uitgaande facturen. Hoe je dat bijhoudt mag je als ondernemer zelf bepalen.
Er zijn bijvoorbeeld ondernemers die nog altijd papieren en facturen uitprinten en bewaren in mappen. Dat is verder prima alleen vraagt de belastingdienst eens in de zoveel tijd naar een overzicht van de resultaten van je onderneming en dan is het opsturen van alleen kopieën hiervan niet voldoende. 

Dit overzicht van resultaten bestaat uit alle inkomsten en uitgaven van je onderneming en wordt ook wel de winst- en verliesrekening genoemd. De cijfers die hieruit voortkomen zijn van belang bij de aangiftes, het opstellen van balansen en de jaarrekening. 

Hoe houd je de boekhouding bij?

De boekhouding en financiële zaken op orde krijgen voor jezelf én voor de belastingdienst kan op verschillende manieren. Facturatie en kosten kunnen bijvoorbeeld in excel worden geboekt maar je kunt ook gebruik maken van een boekhoudprogramma en dat biedt net even wat meer opties.

Anno 2020 houden de meeste ondernemers de boekhouding digitaal bij in bijvoorbeeld excel of een boekhoudprogramma. Hierin worden de facturen, bankafschriften en andere boekingen bijgehouden. Denk ook aan salarisverwerking of de activa-registratie. 

Maar je boekhouding overzichtelijk, structureel en duidelijk bijhouden, hoe doe je dat eigenlijk? Rekeningen komen vaak op verschillende manieren binnen, bijvoorbeeld per post, email en soms zelfs via sms. Daarnaast zijn de automatische incasso’s ook vaak niet meer bij te houden. En ja, dan mis je er wel eens een paar.

Wat doet een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma is een software waarmee digitaal een groot deel van de boekhouding kan worden gedaan. Een boekhoudprogramma helpt ondernemers bijvoorbeeld bij het opstellen van facturen, het verzenden van aangiftes en bij inzicht krijgen in de financiële situatie van de onderneming.

Wat een boekhoudprogramma precies voor je kan doen, hangt af van het programma. Verschillende boekhoudprogramma’s bieden namelijk verschillende mogelijkheden. 

Er zijn boekhoudprogramma’s die tijdig en gemakkelijk de btw-aangifte voor je doen vanuit de software op basis van financiele overzichten. Ook helpen ze je met facturatie processen, digitaal scannen van bonnen en het automatisch inlezen van bankafschriften. 

Daarnaast zijn er tal van andere taken waar een geautomatiseerd boekhoudprogramma je mee helpt zoals:
- In 1 klik je offerte omzetten in een factuur
- Bankafschriften automatisch inlezen
- Waar je ook bent je bonnetjes verwerken via een app
- Overzicht van verstuurde facturen (handig overzicht voor wanneer je betalingsherinneringen moet sturen)

Bedenk wel dat niet ieder programma beschikt over dezelfde mogelijkheden. 

Wat zijn de voordelen van een boekhoudprogramma?

Het grootste voordeel van een boekhoudprogramma is dat het veel processen automatiseert, zodat jij zo min mogelijk tijd kwijt bent aan je administratie. Een ander voordeel is dat je snel, gemakkelijk en realtime inzichtelijk hebt hoe je onderneming ervoor staat, of je nou op vakantie bent of in de trein zit. 

Daarnaast helpt een boekhoudprogramma ook bij het voorkomen van beginnersfouten. De meeste boekhoudsoftware hebben namelijk specifieke verplichtingen bij het inboeken van facturen zodat bijvoorbeeld het grootboek in een keer op de juiste manier wordt bijgehouden. Ook heb je altijd een back-up van je administratie.

Waar moet ik opletten bij een boekhoudprogramma?

Waar je op moet letten bij een boekhoudprogramma hangt allereerst af van je individuele behoeften en huidige boekhoud kennis. Niet elk boekhoudprogramma beschikt over dezelfde functionaliteiten en niet ieder boekhoud programma zal passen bij jouw onderneming. Het is daarom handig om helder te hebben wat jij belangrijk vindt en zo te kijken welke boekhoudprogramma’s dat aanbieden.

Afhankelijk van bovengenoemd, let bij het maken van je keuzen op:

1. Onboarding

Wanneer je gebruik moet maken van een software die termen gebruikt waar je nog weinig verstand van hebt, kan het al snel lastig worden. Als jij geen enkele kennis of ervaring hebt wat betreft boekhouding kijk dan naar een programma die jou, zeker in het begin, bij de hand kan nemen middels een onboarding en een hulpservice aanbiedt. Er zijn namelijk een aantal boekhoudprogramma's die speciaal zijn ingericht voor beginners. 

Als je al ervaring hebt met boekhoudprogramma’s is het niet zozeer nodig om voor een programma te kiezen dit soort hulp aanbiedt wat indirect betaal je daar vaak wel voor. Daarnaast zijn er online handige tutorials en cursussen te vinden. 

2. Prijs

Uiteindelijk schaf je een boekhoudprogramma aan om de administratie efficiënter te maken om meer tijd over te houden voor het ondernemen. Je staat er misschien niet bij stil maar eigenlijk zou ook een boekhoudprogramma zich moeten terugverdienen, toch? Overweeg qua prijs daarom:

- Wat zit er bij de prijs inbegrepen?
- Moet je betalen voor extra services?
- Kun je maandelijks opzeggen?

Ook is er een verschil tussen nice to haves en need to haves wat betreft de mogelijkheden en snufjes die een programma biedt, dus bedenk goed waar je wel en niet voor wil betalen.

3. Gebruikersgemak

Wat door de een als fijne gebruiksvriendelijkheid wordt ervaren, is voor een ander verschrikkelijk of onbegrijpelijk. Kies daarom voor een programma waar jij je goed bij voelt, en waar jij lekker mee kunt werken. Met het brede aanbod aan boekhoudprogramma’s en tools zit er voor iedereen wel wat tussen qua opzet, design en mogelijkheden.

Als je op dit moment nog geen gebruik maakt van een boekhoudprogramma dan zal de voornaamste reden van aanschaf tijdsbesparing en gemak zijn dus moet een programma je op de langere termijn niet meer tijd kosten maar juist besparen. Gebruikersgemak speelt daarin een belangrijke rol dus neem deze factor zeker mee wanneer jij je keuze maakt.

Maak je al wel gebruikt van een boekhoudprogramma en kost dit je meer tijd dan dat het je bespaart omdat je niet met het programma overweg kunt? Dan is het misschien tijd om op zoek te gaan naar een ander, gebruikersvriendelijker programma. 

Ook niet onbelangrijk: sta erbij stil dat wanneer je bedrijf snel groeit, je misschien niet meer uitkomt met het boekhoudpakket waar toen der tijd voor is gekozen. Je bent immers ondernemer met groeiambitie. Overstappen van boekhoudprogramma wanneer je deze net onder de knie hebt doe je niet even in een uurtje dus denk na over welke functies jij in de nabije toekomst misschien wel nodig gaat hebben. Kan je bijvoorbeeld makkelijk een upgrade maken bij bepaalde aanbieders?

Online zijn er ook talloze klantbeoordelingen te vinden van gebruikers waarin wordt beschreven wat de mogelijkheden zijn, maar ook wat er mist. Maak hier dan ook zeker gebruik van wanneer jij op onderzoek uitgaat. 

vergelijk boekhoudprogramma's

Uit welke boekhoudprogramma's kun je kiezen?

Nederland kent een redelijk aantal boekhoudpakketten waaruit kan worden gekozen. Wij hebben hier een top 9 voor je op een rijtje gezet en deze vergeleken op basis van mogelijkheden, klantbeoordelingen en prijs.

1. Twinfield -  €39,- tot €91,-
Twinfield is ontwikkeld door Wolters Kluwer, een leverancier van fiscale diensten. Twinfield is geschikt voor zowel de kleine als grote ondernemers, of je nou meerdere bv's hebt, een leaseauto, internationale handel voert of een agrarisch bedrijf hebt.

Het boekhoudprogramma van Twinfield bevindt zich in de cloud en dat betekent dus dat je overal toegang hebt tot je administratie. Daarnaast is het met Twinfield mogelijk je administratie te koppelen aan bijvoorbeeld je CRM, voorraadbeheer of kassasysteem. Daarnaast biedt Twinfield een uitgebreide kennisbank en persoonlijke support.
Vergelijk_boekhoudprogrammas_Twinfield

2. Wezp - €29,- tot €49 p.m.
Wat Wezp nét even wat anders maakt is dat zij voor de ZZP’er een complete dienst bieden inclusief eigen boekhoudsoftware. Deze software met app is ingericht om de samenwerking tussen de ondernemer en Wezp zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Met de app heeft de ondernemer direct toegang tot bijvoorbeeld kwartaal cijfers en winstontwikkelingen met grafieken die inzichtelijk maken hoe de toekomst eruit ziet.

‘In de markt zijn veel software te vinden speciaal voor boekhouders of voor ondernemers wanneer zij zelf de administratie bij wil houden. Er zijn er echter maar weinig geoptimaliseerd voor samenwerkingen voor boekhouders/accountants’ - aldus Peter van Wezp

Wezp boekhoudprogramma vergelijking

3. E-boekhouden - €7,95 of €14,50 p/m
Als je al enige tijd hebt besteed aan het vergelijken van boekhoudprogramma's, dan ben je ongetwijfeld e-boekhouden tegen gekomen. E-boekhouden biedt een gratis cursus boekhouden, is geschikt voor beginners zonder enige boekhoudkennis en heeft een deskundige helpdesk. Een voordeel is dat het maandelijks opzegbaar is.

Nog een voordeel voor beginnende ondernemers: e-boekhouden is de eerste 15 maanden helemaal gratis en vrijblijvend. Je kunt zo zonder beperkingen boekhouden, factureren en gebruik maken van alle functies.
Vergelijk_boekhoudprogrammas_e-boekhouden
4. Exact -  €39,- tot €99,-

Al sinds 1984 ondersteunt Exact kleine en middelgrote bedrijven met hun software. Met 3 verschillende producten kun je gemakkelijk kiezen wat het beste bij jouw onderneming past.
Vergeliijk_boekhoudprogrammas_exact

5. Tellow -  €9,99 p/m
Tellow is speciaal ingericht voor zzp'ers en freelancers. Je scant gemakkelijk al je bonnen in, je maakt en verstuurt je facturen makkelijk waar je ook bent. Wil je dat je boekhouder er nog even snel naar kijkt voor de zekerheid? Je kunt gratis en gemakkelijk je boekhouder uitnodigen tot je gehele administratie.
Vergelijk_boekhoudprogrammas_Tellow

6. Moneybird -  €12,- tot €30,- p/m
Bij Moneybird staat eenvoud en gemak centraal en dat is nou net wat ondernemers nodig hebben. Je maakt offertes in een handomdraai en je hebt alle kosten overzichtelijk op een rijtje.
Vergelijk_boekhoudprogrammas_MoneyBird

7. Jortt -  €14,50 of €29,50 p/m
Met Jortt besteed je minder dan 10 minuten per week aan je boekhouding. Ook biedt Jortt cursussen aan om zo je eigen boekhoud vaardigheden te verbeteren, van beginner tot expert. Overigens kun je Jortt ook uitproberen voor 30 dagen.
Vergelijjk_boekhoudprogrammas_Jortt

8. MoneyMonk - €20,- (ZZP) of €40,- (MKB) p/m
MoneyMonk is een slimme administratie software dat processen vereenvoudigd en ondernemers inzicht geeft in hun financiën. MoneyMonk staat voor simpel, stelt klantenbelang voorop en vindt persoonlijke groei van de ondernemer belangrijk.
Vergelijk_boekhoudprogrammas_MoneyMonk

9. Visma -  €16,- of €25,- 
Met Visma kun je je administratie zelf doen maar ook samen met de boekhouder of accountant. Ook biedt Visma een plan voor enkel facturatie voor €10 p/m. 
Vergelijk_oekhoudprogrammas_Visma

Welk boekhoudprogramma is het beste? 

Simpel gezegd: er bestaat niet zoiets als ‘het beste boekhoudprogramma’. Waar de ene ondernemer voorkeur geeft aan Exact, zal bij een ander Twinfield zijn voorkeur hebben. Ook zijn bedrijfsvorm, boekhoud kennis, voorkeuren en budget factoren die bepalen voor wie welk boekprogramma het best is. 

Veel boekhoudprogramma's bieden daarnaast ook nog eens een selectie aan pakketten zoals lite, standaard of pro.

Boekhouder of boekhoudprogramma?

Hoewel een boekhoudpakket veel werk uit handen neemt, is een ervaren boekhouder die van boekhouding zijn beroep heeft gemaakt een goede toevoeging aan je onderneming als je zelf de tijd en kennis niet in huis hebt. Boekhouders geven advies waar fiscale voordelen mogelijk zijn, zijn op de hoogte van de belastingregels en helpen je bij complexe financiele situaties. 

Als jouw onderneming in het teken staat van groei, dan ben je liever niet teveel tijd kwijt aan je administratie en wil je zeker weten dat jouw onderneming de juiste koers vaart en daarom zijn er veel MKB-ondernemers die kiezen voor een boekhouder of accounant.

Ook bepaalt de complexiteit van je onderneming of je je boekhouding met slechts een boekhoudprogramma kunt volbrengen. Doe je bijvoorbeeld zaken met het buitenland, heb je voorraden, veel kassa bonnen, personeel of meerdere inkomstenbronnen? Dan red je het vaak niet met enkel een boekhoudprogramma. Een consultant zal bijvoorbeeld minder facturen versturen dan een webshop eigenaar. Des te meer facturen, des te meer administratief werk. 

Ook ondernemers die te maken hebben met complexe overeenkomsten redden het niet met een boekhoudprogramma alleen. Een boekhouder of accountant is op deze momenten zeker een juiste investering.

Wanneer je een kleine ondernemer bent kan een boekhouder of accountant relatief prijzig zijn, en vaak voor hen kan een boekhoudprogramma een goede tussenoplossing zijn. Voor veel kleine ondernemers komt er een moment waarop de administratie simpelweg teveel tijd in beslag gaat nemen en dan is een boekhouder een oplossing. Vergeet ook niet dat een boekhouder niet alleen de administratie doet maar voorziet jou en je onderneming ook van de volgende vier aspecten:

1. Advies: De boekhouding is voor jou waarschijnlijk stress, chaos en tegenzin maar voor een boekhouder alles behalve dat. Een boekhouder heeft vaak jarenlange ervaring op het gebied van boekhouden en weet als geen ander van welke fiscale voordelen jij als ondernemer gebruik kunt maken. Daarnaast is een boekhouder altijd op de hoogte van alle veranderingen en aanpassingen van belastingregels, iets waar jij je waarschijnlijk liever niet mee bezig houdt.

2. Controle: Hoe weet je eigenlijk of je de boekhouding wel juist doet als je er niet iemand naar laat kijken? Boekhouders en accountants hebben veel kennis en ervaring dus weten als geen ander of de aangiftes juist zijn. Geen enkele ondernemer zit immers te wachten op een boete vanwege een slordige aangifte. 

3. Inzichtelijkheid: Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma heb je snel en makkelijk toegang tot al je cijfers. Maar, hoe interpreteer je deze cijfers eigenlijk? Hoe herken je bepaalde trends in cijfers, en hoe voorspel je de toekomst zo correct mogelijk? En, hoe weet je of jouw bedrijf het doet ten opzichte van soortgelijke ondernemingen?

4. Ondernemen: Jij bent ondernemer geworden omdat je graag een service of product verkoopt, en niet om te boekhouden. Sta er eens bij stil hoeveel tijd jij zou kunnen besparen wanneer jij je boekhouding uit handen geeft, die je zo weer kunt stoppen in je onderneming.

Kortom, een boekhouder heeft een aantal mooie voordelen ten opzichte van enkel een boekhoudprogramma. Dit betekent niet dat je een van beide moet kiezen. Je hebt namelijk als ondernemer zelf in de hand hoeveel je zelf doet, door een boekhoudprogramma laat doen of uitbesteed aan een boekhouder. 

Het scheelt de boekhouder bijvoorbeeld tijd en jou geld wanneer alles overzichtelijk en nauwkeurig wordt aangeleverd via een boekhoudprogramma. Voer bijvoorbeeld zelf al je facturen in zodat de boekhouder dat niet meer hoeft te doen. Wanneer jij  goed omgaat met je boekhoudprogramma, heeft de boekhouder vrijwel geen tijd nodig voor administratieve taken, en kan hij je vooral adviseren.

Hoe je het ook went of keert, uiteindelijk maakt een boekhoudprogramma de administratie doen makkelijker. Je kunt sneller belastingaangiftes doen, automatisch bankafschriften in laten lezen en facturen opstellen. 

Is een boekhoudprogramma nodig?

Een boekhoudpgrogramma is niet verplicht maar het is wel een handige en tijdsbesparende oplossing voor veel ondernemers. Het scheelt een hoop administratief werk omdat veel geautomatiseerd is waardoor je meer tijd over houdt voor andere zaken binnen je onderneming.

Posted: 31 Mar, 2020

Sarah Lienhard

Lees meer van deze auteur

De bloggers van Ageras geven geen persoonlijk advies met betrekking tot financiële of juridische aangelegenheden - daarvoor kunt u beter een boekhouder inschakelen. Laat ons weten wat u precies zoekt, en wij sturen u zo snel mogelijk - en helemaal gratis - 3 vrijblijvende offertes van boekhouders in uw buurt.