Bij het runnen van uw eigen bedrijf gaat het cijferwerk veel verder dan het bestuderen van uw eigen vermogen en winstmarge. Die getallen verlenen u inzicht in de financiële positie van uw bedrijf, maar om uw onderneming echt in de goede richting van uw doelen te sturen, moet u kijken naar uw Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie-Indicatoren - kortweg KPI’s.

KPI’s laten u toe om diepliggende ontwikkelingen binnen uw bedrijf te detecteren: ze laten zien hoe uw bedrijfsvoering de groei van de onderneming heeft beïnvloed. Als u die kerncijfers goed controleert, kunt u beslissingen nemen die het bedrijf in de goede richting zullen leiden - op basis van analyse, en niet op basis van uw gevoel.

Vind hier uw boekhouder

Kies de juiste KPI’s voor uw onderneming

Hoe komt u erachter welke verhoudingen relevant zijn voor uw bedrijf? Eerder vermeldden we al de winstmarge, ofwel één van de klassieke cijfers die de financiële situatie binnen uw onderneming weerspiegelt. Andere oude bekenden zijn het eigen vermogen en de ROI of return on investment (het rendement op de gedane investeringen). Als u ervoor wilt zorgen dat uw bedrijf gezond is en het goed doet, moet u die kernwaarden altijd goed controleren. U moet ze wellicht ook voorleggen als u een lening aanvraagt, of als u op zoekt bent naar beleggers.

Met zorgvuldig gekozen KPI’s kunt u uw bedrijf in de juiste richting sturen, maar zorg ervoor dat u niet verdwaalt in de datajungle. Hieronder leest u meer tips om dat scenario te vermijden.

Uw eerste KPI’s

Eerst en vooral is het belangrijk dat uw KPI’s nauw aansluiten bij uw algemene bedrijfsdoelen. Stel daarom de juiste vragen om erachter te komen wat de weg naar die doelen eventueel kan bemoeilijken: “Wat zijn de grootste problemen?”, “Hoe kunnen we meer klanten bereiken?”, “Wat zijn onze sterke punten en hoe kunnen we die verder uitwerken en ontwikkelen?” Bepaal uw concrete doelen en focusgebieden, en stel uw KPI’s daarop af.

Gebruik een eenvoudige logica om uw allereerste KPI’s te bepalen. Als u bijv. een webshop heeft, moet u het bezoekersaantal van uw website goed in de gaten houden. Heeft u een kapperszaak die meer tevreden (en dus terugkerende) klanten nodig heeft? Dan kunt u beginnen met het meten van uw klanttevredenheid. Voor een bedrijf dat zich bezighoudt met goederenproductie is het dan weer aangeraden om de efficiëntie van de verschillende productielocaties na te gaan.

Uw KPI’s kunnen u pas helpen als u ze regelmatig controleert. Laten we het eerder genoemde voorbeeld van de webshop er weer bijhalen: als u ziet dat uw bezoekersaantal verhoogt, maar die ontwikkeling zich niet vertaalt in een betere verkoop, dan moet u nieuwe doelen stellen die dat nieuwe probleem aanpakken - en uw bezoekers aanzetten tot het kopen van uw product. Uw volgende KPI kan dan het percentage bezoekers meten dat zijn of haar websitebezoek afrondt met een aankoop (en dus actief is op uw platform).

1 Bepaal uw doelstellingen Stel algemene doelen: in welke richting wilt u uw bedrijf leiden?
2 Deel uw doelen op in subdoelen Verdeel uw doelen in concrete subdoelen. Hoe moet u bepaalde afdelingen van uw onderneming verder ontwikkelen om uw doel te bereiken?
3 Kies meetpunten Zorg ervoor dat uw subdoelen meetbaar zijn. Dat is namelijk de enige manier om erachter te komen of u op de goede weg bent.
4 Implementeer het systeem U kunt uw cijfers alleen meten met de juiste tools. Dit is een leerproces: wees niet bang om veel te testen, bij te sturen en te blijven leren wat (niet) werkt.
5 Analyseer en volg op Bestudeer de resultaten van strategische beslissingen en hoe deze zich verhouden tot uw KPI's. Controleer deze regelmatig en stuur ze bij indien nodig.
6 Koppel terug naar uw grotere doelen Als positieve resultaten van uw subdoelen ook hun weg vinden naar uw overkoepelende doelstellingen, dan zit u in de goede richting! Als dit niet het geval is, kunt u uw subdoelen en de bijbehorende KPI's opnieuw evalueren.

Balanced Scorecard

Een Balanced Scorecard helpt u om uw KPI’s te structureren en het algemene overzicht te bewaren. In het model vindt u cijfers gebaseerd op vier verschillende bedrijfsperspectieven: de klant, de werknemers, het financiële plaatje en de interne efficiëntie. Zo kunt u gemakkelijker verbanden leggen tussen de verschillende KPI’s en de bijbehorende doelen. 

Voorbeeld van een Balanced Scorecard:

Infographic Balanced Scorecard

Het belang van balans: omzet vs. uitgaven

U kunt KPI’s verder onderverdelen: dan heeft u aan de ene kant cijfers die zich richten op het verminderen van de kosten, en aan de andere kant cijfers die mikken op het verhogen van de omzet. KPI’s voor kostenvermindering zijn bijv. de kosten per afgewerkt product of de acquisitiekosten per nieuwe klant. Op inkomsten gebaseerde KPI’s zijn bijv. het aantal verkochte artikelen per klant of de gemiddelde grootte van de kwitanties.

Wat is voor uw bedrijf het belangrijkste? Het sleutelwoord is balans. Als u te veel aandacht gaat besteden aan kostenreductie, dan riskeert u de klantenervaring te schaden. Een overdreven focus op omzetverhoging kan dan weer nadelig uitpakken voor het kostenbeheer.

KPI’s begrijpen en interpreteren

Door middel van benchmarking vergelijkt u uw KPI’s. Hiermee vergelijkt u uw prestaties met die van toonaangevende concurrenten in uw sector. Dit is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Om te beginnen heeft u toegang nodig tot data uit verschillende afdelingen van de onderneming. En hoe vaak willen concurrenten in hun boeken laten kijken? Vele bedrijven werken dus noodgedwongen alleen met interne KPI’s, maar kunnen ze niet vergelijken met relevante referenties - en hier gaat veel potentieel verloren.

Tip: Zodra u doelen en KPI’s vastlegt, moet u zich het volgende afvragen: “Met welk bedrijf kan ik mijn cijfers vergelijken?” Vaak kunt u een beroep doen op vastgestelde standaardcijfers voor uw sector - dan heeft u toch één referentie om uw cijfers mee te vergelijken en te beoordelen.

Heeft u bedrijfsadvies nodig?

Dankzij een uitgebreid netwerk kan Ageras u verbinden met financiële adviseurs in alle uithoeken van Nederland - helemaal gratis en vrijblijvend! Laat ons weten wat u zoekt, en wij gaan voor u aan de slag!

Ontvang gratis 3 offertes

Inhoud